事業單位檔案管理存在的問題和應對措施

鄒與群

摘 要：事業單位改革以來，通過多次改革發展，實現全新的提升。事業單位在有效的協調運轉發展條件下，不斷提升檔案管理的工作水平，將事業單位工作落到實處，加強事業單位的建設和發展水平，確定事業單位檔案管理的創新建設。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；問題；應對措施

1 事業單位檔案管理工作面臨的問題

1.1 事業單位檔案管理工作的現狀

我國事業單位工作有很多的不足。事業單位缺乏完善的檔案管理體系，檔案管理制度不夠規范，對檔案管理資料和信息的收集和整理都不夠規范，對檔案和資料信息的保存也很隨意，這些都說明我國事業單位關于檔案管理工作還遠遠沒有明確相應管理規范和要求。而且近年來數字信息化技術發展迅猛，數字信息化技術在檔案管理工作方面可以省去很多的人工整理，還可以更加合理有效的對事業單位的檔案資料和信息進行整理。

1.2 事業單位對檔案管理工作不夠重視

事業單位對檔案管理工作還不夠重視。忽視檔案管理工作，檔案管理意識薄弱。我國事業單位檔案管理工作的地點比較簡陋，檔案室建設陳舊落后，辦公環境差，缺少檔案管理的保護措施。事業單位尚且對檔案管理工作不重視，意識不到檔案管理工作的重要性。在事業單位中如果領導干部不以身作則，不重視檔案管理工作，那下屬部門和相應檔案管理部門的工作人員自然也不會認真對待檔案管理工作。對此事業單位領導部門有必要做出一些調整和開設事業單位監理部門，以做到對檔案管理的高度重視。

1.3 數字信息化技術未能應用于檔案管理工作

數字信息化技術發展迅速，這也標志著科技時代即將到來。為此我國政府對數字信息化技術的發展投入了大量的資金支持和人才培養。數字信息化技術的出現，在事業單位中解放了人工對檔案和信息資料的收集與管理。但還是有很多事業單位能把數字信息化技術應用于檔案管理工作中去。數字信息化技術在不同行業，不同領域中的應用已經非常廣泛。當然檔案管理工作也要與時俱進。我國事業單位要在檔案管理工作時，積極合理運用數字化信息技術。這不僅科學有效的提高了工作效率和準確性，還減少了很多人工收集和整理檔案資料和信息的工作。數字信息化技術的出現，給事業單位檔案管理工作帶來了很多的便利。

1.4 檔案管理人員的綜合素養比較低

事業單位檔案管理工作不僅比較復雜，另外對于檔案的管理質量要求也比較高，如果管理不當，其后續的影響涉及是很多的，由于檔案管理工作是比較乏味和無趣的，沒有足夠的耐心和責任心是不可能勝任這項工作的，因此這就需要檔案管理人員具有較強的責任意識，同時也要具有良好的專業知識和管理方法。但是在實際的事業單位檔案管理中，各單位領導對檔案管理意識比較淡薄，對檔案工作重視不夠，人才總量不足，且老齡化現象比較嚴重，把檔案室當成“過渡養老”的地方，多半用來照顧老弱病殘型人員，年齡老化嚴重；檔案管理員頻繁更換，有的沒有經過檔案業務培訓就上崗，對檔案工作的重要性及有關知識不了解，這嚴重影響了檔案管理工作的質量。隨著事業單位的發展，單位檔案管理的工作量勢必會增加不少，而一些管理人員的管理理念還是比較傳統，這就造成了其管理水平并不能適應事業單位檔案管理的新要求，另外，由于管理人員對于檔案管理工作的認識不夠，也會導致對管理工作的態度不積極，進而缺乏足夠的上進心，慢慢地會造成其綜合素養的不高。

2 體育事業單位檔案管理的優化方法

2.1 提高工作思想認識，突出檔案利用

許多檔案管理問題都是由于人們對檔案管理工作沒有足夠的重視而引起的，因此想要切實做好體育事業單位的檔案管理工作，首先就是要提高人們對體育檔案管理工作的認識，明確體育檔案管理工作對體育事業單位的重要性。事業單位的檔案管理人員要清楚地認識到檔案管理工作不是一項無足輕重的工作，提高檔案管理水平，加強檔案管理的現代化建設，利用信息化技術是非常重要的。體育事業檔案管理人員要更新理念，用創新的思維方式完善和建立相關的內部檔案管理制度和辦法，加大對檔案管理工作的資金投入，創建獨立的體育檔案管理部門和檔案管理工作室、檔案儲存室、查閱室，配備有完善的消防設施的體育檔案庫。同時單位要運用先進的科學技術進行檔案管理，借鑒一些成功的檔案管理經驗，將檔案管理與單位的發展進行有效結合，改進和完善原有的檔案管理體系，提升檔案管理效率。體育事業單位的領導管理人員要加大對檔案管理工作的支持力度，加強對檔案管理工作人員的關心和支持，盡量為檔案管理工作營造一個良好的工作環境，提升檔案管理工作人員的主動性和積極性。

2.2 加強硬件設施建設，更新管理手段

體育事業單位檔案管理工作效率的提升離不開檔案管理硬件設施的改善和建設。當前體育事業單位檔案管理的許多硬件設施已經出現了陳舊和落后的狀況，不能適應當前現代體育檔案管理的需求。因此體育事業單位的管理者要加強對檔案管理工作的資金投入，著眼于單位自身檔案管理的實際工作需要，對檔案管理的陳舊落后設備進行更新、完善，為體育檔案管理工作提供必要的物質支持。事業單位要按照相關標準配置檔案室的各項設備，強化檔案室與相關設備的維護與管理，確保檔案管理工作能夠順利展開。體育事業單位的檔案管理要與時俱進，完善和建立信息化檔案管理平臺，利用當前迅猛發展的網絡信息化技術，及時建立電子檔案室，把過去的紙質檔案逐漸轉化成規范的數字檔案。如檔案管理相關工作人員可以利用計算機、掃描儀等先進設備，把圖片、文字等檔案資料轉化成數字化信息數據，引進電子檔案管理系統對檔案實施信息化管理。這樣既節約了檔案存儲空間、突破了手工管理的繁瑣和時間與空間的限制，信息獲取也更加及時準確，用戶可以在任何時間和地點通過計算機使用檔案信息，從而實現了資源共享，提高了檔案利用價值。另外單位還要加強檔案的統一管理，建立統一的檔案管理制度，對電子文件要利用殺毒軟件進行網絡病毒的控制，對不需要修改和繼續寫入的電子文件或軟盤進行加密保護，從而做到以防為主，防治結合，保證檔案文件能夠安全有效地利用。

2.3 提升工作綜合素質，建設管理隊伍

隨著我國信息技術發展的日益成熟和信息化技術在事業單位檔案管理工作中的廣泛應用，單位在提升檔案管理工作效率的同時，也要提高檔案管理工作人員的綜合素質。單位要利用網絡信息化技術進行體育事業單位的檔案管理工作，創新檔案管理的工作方式和管理形式，就需要檔案管理人員與時俱進、提高創新意識，加強對信息化檔案管理技術的學習，提升檔案管理工作人員的綜合應用能力，以便適應當前社會檔案管理工作的需要。體育事業單位要利用多種形式對檔案管理人員進行計算機網絡方面的技術培訓，加強對檔案管理專業知識的強化和拓展。比如單位可以邀請專業的數字化檔案管理專家進行專業知識講座，對檔案管理人員進行計算機技術方面的專業培訓，或派遣檔案管理人員到專業的數字化檔案管理團隊進行實踐學習，增強檔案管理人員的綜合應用能力。事業單位還要不斷補充和引進優秀專業人才，面向社會招聘，為體育事業單位的檔案管理工作輸入新鮮的血液，推動體育事業單位的檔案管理工作持續良好地發展。

3 結語

綜上所述，要做好體育檔案管理工作，既要了解體育發展的歷史還應立足于我國體育事業發展的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，逐步完善體育檔案管理工作，培養體育檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感，進而激發廣大體育檔案管理工作人員的工作熱情，使體育檔案管理工作走上科學化、規范化和法制化的道路。

參考文獻

[1]鄭勇.淺談事業單位檔案管理的優化與現代化路徑[J].福建質量管理，2016.

[2]鄭立彬.事業單位檔案管理工作優化途徑分析[J].科技傳播，2016.