現(xiàn)代企業(yè)檔案管理存在的問題及完善對策

姜冉 石家莊市衛(wèi)生計生宣傳教育中心

作為企業(yè)工作的重要組成部分，檔案管理不僅反映了企業(yè)發(fā)展的興衰歷程，也成為客觀真實記錄企業(yè)經(jīng)營管理事件的重要見證。在企業(yè)深化改革過程中，檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。如何完善現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作不僅必要而且也十分必要。提高創(chuàng)新意識，尋求檔案管理發(fā)展的新路徑、新方法成為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理部門必須做出的選擇。

1.現(xiàn)代企業(yè)檔案管理存在的問題

1.1 企業(yè)整體檔案意識淡弱

從企業(yè)發(fā)展實際狀況來看，檔案管理常常被忽略，經(jīng)常會出現(xiàn)用得著時才會想起來的，不用時常常忘在腦后的情況。企業(yè)作為以營利為目的的組織，常把檔案管理部門當(dāng)做細(xì)枝末節(jié)，高層領(lǐng)導(dǎo)對企業(yè)檔案價值認(rèn)識不夠，使檔案部門在資金申請，設(shè)備購置方面時長碰壁，嚴(yán)重阻礙檔案管理部門的工作進(jìn)步。此外企業(yè)職員對檔案的認(rèn)知經(jīng)常只為留檔保管，以待查找的程度，對企業(yè)檔案原本即是一種有價值的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略資源視而不見。企業(yè)高層應(yīng)認(rèn)識到企業(yè)檔案只要善加利用，就能發(fā)揮為企業(yè)的業(yè)務(wù)決策提供幫助，為新產(chǎn)品研發(fā)提供基礎(chǔ)模型，為企業(yè)文化構(gòu)建提供信息資源支持等難以估量的作用。

現(xiàn)代企業(yè)整體員工的檔案意識也相對淡薄，人們對檔案的重要性認(rèn)識不足，致使很多員工將文件私自銷毀，人事檔案保留在自己手中，惡意修改檔案信息的情況時有發(fā)生。這對企業(yè)檔案的規(guī)范化，完整化造成了巨大的威脅。

1.2 企業(yè)檔案管理制度建設(shè)不完善

覆蓋廣泛的制度法則可以為企業(yè)檔案管理和深度挖掘應(yīng)用保駕護(hù)航。但當(dāng)前企業(yè)施行的仍是老化僵硬的檔案法規(guī)未補(bǔ)充完善，這為檔案工作的順利開展和利用招致了巨大阻礙。

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度構(gòu)建未完善。首先體現(xiàn)為檔案管理工作日常標(biāo)準(zhǔn)未完善，檔案從搜集整理到保管利用這一系列的流程都應(yīng)有詳細(xì)的適應(yīng)本組織情況的細(xì)則法規(guī)加以規(guī)范以保證檔案管理業(yè)務(wù)流程規(guī)范有效順利進(jìn)行。但現(xiàn)在仍有許多企業(yè)使用籠統(tǒng)含糊的舊標(biāo)準(zhǔn)。再者則表現(xiàn)為檔案管理人員行為準(zhǔn)則不完善。同時隨著新時代來臨，電子文檔的激增要及時對電子文檔管理法規(guī)進(jìn)行探索補(bǔ)充，保證現(xiàn)代企業(yè)檔案管理在各個方面有法可依，有規(guī)可循。

1.3 欠缺企業(yè)檔案管理專業(yè)人才

部分企業(yè)專業(yè)性的檔案管理人才不足，此項問題尤其以小型企業(yè)最為嚴(yán)重。專業(yè)檔案管理員工的缺少致使企業(yè)的檔案管理工作途有其形，只停留在簡單的保管整理水平。影響檔案工作長遠(yuǎn)進(jìn)步和信息開發(fā)利用。專業(yè)人才缺失的原因是由于職員招收時的松懈，另外是因企業(yè)輕視檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)。

2.完善現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的對策

2.1 提高企業(yè)檔案管理意識

首先應(yīng)該培養(yǎng)企業(yè)員工檔案意識，提高制度建設(shè)水平?，F(xiàn)代企業(yè)應(yīng)清楚認(rèn)識到檔案管理工作為企業(yè)長效進(jìn)步所能發(fā)揮的巨大效益，培養(yǎng)員工的檔案意識，由上到下，大力推進(jìn)。營造全員重視和全員參與檔案管理工作的氛圍。要更加完善企業(yè)檔案管理的制度建設(shè)，以規(guī)范檔案管理過程。參考國家檔案管理法規(guī)，建立契合本企業(yè)特點的文檔運行守則，并有專人定期對企業(yè)的檔案管理進(jìn)行監(jiān)督，檢查和評估，以保障企業(yè)檔案管理事務(wù)符合規(guī)范，保證檔案管理任務(wù)高效順暢完成。

此外，提升檔案管理設(shè)施水平，加快技術(shù)更新力度。要完善現(xiàn)代企業(yè)檔案室管理和開發(fā)利用設(shè)備建設(shè)，保證在檔案工作方面的資金投入。使現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理業(yè)務(wù)取得長足進(jìn)展，發(fā)揚檔案的用處，為企業(yè)業(yè)務(wù)增長，企業(yè)長期發(fā)展提供助益。當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作遇到的巨大困難之一就在于設(shè)備落后，資金不足，這使檔案管理工作的開展和進(jìn)步陷入了極大困境。企業(yè)檔案管理人員應(yīng)拿出成果，自覺提供數(shù)據(jù)信息服務(wù)，讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)看到檔案工作的成果和效用，從而才能更加注重此項工作，提供資源支持。

2.2 完善企業(yè)檔案管理制度

首先，在今天的企業(yè)管理中，我們應(yīng)該更加重視客戶檔案在當(dāng)今管理中的重要性。企業(yè)經(jīng)營中，表面上組中廠房設(shè)備，但實際上對于企業(yè)來講，最重要的除了品牌之外，就是客戶資源。所以，客戶檔案的建立和保管對企業(yè)發(fā)展具有非常重大的作用。完善的客戶檔案是良好企業(yè)營銷活動的基礎(chǔ)。第一，維護(hù)客戶資料信息、愛好信息、交易信息等靜態(tài)與動態(tài)信息；其二，加強(qiáng)企業(yè)客戶檔案管理及開發(fā)利用的要點；再次，定期檢查和審核；最后，加強(qiáng)客戶檔案信息的保密性。

此外，應(yīng)加強(qiáng)產(chǎn)品檔案管理和開發(fā)利用，利用信息系統(tǒng)對產(chǎn)品檔案進(jìn)行整合，強(qiáng)化管理，方便利用。要增強(qiáng)對產(chǎn)品檔案，項目檔案的開發(fā)應(yīng)用，產(chǎn)品檔案是對企業(yè)研發(fā)產(chǎn)品各項參數(shù)記錄，工藝制作的詳細(xì)記錄，其中除了文字材料，優(yōu)勢還包括許多圖紙檔案。項目檔案是企業(yè)承攬項目的原始記錄。此兩者都是企業(yè)的核心資源。通過信息系統(tǒng)進(jìn)行管理可以使產(chǎn)品檔案實現(xiàn)更便捷化技術(shù)化管理，有利于對產(chǎn)品進(jìn)行維護(hù)和追蹤，使產(chǎn)品檔案的記錄更加詳細(xì)，使有效數(shù)據(jù)被妥善保存，以避免產(chǎn)品維護(hù)或產(chǎn)品再生產(chǎn)時因沒有記錄而帶來的麻煩，為有效利用提供方便。運用信息系統(tǒng)的管理控制能力，可以提高自動化水平，下載打印使自動添加水印標(biāo)識。

2.3 提高檔案管理人才質(zhì)量

要想使企業(yè)的檔案管理水平得以提升，讓檔案為企業(yè)發(fā)展提供最大的效用，離不開高質(zhì)量的專業(yè)檔案管理人才。增加人才質(zhì)量最高效便捷的路徑即是員工培訓(xùn)，對檔案職工的培育也不例外。一方面，強(qiáng)化檔案人員入職培訓(xùn)。另一方面，按期組織檔案員工在職培訓(xùn)。對已進(jìn)入企業(yè)承擔(dān)管理任務(wù)的檔案員工，也要定期進(jìn)行培訓(xùn)，以強(qiáng)化其業(yè)務(wù)水平，增加其工作能力。企業(yè)檔案人員要有全局性眼光和創(chuàng)新性思維。通過將企業(yè)檔案員工放置企業(yè)各部分崗位考察體驗工作，可以使企業(yè)檔案員工更加了解企業(yè)業(yè)務(wù)整體運營情況，從而有針對性的挖掘檔案信息為企業(yè)業(yè)務(wù)提供檔案資源支持。