機關事業單位檔案管理的重要性分析

湯奇

摘 要：機關事業單位推進檔案管理工作建設，是基于檔案管理、內控改革的內在需求，也充分體現出檔案管理的重要性。事業單位檔案具有保密性、公共服務性，提高檔案人員管理技能，掌握信息化、數字化、網絡化的管理方法，運用信息網絡技術使用事業單位檔案，正確處理檔案使用與保密的關系，做好檔案開放利用中的保密工作，才能對事業單位的工作進行更好的監督、管理，從而促進事業單位的穩定發展。本文針對事業單位檔案管理的現狀進行分析，并提出對策。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；重要性；措施

1 導言

雖然長期以來我國事業單位始終對檔案管理工作高度重視，但受檔案數量不斷增多、檔案管理時間不斷延長的影響，近年來我國很多機關事業單位檔案管理工作暴露出了不少問題，基于此，我國事業單位要想做好其檔案管理的創新工作，首先要從時代的發展眼光出發，全面提高管理人員的綜合素質，改進檔案管理的各項工作，最終為事業單位的穩定發展打下堅實的基礎。

2 新時期機關事業單位檔案管理的重要性

2.1 檔案管理能夠為機關事業單位的工作查考提供依據

檔案管理是一項長期而系統的工作，完善的檔案資料庫能夠為機關事業單位的資料查考提供依據。首先，檔案管理記錄著機關事業單位的人事建設及改革發展等內容。這是對歷史情況和過程的記錄，能夠為單位工作的創新改革，提供資料依據；其次，檔案資料是單位在實踐活動的產物，有的是當事人的親筆簽署、批示或手稿，這些檔案資料可以作為憑證，用于機關查考工作提供依據；再次，機關事業單位工作的系統性、復雜性，需要檔案管理工作的開展，為單位工作的情況、成果等內容進行歸檔、整理，進而更好地反映單位的現狀。因此，檔案管理工作是機關事業單位的重要工作，需要建立完善的工作制度，確保檔案管理工作長期有效的開展。

2.2 檔案管理是機關事業單位深化內控管理改革的重要內容

深化內控管理改革，是新時期機關事業單位改革建設的重要內容。首先，檔案管理工作的信息化，加快了檔案管理現代化建設的步伐，為內控管理改革創設了良好的內在環境；其次，檔案管理為內控管理改革提供了依據，為改革工作方法的制定及推進，夯實了基礎，也保障了內控管理改革的全面開展；再次，檔案是宣傳教育的主要素材，為單位工作的開展、改革的推進，創設了良好的宣傳陣地。因此，在機關事業單位深化改革的當前，應扎實推進檔案管理，并逐漸實現檔案管理信息化。

3 新時期事業單位檔案管理的現狀

3.1 事業單位不夠重視檔案管理，管理思想落后

從目前情況來看，在我國大部分的事業單位中，檔案管理工作就是一項各種資料堆砌的過程。正因為事業單位對檔案管理工作的不重視，一方面，不僅影響了工作人員的工作效率，而且查找和翻閱資料需要浪費太多的時間，在一定程度上又打擊了工作人員的積極性；另一方面，檔案管理缺乏必要的人力、物力等方面作為支撐，最終導致各種資料胡亂堆積的現象。不僅如此，在大多數的工作人員看來，整理檔案就是一項機械的工作，以至于單位領導想要獲取有價值的信息，還要親自重新進行篩選，這足以見得員工檔案管理工作的不規范性。另外，在事業單位的領導眼中，檔案管理工作不僅要做到嚴格的保密，更要保證所有資料內容都能清晰，這樣嚴格的工作要求，在一定程度上打擊了工作人員的工作積極性，最終其檔案管理觀念難以實現創新性的突破和發展。

3.2 檔案管理技術有待提高

面對檔案管理工作，人們的第一觀念就是工作內容乏味單調，沒有技術性，其實這是一種錯誤的理念，檔案管理工作包括的內容多，為了便于檔案規范有序地管理，管理人員也要具備一定的檔案管理技術，才能保證檔案管理工作有效地進行。近年來，隨著我國信息化技術水平的不斷提高，越來越多的信息化技術投入到檔案管理工作中，大大促進了檔案管理工作的質量和效率。但是，在一些事業單位中，由于對檔案管理工作不重視，并沒有采取相應的信息化管理技術來進行檔案的管理，有些事業單位雖然引入了一定的信息化技術手段，但是在實際的管理中并未有效使用相關技術和設備來進行管理，因此，這就造成了信息化管理手段流于表面，甚至一些信息化設備由于長時間不用，已經出現了老舊的情況，信息系統也出現了一定的漏洞，這都導致了檔案管理工作的低效性。

3.3 事業單位檔案管理手段落后，業務基礎偏低

目前情況下，在大部分的事業單位的檔案管理過程中，不僅其管理設備落后，而且更是缺乏先進的管理手段，因此，很難滿足新時期事業單位的檔案管理工作的需求。另外，由于單位領導對檔案管理工作的不重視，投入的資金較少，只是單純開出一間極其簡陋的庫房作為檔案管理室，再加上傳統落后的管理方式，很大程度上限制了檔案管理工作的創新性發展。不僅如此，在我國科技飛速發展的時代，各種先進技術不同涌現，但是對于事業單位的檔案管理工作來說，其整理資料的方式還是傳統手工整理方式，工作人員思維上的局限性，是造成事業單位檔案管理工作不足的直接原因。最后，其工作人員業務基礎水平較低，員工在檔案管理過程中，缺乏鑒定檔案內容的能力，在工作人員的工作流程中，只是將檔案進行保存，這樣的工作模式，最終很大程度會導致檔案的安全問題。

4 機關事業單位檔案管理措施

4.1 提高檔案管理人員專業化水平

檔案管理是一項專業技術性很高的工作，不僅要求檔案管理人員具有較高的文化水平更要熟練掌握檔案管理專業技術知識，還要拓寬知識領域，學習與檔案工作相關的哲學、經濟、法律、歷史和現代科技等相關知識，特別是能夠熟練運用計算機技術和先進的檔案管理方法。在檔案管理工作中，檔案管理人員不僅要具有嚴格的工作態度，又要具有高度的責任感，既能對各行各業有所了解，又要能迅速的學會并掌握新的知識技能。

4.2 推進檔案管理信息化，優化管理環境

新的歷史時期，要求檔案管理應轉變思維模式，以信息化管理為導向，提高管理效率、創新管理方式。在筆者看來，機關事業單位推進檔案管理信息化，應做好三點工作：一是提高管理人員的綜合素質，不僅需要具備專業的知識及能力，而且需要具備一定的計算機信息技術，以更好地適應新的工作崗位；二是落實信息系統建設工作，特別是對于信息系統硬軟件的投入，是實現信息化建設的重要基礎；三是科學規劃，有序推進。檔案管理信息化建設是一個過程，需要單位立足實際情況，進行科學有效的規劃，有序推進各項工作。

4.3 引入現代化管理方法

隨著我國信息化水平的提高，信息技術利用其眾多的優勢逐漸深入到了企業的管理中，在事業單位檔案管理中，傳統的管理方法已經滿足不了單位發展的需要，因此，就需要引進一些現代化管理的方法來提高檔案管理的水平。信息化技術的使用有著很多的優點，信息傳輸快、資料收集全面、易于存儲和查看等，這些特點正好適合于檔案管理的內容，因此，就可以在事業單位的檔案管理工作中引入互聯網信息技術的使用，將互聯網信息化技術的眾多優勢充分發揮出來，進而利用互聯網信息技術的優勢來針對性地進行檔案管理工作，這樣互聯網信息技術就能夠和檔案管理工作進行有效結合，顯著提高檔案管理的水平。

5 結束語

綜上所述，檔案管理工作的規范化標準化直接影響機關事業單位整體工作的開展。事業單位檔案管理的創新發展過程并不是一蹴而就的，這也就要求單位領導和職工們能夠堅持不懈地加以努力實踐，做好本職工作，為社會的不斷發展貢獻出一份綿薄之力。

參考文獻

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