基于信息化背景下的文書檔案管理工作研究

龔娜 東方汽輪機有限責任公司 618000

當前，計算機技術得到迅猛發展，信息以及網絡化逐漸成為現代化發展的主題。這一背景下，怎樣促使文書檔案管理工作順應時代發展，提升文書檔案管理水平，是文書檔案管理工作應當深入思考的一個問題。因此，相應工作人員必須加強對文書檔案管理工作的信息化建設。因此，對基于信息化背景下的文書檔案管理工作進行分析，意義深遠。

1.文書檔案管理工作的信息化管理理念

當前，我國進入了信息化時代，計算機以及網絡逐漸被廣泛的應用在管理工作當中，這種情況下，對于文書檔案管理工作也提出了更高的要求。為了應對時代發展的機遇和挑戰，要求先為其配置和時代相適應的信息化管理理念。單位文書檔案信息化管理工作，主要是將現代化信息技術應用在該工作中，促使文書檔案管理實現現代化進程， 并且對文書檔案管理工作的人工流程、人員素質以及人機交互等進行適當的轉變。對市場資源、網絡資源等進行整合，最終進一步提升文書檔案管理工作水平以及工作效率。充分貫徹和落實信息化管理理念，對文書檔案管理工作的流程以及運行機制等進行科學指導，只有這樣才能夠促使文書的檔案管理工作順應現代化發展。

2 傳統文書檔案管理方式的弊端

對于傳統文書檔案管理工作而言，其主要是通過紙質載體來實現的，多數檔案因為存放年代久遠，導致檔案在具體查閱過程中，容易出現破損現象，從而促使這些檔案難以得到較好的保存。同時文書檔案管理工作的過程較為繁瑣，文書檔案管理工作幾乎包含整個單位的全部部門的存在保密性的資料，對這些資料進行歸檔、編目、上架等過程中，可能會涉及不同部門的相關人員，對此在具體管理過程中，可能會涉及不同部門相關人員，所以在對其進行管理過程中，可能會發生人員交錯、工作繁雜的現象。

3 信息化背景下的文書檔案管理策略

3.1 提高管理意識，創新管理理念

任何工作在開展過程中均需要具備一定的思想和理念，將其作為支撐和引導。對于文書管理的信息化，也需要將現代信息化技術作為載體，通過現代信息管理理念進行引導，進而促使信息技術的優勢得到充分展示，進一步提升文書檔案管理效率。對此，相關工作人員需要進一步深化對文書檔案管理方面的認知，要了解現代化文書檔案管理不同以往，在開展工作過程中，需遵循現代化社會的發展。管理人員要對信息化管理理念進行不斷創新，制定科學可行的管理計劃，制定管理目標，然后有條不紊的開展文書檔案管理工作。同時，單位需要適當的增加在文書檔案管理工作方面的資金投入，可以將現代化信息設備應用在文書檔案管理工作中去，結合文書檔案資料情況進行分類，對資料進行收集、分類和整理，最終促使文書檔案管理工作實現現代化和信息化。

3.2 建設信息平臺，實現資源共享

進行文書檔案的最終目標便是對檔案信息進行充分挖掘，針對原有檔案內容、檔案技術或者檔案服務等進行充分利用，并且進行有效整理，或者適當的改善，對檔案信息進行收集之后，通過相關信息技術對其進行加工和處理，然后借助當前多元化的媒體將其展示出來，方便獲取、快速傳播，最終實現數字檔案應用增值服務，能夠促使檔案的價值得到充分實現。

以本公司為例，檔案文件通過電子流程上傳至OA系統，完成線上歸檔流程的電子文書檔案，可在檔案歸檔管理中的歸檔模塊進行查詢、利用。同時，其條目數據也應定期同步到航星綜合檔案管理系統中，并生成移交單，并可在航星綜合檔案管理系統中進行科研檔案組卷、整理、編目等工作。促使本公司的文書檔案管理工作效率得到進一步提升，檔案管理水平也得到有效提高。

3.2.1 建立文書檔案加工系統

結合文書檔案管理的實際情況，針對文書檔案的初步加工進行科學有效的設計，從而建立起相應的文書檔案加工系統。這樣做主要是為了對文書檔案資料進行收集和整理，主要功能應具備收集、刪除、錄入等，同時還對不同文件報表進行打印。

3.2.2 文書存儲系統

因為文書檔案管理工作內容比較繁雜，任務量也比較大，因此要借助信息化設備建立文書檔案資料數據庫。對預歸檔、檔案管理量大模塊進行綜合分析，先要將存在保存價值的文件當成是不同類別，然后將其轉存到與之相關的文檔庫當中，對其進行歸檔處理，從而保障文檔具有較高的完整性。此后再針對移交后的文件以及預歸檔完成的文件作出相應分類，將其存儲在文書檔案庫當中，此后再對這些文件進行收集、檢索、整理、統計并打印。通過這種方式，促使信息數據庫的創立能夠為規范文書檔案數字格式提供一定幫助，最終提升文書檔案資源的利用效率。

3.2.3 文書檔案查詢系統和保密

信息化時代背景下，在相應的文書檔案管理工作中，面臨的最大問題就是對檔案資料進行保密，對于這一問題，要求相關人員對軟件進行開發以及設計，對于不同類型的檔案資料進行針對性的管理，構建相應的文書檔案資料查詢權限。對檔案管理系統當中的相應模塊，實現對電子文件的瀏覽、下載和打印，同時還能夠對電子文件實施在線借閱申請，同時還可以添加到收藏夾。

4 結束語

總之、文書檔案管理工作對于企業來說十分重要，但是當前多數企業對文書檔案管理工作缺乏重視力度，在這方面的投入也相對較少，促使不少單位的文書檔案管理工作不能順應現代化社會的發展。對此，要求企業加大對文書檔案管理部門的建設， 加大投入力度，引進先進管理軟件，加大隊伍建設，最終提高文書檔案管理工作效率。