林業科技項目檔案管理特點與強化策略

革文艷

(云南高黎貢山國家級自然保護區保山管護局騰沖分局，云南騰沖 679100)

林業科技項目檔案是指自林業科技項目從提出、立項到最終竣工驗收整個過程中所形成的各種形式的文件資料，包括各種圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影像等資料。它是林業科技工程項目建設的真實反映，也是進行項目檢查驗收的重要依據。加強林業科技項目檔案管理對規范項目工程運作，提高林業生產、科研管理及推廣水平有著重要的意義。

1 林業科技項目檔案具有的主要特點

1.1 專業性強

與其它檔案相比，科技檔案具有極強的專業性特點。林業科技項目檔案不僅具備科技檔案的共性特點，也具有自身的專業特點。比如，森林或動植物資源調查、林業作業等工作通常需在戶外進行，并會產生很多原始材料，如調查記錄表、施工記錄表等。此外，林業生產與建設和農業、水利、交通、環保、旅游、工業等諸多行業均有密切的聯系，因此，形成的檔案資料復雜多樣。

1.2 成套性

林業科技項目從開始立項、審批、調查研究、規劃設計，到工程建設、竣工驗收整個過程中都體現出成套性的特點。具體來講就是全部檔案資料都是圍繞一個獨立的科研項目或課題所形成的，各子項檔案存在密切聯系，也全面反映出科研項目的實施過程。

1.3 階段性強

林業生產周期是很長的，因此，不少林業科研項目的周期也較長，所形成的林業科技檔案材料也需要十分長的時間。為此，我們可根據項目實際，采用分階段歸檔的辦法。具體來講就是將林業科研項目分為五個階段，包括科研準備、研究試驗、總結鑒定驗收、成果與獎勵申報、推廣應用等。當一個階段的工作結束時便可開始對所形成的相關文件資料進行整理歸檔，補充到此科研項目檔案中去。這不僅便于收集、整理，也能確保檔案收集的全面性。

1.4 保密性強

林業科技檔案是在林業科學研究試驗、生產實踐過程中所產生的，是廣大科技人員辛勤付出，共同努力的智慧結晶，也真實反映了林業建設的具體情況。同時，這些檔案在某些方面還具有專屬性與獨創性的特點，其知識產權歸國家或相關林業單位所有。因此，必須重視對林業科技人員及檔案人員的保密教育，強化他們的檔案保密意識。定期對林業科技檔案的內容進行審查與分析，根據需要適當調整保密范圍與密級，保證林業科技檔案與科技資源的安全性。

2 林業科技項目檔案管理存在的問題

2.1 缺乏檔案意識，重業務輕檔案現象普遍

林業科技部門或多或少都存在重業務輕檔案記錄的問題，并未認識到林業科技檔案的重要意義，也未將收集這些檔案當作自己的職責，經常是當作可有可無的一項工作。因此，對待檔案收集工作往往是說起來重要、忙起來不要。在這樣的背景下不少林業科技人員檔案意識淡薄，根本沒有意識到林業科技檔案屬于項目管理的重要內容，而且也是項目驗收、項目監測、效益評價的有效依據，往往到了要檢查驗收的時候才開始抱佛腳，加班加點東拼西湊，在一定程度上降低了檔案的真實性、完整性與準確性。

2.2 相關保障不到位

由于這項工作得不到重視，缺少領導保障，經常處于無人分管或只分工不真管狀態。同時，劃撥的經費不多，難以滿足科技檔案管理的需要。有的單位未按規定設立專門的機構、給編制、定職能，也無行政保障。目前，從事林業科技檔案管理的人員主要是兼職人員，加之單位極少提供專門的學習培訓機會與經費，導致檔案員知識結構老化，極大程度制約了林業科技檔案管理水平的提高，進而影響到林業科技項目檔案的形成質量。

2.3 檔案收管用不到位

目前，林業科技檔案的收集、管理、使用模式仍是老一套，并沒有與時俱進加以改進創新。因此，檔案收管用工作還不到位，無法將檔案收全、管好、用活。部分林業科技人員認為自己做的項目就是自己的，不用收集整理相關資料，或者極不情愿把檔案資料交給檔案管理人員。這增加了檔案收集難度，也是造成檔案材料不齊全的原因之一。

2.4 檔案人員的專業素質有待提高

隨著林業事業的快速發展，所形成的檔案類型與內容也更加豐富多樣，檔案管理與利用方式也有所變化。然而很多林業科技檔案人員都是身兼數職，沒有在檔案管理工作上投入過多精力。他們不了解科研工作，也不重視林業科技檔案管理工作，往往是歸檔時才臨時抱佛腳，導致工作質量不高。此外，由于缺少系統的學習培訓機會，有一部分案管理人員缺少檔案管理的意識，不明確什么才是檔案，也不知道什么是檔案管理中的歸檔，應該采用哪些方法進行歸檔，這樣便導致有些科技文件、科技材料、科技數據逐漸損壞、丟失和外流，從本質上影響了檔案管理工作的質量。

3 新時期加強林業科技項目檔案管理的建議

3.1 高度重視，加大支持力度

林業科技項目檔案管理作為整個林業工作中不可或缺的一項工作，在推動林業科技進步，實現科技興林目標中具有非常重要的意義。因此，林業相關部門必須轉變觀念，高度重視這項工作，特別是基層科研單位領導更應充分認識到這項工作的意義，主動配合好檔案管理工作，將工作經費納入單位年度財政經費預算，并加大資金投入力度，不斷完善基礎設施建設。在單位內部建立檔案信息化管理系統，實現檔案管理的信息化。

3.2 明確職責，加強領導，完善相關制度

林業科技項目檔案具有種類多、專業性強、涉及面廣等特點。因此，各級林業主管部門應根據我國檔案法規，密切配合，科學部署，齊抓共管，共同做好林業科技檔案管理工作。首先，根據林業科研工作特點，明確文件材料歸檔范圍、合理劃分各類文書檔案的保管期限，為林業科技檔案管理工作的開展奠定基礎。其次，健全林業科技項目檔案管理工作機制，將責任細化，落實到位，并配備專、兼職檔案人員，構建檔案管理網絡。最后，根據林業科技檔案管理規范與林業發展需要，進一步完善林業科技項目檔案管理制度，其中，要盡快建立健全林業科技檔案的收集、整理、鑒定、統計、利用、歸檔、移交、銷毀等各個環節的制度細則，從根本上提升林業科技檔案管理的規范化水平。確保一個林業科技項目形成一套完整的科技檔案。

3.3 重視檔案管理隊伍建設，提高檔案管理水平

林業科技項目檔案形成周期長，檔案工作連續性強，因此，從維護檔案工作的長遠利益考慮，急需一支穩定的檔案管理隊伍作保障。首先，林業部門應設立專門的編制，改善薪資福利，從高校與社會選聘一些專業能力強、富有責任心的人才擴充到檔案管理隊伍中。同時，加大經費投入，專門作為檔案人員的教育經費，定期開展業務培訓，不斷提高檔案人員的責任意識與專業技能。這樣才能讓林業科技項目檔案管理逐步實現科學、規范、有序的管理目標。

3.4 加強檔案管理信息化建設

隨著信息技術的快速發展，檔案管理模式早已向信息化方向發展。各級林業單位應將科技檔案信息化建設作為自身信息化建設的重要內容之一。通過統籌規劃，確保檔案信息化建設步調與單位信息化建設相一致。同時，要逐步配備相關信息設備，引入先進的檔案信息化管理系統，加強對檔案人員的培訓，實現檔案管理數字化與信息化同步推廣與應用。

3.5 重視檔案的開發利用，發揮林業科技檔案價值

檔案的價值就是服務于社會發展，因此，林業科技項目檔案的價值在于服務于國家林業建設與林業科技發展。各級林業單位應重視對林業科技項目檔案資源的開發利用，提高檔案的利用率。一方面，林業科研人員應積極分析本地區林業科技發展特點，挖掘現有科研成果與科技檔案信息價值，不斷拓寬林業科研服務范圍。要善于利用科技下鄉活動，及時將最新實用的科技信息送到林農手中，促使林業科技盡快轉化為實際生產力。另一方面，檔案人員應根據林業科研實際，圍繞專門的研究課題及時、連續地為科研工作者提供需要的相關檔案資料，直到本課題結束為止。通過課題跟蹤服務讓科研人員能夠及時獲得急需的各種資料，避免重復勞動，讓他們將更多精力花費在攻克難題上，充分發揮出檔案服務的保障作用，也使林業檔案資源價值得以體現。

4 結語

總之，科技興林在林業生態建設中得到了越來越多人的關注。新形勢下必須重視林業科研工作的開展以及林業科技成果的轉化，幫助林農致富增收，加快林業生態建設步伐。為此，必須重視林業科技檔案的管理與開放利用，建立健全林業科技檔案管理機制，加強宣傳教育，強化林業單位科技人員與檔案人員的檔案意識，主動配合好檔案的收集、整理、上交、歸檔等工作，不斷提高檔案管理效率。