淺談檔案管理信息化建設

譚敏

四川省眉山市彭山區人才流動服務中心

【關鍵字】：檔案 信息化管理 建設

檔案是由社會活動中的機關、組織和個人直接形成的歷史記錄,具有文字、圖表、視聽等形式的保存價值和載體。它是一種信息資源,是信息和載體的統一體。但是,目前許多單位的檔案管理存在著數量過多、存儲條件差、檢索利用率低、管理人員知識單一等問題。解決這些問題的最佳途徑是實現檔案管理信息化。如何實現檔案管理信息化?那么必須要重視檔案管理信息化建設,加快硬件設施建設,建立規范化的管理機制,建立復合型管理團隊。

一、更新觀念，重視檔案管理信息化建設

要讓領導充分認識檔案信息化的重要性,實現檔案信息化對單位管理創新發展的重要性,把檔案信息化推向單位發展和改革的高度,做好檔案工作。要實踐,努力實現“三入”和“四保”。“三入”是指將檔案工作放入主要領導的議事日程上,納入部門考核,納入檔案館職責范圍。“四保”是領導保障、人員保障、時間保障和財政保障。這是加快單位檔案信息化建設的關鍵,是檔案事業生存和發展的根本保證。只有通過多種形式的宣傳,增強人們的信息意識和檔案觀念,將靜態檔案信息轉化為動態信息,才能更好地開發利用檔案信息資源,促進檔案信息資源建設，檔案信息化建設。管理觀念現代化是檔案管理現代化的靈魂。

檔案管理現代化首要內容是管理思想的現代化。如果檔案人員沒有現代化意識，就會影響檔案管理現代化的進程。沒有檔案管理現代化，即使有一流的檔案保護和管理設施，不能稱其檔案管理現代化。在實現檔案管理現代化的過程中，檔案工作人員要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，建立和時代合拍的檔案意識，切實轉變計劃經濟時代的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實現檔案管理的被動式服務為主動式服務，將封閉式服務轉變為開放式服務，使檔案工作更好適應經濟社會發展的需要。

二、加快硬件設施建設,實現裝備和技術的現代化

應及時配備現代化的辦公設備,如計算機、掃描儀、CD-ROM記錄儀和現代化檔案管理所需的互聯網設備。應充分發揮現代科技和微型化技術在檔案管理中的應用,加快實用、通用軟件的開發,加快檔案信息數字化。

同時,檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的優勢,挖掘各方面潛力,重點加強檔案的利用工作,及時開發出豐富的檔案信息以滿足社會各界的需要,將各類檔案的潛在價值轉化為經濟利益，只有這樣才能信息化檔案利用效果提高。

三、建立規范的管理機制

在檔案信息化建設過程中,為了明確相關責任,保障網絡和數據的安全運行,有必要從實際的角度建立規范化的管理機制。

1,創新檔案管理體制。檔案管理部門應建立適合信息化建設的檔案管理體系。一是完善檔案管理業務流程和技術規范,細化電子檔案的工作環節和步驟；二是制定必要的安全措施,特別是對電子文件和電子檔案,確保電子文件安全和電子檔案的完整性。

2,統一文件管理標準。標準化是檔案信息化建設的重要基礎之一。這對檔案管理部門來說是必要的。基于這一行業標準,檔案管理的標準化包括:檔案整理標準、統計標準、服務標準、技術標準等。這也是衡量工作效率的標準。

四、建立復合型管理團隊

檔案管理人員的建設是檔案管理信息化成功的根本,決定著檔案信息化發展的速度和質量。

1,提高檔案管理人員的信息意識。在信息時代,計算機需要實現文件的自動登記、輔助歸檔、編目、檢索、信息網絡傳輸和安全使用。這就要求檔案工作者不僅要熟悉電子文件的特點和電子文件的整體規范化管理,還要掌握計算機系統網絡安全防護知識,保證檔案信息的完整性和安全性。

2,提高檔案管理人員的技能。檔案管理信息化是檔案管理工作者的一個全新領域。他們需要學習計算機技術、通信技術、網絡技術等現代信息技術。他們需要學習檔案管理信息化的規則和標準。他們需要與計算機系統管理者溝通,參與管理系統的開發和應用。只有高素質的檔案管理隊伍才能保證企業檔案管理信息化的順利發展。根據檔案管理信息化進程的需要,應從培養人才、引進高素質人才，他們熱愛檔案事業、技術知識專業、實踐經驗豐富，只有這樣才能做好檔案事業。做好收集和分析檔案工作并利用信息提高工作效果,了解社會和生產部門對檔案的需求趨勢,分析和把握檔案的動態利用,不斷完善和加強自身工作打下基礎,同時也是提高服務質量的重要途徑。當然提高檔案人員的素質要通過堅持不懈,與時俱進的培訓,使檔案工作者能夠及時了解檔案的發展趨勢和現代科技在檔案工作中的應用,不斷提高自身的工作技能。檔案信息建設可以動態管理檔案信息,保證檔案信息的及時性、真實性和準確性,及時、準確、快速地管理相關部門,提供資源和資料的資源配置,進一步提高檔案的管理和利用率。檔案管理信息化建設需要大量的人力、財力和時間,對單位的發展具有十分重要的意義。在新時期、新階段,應采取有效的途徑,全面推進檔案信息化建設,保持檔案部門的競爭優勢。