如何創新理念推動企業檔案信息電子化管理

劉會星

岳陽市風景園林中心 湖南岳陽 414000

1 引言

進入21世紀后，我國檔案信息化建設的腳步也在逐步地加快。檔案是企業發展的關鍵資源，各企業在平時的工作中建成的管理體系和業務流程都應該形成檔案，這是文件管理的一個重要方面，只有對檔案進行科學有效地管理，才可以助力企業的健康發展。

2 簡述檔案信息電子化管理

所謂的檔案電子信息就是指利用紙質或機器可讀形式的檔案為主要對象，通過計算機對其進行不同級別收集篩選和處理，人們依托于計算機軟件的形式使用二級文獻信息。

檔案信息電子化是現代企業發展的產物，伴隨著現代企業辦公自動化和無紙化的出現，這極大地改變了檔案生成的方式，體現在計算機和通信線路運行過程中的文件起草，發布，歸檔等環節，需要注意的是，這些文件的前身都應該是機器可讀的主要形式，同時這些文件的使用方式與紙質文件的使用方式有著很大不同，這種改變表明檔案管理員將更多地以機器可讀的形式面對基于磁盤形式的文件。絕大多數信息搜索者都關注信息的內容，而這些內容很大程度上來自各種各樣的機器可讀形式，檔案工作者應該全面系統地提供這些文件。總的來說，機器可讀的文件信息系統應該具備真實性以及可用價值，從而為企業提供更完善而便捷的服務。

3 檔案信息電子化管理的重大意義

在企業檔案管理中采用電子信息模型極為重要，首先，電子文件信息可以充分利用現有的微型計算機的潛力提高將來檔案高利用率。目前，很多的企業沒有充分發揮計算機的應用功能，開發功能比較單一，甚至于有些計算機僅僅是用于文件記錄或文件類型存儲，這種低效用的使用方式導致了企業資金人力上不必要的損耗，使現代設備真正的效用沒有用到極致。其實，利用檔案信息電子化技術管理可以使得工作效率得到大大地提升，充分地滿足了各部門和相關人員的豐富需求，快速便捷有效地查詢檔案信息，同時大大減少有問題的文件從而減輕檔案工作者的工作量。此外，檔案信息的電子化可以縮短二級文檔信息的整理的時間并提高檔案信息的時間有效性。在檔案信息電子化管理的過程中，員工在查詢文件的過程中不需要調用原始文件，這極大地避免了企業原始信息檔案完整度的缺失問題，利用網絡系統管理企業文件，也可以解決由于地理距離遠導致的查詢受阻問題，真正實現了從跨越時空查詢文件的目標。

4 企業信息化時代下檔案管理面臨的問題

4.1 信息化檔案管理不受重視

企業文件管理工作很容易被企業管理層忽視，因為它的運作與企業利潤沒有產生直接關系。尤其是隨著市場經濟競爭的日益加劇，無論是國有企業還是私營企業，無論是大型壟斷企業還是微型企業，各企業都面臨著是否可以繼續生存的巨大壓力，在這種高壓情況下，各個企業都在奔走于改革重組兼并等變革舉措，以贏得更大的生存機會。于是在這種情形下，就很有可能導致企業內部運作的短期混亂，導致企業檔案管理部門的邊緣化。這種不重視檔案管理的企業行為反映了我國大多數公司規劃不長遠，事實是根據一些管理數據表明，檔案管理雖然是一種比較基本的工作，但是一旦信息化過程得到大大改善，這就可以極大地降低企業的人事管理成本，提高企業管理效率，使這些重視檔案管理的企業在激烈的行業競爭中長久地站穩腳跟。

4.2 檔案管理效用尚未發揮

現在有許多企業忽視了文件管理的信息化要求，這是由于很多企業家沒有通過文件管理的變革解決問題，還沒有認識到其的意義。一般認為，集中管理檔案在短期內是一個無法獲得回報的項目，但事實上這對公司的長期發展非常有幫助。現實中還出現另外一種情況，那就是追求一蹴而就的檔案管理成果，由于企業家自身的局限性，通常單方面地聽取了當今媒體對于檔案管理電子信息化的推崇，欠缺周詳的計劃就開始魯莽行動，忽略了檔案日建過程中的層層遞進性和艱巨性，他們的行為往往超出了企業構建檔案的能力。這種做法的后果是，即使在很快的時間內完成了檔案電子信息化，但是也超出了公司自身對于檔案管理的需求，在今后的時間里它又將其工作長期地擱置，最后成了“爛尾”項目。

4.3 資金技術人力資源不到位

目前許多企業正面臨轉型的關鍵時期，資金缺口較大，有很多方面需要改變。檔案管理方面的投入就成了一種負擔。一般來說，會導致這樣一些現象，硬件條件不足，創新理念不足以及機制不健全，檔案電子信息化建設人才匱乏，檔案信息資源數字化發展不足，針對于網絡可行性的檢驗工作不足，這些是都是限制企業文件管理信息化過程的攔路虎。

5 企業推動檔案信息電子化管理的路徑

5.1 理念創新，著力培育檔案管理信息化思維

現代企業管理已進入了信息化時代，依托檔案業務管理系統，加強檔案電子化管理已成為當前的發展趨勢，企業檔案管理工作當然也需要創新理念與時俱進，大力開展數字化工作，因此，作為企業檔案決策者和執行者，首先要改變基于紙質檔案管理的傳統思維方式，感受到亟待改變的一種責任感和緊迫感。為了企業的長遠利益，體會到企業檔案信息電子化管理的現實意義。

5.2 實行檔案資料的實時收集

檔案的實時收集是確保檔案完整準確以及及時歸檔的重要條件，具體的操作過程如下。首先要做到明確綜合檔案和各業務部門相關人員的職責，建立文書、相關文件的歸檔機制，明確檔案管理工作者的歸檔責任，高效地采集檔案缺失項目，確保檔案的統一性。然后，各部門要在規定時間內及時完成檔案基礎數據的收集整理工作，確保各檔案檔案準時歸檔，保證各類檔案資料及時更新。接著，還需要制定綜合檔案管理的規章制度，歸檔管理系統是保證檔案歸檔質量的關鍵一步，企業各類相關資料的存檔人員應該嚴格遵守規章制度的要求，保證檔案數據的完整性和及時性，保證資料之間的關聯度，為檔案資料的質量提供保障。最后，以電子方式迅速地掃描存檔的檔案，依據行業和類型對其進行排序，使原始文件和電子文件高度一致。

5.3 加大資金的投入

在檔案信息電子化建設過程中，企業提供的資金一定要作用于管理和信息化過程，檔案的信息電子化是文件管理工作的重要組成部分，也是提高管理效率促進企業發展的關鍵。由此來說，企業必須注入適當的資金來處理各部門之間的和諧關系，敏銳地規劃公司的后續發展，一步一步推進檔案信息電話化的發展進程，保證整體管理的效率。

5.4 重視檔案信息電子化管理人才隊伍的建設

檔案管理人員是推動檔案管理信息電子化建設的重要的主體元素，所以為了促進檔案管理信息的順利開展，企業要注重人才隊伍的建設，引進先進的培養模式。在信息化工作模式中，相關的員工不單單要掌握扎實的檔案管理專業知識，還要熟練精通地使用各種信息處理的操作軟件。所以在今后的工作中，有必要對檔案管理人員進行定期培訓，改變他們傳統的觀念，認識到檔案信息電子化建設的重要性，積極學習并運用所學專業知識和相關軟件的運作。同時文件管理人員應該精通文件信息化操作過程的各個方面，在完成文件管理的基本工作后，他們可以投入一定的時間來開發和利用文件信息資源，從而進一步挖掘文件信息資源的潛在價值，為企業健康穩定發展創造有利條件。

5.5 實現“互聯網+檔案”常態化

一般來說“互聯網+”就是指“互聯網+各個傳統行業”，利用互聯網+帶動傳統行業互聯網化，向用戶提供精準的服務，現如今各個行業各項崗位都想試水，在信息電子化架構中檔案工作管理者同樣看中了互聯網這個超大型平臺，積極發展“互聯網+檔案”，是滿足檔案管理工作高效需求的一種路徑，也是處在中國新常態下企業經濟轉型優化升級的一個重要目標。這是由于企業在無論實在生產經營環節或者是科技研發行政管理環節都會產生的繁多的檔案信息資源，而這些檔案文件對企業的長期發展具有很大的作用，相關檔案工作人員不得不緊跟時代潮流，提升檔案管理的能力水平。檔案管理工作者要勇于接觸新興事物，努力調整自身去適應新的大環境，快速地切換新興思維，積極把推動“互聯網+檔案”模式成為檔案工作“新常態”的重要任務，緊扣“互聯網+檔案”，去思考籌劃去并付出行動。毋庸置疑，如果檔案管理人員無法與互聯網接軌，那就會錯失一次在信息電子化時代迅速發展的的難得機會。

6 結束語

總而言之，隨著網絡和信息技術的發展，傳統的紙質檔案管理越來越難以適應現代社會發展的步伐，信息化已成為文件管理發展中不可或缺的技術手段，它也是提高檔案管理水平的重要途徑。但是通過長期的實踐發現，檔案信息電子化工作是不可以一蹴而就的，也不是一個部門單槍匹馬就能夠完成的，這就需要各個部門之間的相互配合。