基于Activiti的協同管理平臺的設計研究

黃菲

【摘 要】隨著社會信息化的迅速發展，僅靠手工交換紙質簽批文件的辦公模式，已不能滿足事業單位日益增長的業務發展需求。通過對單位日常工作開展情況和業務需求進行分析，設計基于Activiti工作流引擎的協同管理平臺，實現規范化的信息傳遞和審批管理流程，提高工作效率，便于各部門之間的資源共享與協同工作，有利于監督和管理工作中各環節的處理進度。

【關鍵詞】工作流;協同管理;Activiti

【中圖分類號】TP317.1 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2020）09-0041-03

1 概述

1.1 研究背景

隨著社會經濟與科學技術的迅速發展，信息溝通與協同工作也越來越重要[1]，特別是在單位的實際工作中，人們對信息傳遞的速度和準確度的要求也逐漸提高[2]，手工傳遞紙質文件的傳統辦公方式，已不能滿足單位業務日益提高的工作需求，而且容易出現人為的失誤，使工作效率大打折扣。

1.2 業務現狀

本文作者所在的事業單位中，文件審批、科研項目管理、職工請/銷假、設備購置申請、差旅報賬等都是以流程的形式進行，但現有的電子辦公系統，是多年前開發并一直使用的OA系統，功能比較單一，只能進行公文審批和流轉，已不能滿足現在的業務工作需求。受客觀條件限制，近年來該系統也未做過相關的更新升級，而且缺乏日常維護。目前，單位中各個部門在業務管理、項目管理等方面缺乏相關的流程監控，難以實時掌握每項工作的處理進度，容易造成相關工作延期完成，因此迫切需要一個可以為單位提供高質、高效、高可靠性的信息交換與共享的協同辦公平臺[2]，提高單位的行政管理能力。

2 協同管理平臺

2.1 總體目標

本文以事業單位的協同辦公需求為背景，研究設計基于Activiti的單位辦公協同管理平臺。目的是通過引入工作流技術，整合現有的業務資源，將工作中的信息傳遞和審批管理流程等進行規范化，直觀展示業務流程及當前實例活動的節點，快速查詢待辦任務和已辦任務，保證各部門管理人員可以有效監控業務流程進度[3]，完善現有辦公模式的不足，解決工作時效低、無法實時跟進業務開展進度等問題，并進一步提升單位的管理水平與服務質量。

2.2 關鍵技術

工作流引擎是工作流管理的核心，主要有3個概念：信息、角色及控制中心。“信息”定義需要傳送的數據，“角色”用來表示工作流中的人員或邏輯，“控制中心”則決定著工作流的流向[4]。工作流引擎以流程引擎和規則引擎為核心，提供流程引擎服務、規則引擎服務、引擎監控服務、自動任務服務及流程定義接口、任務接口、應用接口、訪問控制接口和規則調用接口等[5]。

本文研究的協同管理平臺選用較為主流的Activiti，它是一個輕量級、以Java為中心的開源BPMN引擎，支持現實生活中流程自動化需求[6]，同時面向商業人員、研發人員和運維人員，為用戶提供一個協同合作的工作流平臺[7]。Activiti功能穩定、性能良好，并以其開源性和靈活性，成為近年來發展最迅猛的工作流框架之一，已被廣泛應用到各種業務系統，使業務系統更專注于復雜業務邏輯的設計與實現[8]。

2.3 主要設計內容

目前，工作流技術已經比較成熟，且得到了廣泛的應用。在事業單位中，很多常用的內部業務工作及對外服務的工作，都可以進行流程化的管理。單位中的各級工作人員，在使用協同管理平臺時，可以利用待辦任務和已辦任務的菜單，對任務的類型、時間、操作人員等分別進行查詢和處理，同時還可以查看業務流程圖、各級審批人員的批注信息等[3]。根據本單位的工作實際，結合現有的辦公系統使用情況，采用Activiti工作流引擎對業務流程進行設計與管理，可以為處理各類業務流程、實現協同管理辦公提供更好的支持[9]。

Activiti工作流引擎具有可圖形化建模、測試、執行 BPMN2.0規范等優點，并對BPMN2.0中的各種圖元均進行了定義，適用于復雜的業務流程，還定義了多個擴展元素和屬性，后臺有數據庫的支持，可省去人為編寫煩瑣流程文件和復雜數據表的操作，能夠專心于設計和實現流程管理解決方案，便于業務功能開發，并可以將已經設計好的業務流程直接部署[7，10-11]。利用Activiti工作流引擎自帶的流程設計器，通過直觀易懂的圖形化的界面，輕松拖動對應的流程符號，便可使用標準的BPMN2.0圖元進行流程定義，設計出適用的工作流程圖，而對于不符合標準的流程，將不能被保存。

針對本單位的實際業務工作流程步驟進行分析，如流程中的任務處理人員角色設置、處理結果跳轉設置、是否需要分支判斷、是否需要并行審批等，對每一個動作的不同處理方式會得到不同結果，使用流程設計器便可以設計出遵循BPMN2.0規范的相應工作流程。以本單位中物品申領和標準及圖書借閱流程的流程圖設計為例。

2.3.1 物品申領流程

物品申領流程是一個簡單的無分支判斷的流程，僅需經過所在部門主任一級審批即可，主要的工作流程步驟如下：申請人提交辦公物品申請。申請人根據所需申請的物品內容，填寫辦公物品申領表并提交，發起流程。部門領導審核。申請人所在部門的主任同意申請，簽署審核意見后，轉到辦公室物品管理工作人員處理。物品管理工作人員審核。辦公室物品管理工作人員對辦公物品申請進行審核并備案，流程結束。設計的流程圖如圖1所示。

2.3.2 標準及圖書借閱流程

標準及圖書借閱流程是含并行審批及分支判斷的流程，在并行審批的環節，只有在兩個部門的主任均審批同意后，才可以跳轉到下一步的流程處理，而分支判斷網關，是在對需借閱的標準及圖書的總金額進行判斷后，決定是否需要走到院分管領導審批的流程，決定了該流程是需要完成一級審批或者二級審批，主要的工作流程步驟如下：申請人提交標準及圖書借閱申請。申請人填寫標準及圖書借閱申請清單，寫明所借標準或圖書的代號、名稱、冊數、金額、借閱日期、申請部門和申請理由等事項，發起流程。標準圖書提供崗位工作人員審核。標準圖書提供崗位工作人員核實借閱信息，如通過審核，同時流轉到借閱申請人所在部門主任、標準信息服務部主任審核;如不通過審核，則返回申請人。申請人所在部門的主任和標準信息服務部主任審批。申請人所在部門的主任和標準信息服務部主任審批進行并行審批，如不通過審核，則退回標準圖書提供崗位工作人員處;兩個部門的主任都通過后，分兩種情況處理：？譹？訛金額<500元，流程結束，推送審批結果信息給標準圖書提供崗位工作人員和申請人。？譺？訛金額≥500元，流轉到下一步的院分管領導審核。院分管領導審批。院分管領導對提交的申請進行審批，不通過的，將申請退回申請人所在部門的主任和標準信息服務部主任;通過的，流程結束，推送審批結果信息給標準圖書提供崗位工作人員和申請人。設計的流程圖如圖2所示。

3 平臺結構及主要功能

3.1 平臺結構設計

本文研究的協同管理平臺采用的是前后端分離的設計，前端使用輕量級的vue.js、node.js、webpack進行構建，后端業務系統采用Spring MVC框架、Spring、MyBatis開源框架實現業務系統設計，Spring MVC用于接收并響應用戶請求，Spring進行對象依賴管理和事務管理，MyBatis進行系統數據庫訪問，MySQL作為存儲系統平臺中數據的數據庫。協調管理平臺的結構圖如圖3所示。

3.2 平臺主要功能

本文研究的是基于Activiti工作流引擎的協同管理平臺設計，根據本單位開展業務工作的實際情況，主要包含以下功能。

（1）我的工作臺。工作人員登錄系統平臺后，可以查看自己發起的和參與的流程，分別為未辦結的流程和已辦結的流程提供流程列表，并可以根據流程名稱和創建時間等關鍵字對工作流程進行檢索。

（2）物資管理。可以對辦公物品、固定資產、公章/證照使用、會議室使用等進行管理。實現辦公用品的錄入和申領，固定資產的錄入、信息修改、分配、借用和設備報修，公章/證照的使用申請與審批，會議室的使用申請與審批等功能。

（3）人事管理。可以對本單位中工作人員的請銷假、外出/出差、院內培訓等進行管理。

（4）事務管理。對本單位日常業務進行管理，包括項目管理（國家標準和行業標準技術服務、地方標準技術服務、團體標準技術服務、企業標準技術服務、標準服務示范項目、東盟合作項目、科研項目、其他投標項目）、新聞發布管理、公文管理、標準服務管理（標準圖書借閱、標準有效性確認服務）、對外提供服務管理（統一社會信用代碼批量數據提供）等。

（5）財務管理。可以對本單位中涉及的轉賬審批、出差報賬等進行管理，提交相關申請后，可查看審批進度和結果。

（6）查看管理體系文件。提供本單位管理系統文件的在線查看，可查閱相關工作規范及處理流程。主要有以下4個方面：？譹？訛黨建標準，包含黨建術語和定義、黨支部及委員職責等38份規范文本。？譺？訛服務基礎，包含標準化工作管理規范、標準體系表編制導則等2份規范文本。？譻？訛服務保障，包含采購管理規范、車輛管理規范、出差管理規范等20份規范文本。？譼？訛服務提供，包含標準化服務行為規范、標準圖書借閱服務規范、標準圖書提供服務規范、團體標準企業標準技術服務規范、廣西統一社會信用代碼信息提供規范等18份規范文本。

（7）流程管理。對與工作流程有關的任務列表、流程列表、流程實例等進行管理，包含對流程的創建、編輯和查詢等功能。

（8）系統管理。包含對系統中各項功能菜單的管理、部門管理、角色管理、用戶管理、日志管理等的系統平臺管理功能。

4 結語

通過建立協同辦公的管理平臺，整合單位中不同部門間相互關聯的工作及日常管理事務，在共享有效信息的同時，可以有效解決協同業務在實際工作中開展難的問題。協同管理平臺的建設，還可以提高多個部門之間關聯的復雜事務工作的處理效率，為各部門搭建高效溝通的信息化通道。從一個簡單的辦公用品申領流程，到較為復雜的請假審批、報賬審批等流程，通過使用協同管理平臺，在單位中原本需要花費1～2小時或幾天才能完成的審批流程，今后只用花費幾分鐘或者1天內就能處理，并可以實時跟蹤處理進度，極大地節約了各級管理人員和工作人員的時間，對單位的業務管理水平的提高也將發揮重要的作用。

參 考 文 獻

[1]李靜.關于企業協同辦公平臺的設計與實現的探討[J].中國管理信息化，2015，18（10）：72.

[2]段沖，孫芳.關于企業協同辦公系統的實施研究[J].黑龍江科技信息，2016（34）：79.

[3]肖作山.基于Activiti工作流的項目計劃管理系統[J].一重技術，2017（5）：70-74.

[4]柳青，韓抒真.基于工作流引擎的高校協同辦公系統建設研究[J].電腦知識與技術，2018，14（15）：88-89.

[5]安婧.基于工作流引擎的辦公自動化管理系統的設計[J].微型電腦應用，2018，34（7）：19-21.

[6]Activiti官網.Activiti[EB/OL].https：//www.activiti.org/，2020-03-08.

[7]方杰.基于jBPM的動態工作流的研究與應用[D].南昌：南昌大學，2018.

[8]付曉明.企業管理系統集成Activiti工作流引擎的研究[J].電腦知識與技術，2019，15（26）：235-236.

[9]任彥東.基于JBPM的工作流協同辦公系統的設計[J].現代經濟信息，2017（24）：376.

[10]宋成明.Activiti工作流在高校薪資管理中的應用研究與實現[J].辦公自動化，2020，25（1）：18-20，51.

[11]林鈺杰，陳衍鵬.基于OSWorkflow的信息設備管理系統設計與實現[J].微型電腦應用，2017，33（3）：67-

70.