談談上級的行政效率對檔案工作的影響

摘 要：本文從行政效率簡言之上級部門對行政公文處理的的角度探討了歸檔文件缺失的問題以及解決方法。

關鍵字：行政效率；文件缺失；檔案意識

關于行政效率，網上給出的定義是：指公共組織和行政工作人員從事公共行政管理工作所投入的各種資源與所取得的成果和效益之間的比例關系。各種資源是指人力、財力、物力和時間以及各種有形無形的資源。成果是指管理成果，包括有形的物質成果和無形的精神成果。效益包括經濟效益和社會效益，主要是社會效益。行政效率就是政府效率，政府效率就是政府生產力，它是一種推動社會發展的綜合生產力。對檔案工作來說，了解一些行政效率或者簡單說上級部門對行政公文處理的程序對檔案工作也是很有益處的。

在檔案工作的實際查詢利用中有種現象：總有些文件在歸檔目錄中查不到，查收發文本倒是有，被相關部門領去沒有上交及時歸檔，造成文件缺失。下面從行政工作效率的角度探討一下文件缺失的問題。

1 文件缺失的造成原因

上級機關，對我們學校來說就是黨校辦負責收發文件以及整理管理文件，文件缺失也就是在這個過程中造成的。

第一方面：文件在流通環節中的丟失。一般的行政機關對文件的管理是這樣的：有收、發文兩個本，上級來文記錄在收文本上，內發文記錄在發文本上。看一下上級來文的處理流程：收文---登記---下發文件到相關領導處-----領導批示----復印件送給各部門執行，客觀的來說，這個過程中發文是不容易遺失的，但對某些特殊文件，有可能滯留在某個環節，造成文件缺失。例如；學校法律顧問室有次查找一份很重要的合同文件，但是交來的合同歸檔目錄根本就沒有這份文件，后來層層追索，才發現在當初簽署合同的某位重要領導手里。由于檔案管理部門并不掌握文件的全貌，只有歸檔時交來的文件，所以這些缺失的文件是看不到，查找也查找不到，所以收發文本一定要歸檔，這樣檔案館至少能了解到文件的全貌，知道文件的去處。

至于發文，處理流程如下：秘書科起草文件----領導審稿-----簽署擬文稿紙-----定稿由打印室打印。一般來說內發文是不容易丟失的，即使丟失也有底稿可以重新打印，文件缺失最常見的就是遺失擬文稿紙或者擬文稿紙未蓋章。詢問過文印室的工作人員，擬文稿紙都是統一存放，在歸檔時才加蓋公章的，那么歸檔文件未加蓋公章的現象就只有文印室多加注意了。

第二方面 上級機關工作人員分發檔案也影響著歸檔效果。檔案歸檔的時候，相關工作人員負責將按日期登記的檔案按部門分類，等各部門兼職檔案員領取。那么上級機關負責分發文件的人員分發的操作直接影響著歸檔效果。主要問題有：1、未清查所有文件，遺漏了某些未交回文件，造成文件缺失；2、由于工作經驗的問題，可能將某些需要歸檔的文件去除，將不需要歸檔的放入歸檔行列。后者還好辦，檔案館人員對歸檔文件復查會剔除出來，可需要歸檔的文件呢，檔案館人員是看不到的，就會造成缺檔。當然近年來，上級機關歸檔越來越認真，歸檔會跟檔案人員協調工作，這種狀況越來越少了。

第三方面 附件不全。這個表現在某些報表文件，只有下發文件沒有上報報表，歸根結底還是歸檔人員檔案意識不強，沒有及時留下備份文件，造成文件缺失；還有人事每年的上報人才的文件，附件經常不全，經了解各部門起草打印文件時只將文件部分交由文印室打印，而附件是由各部門提供的，所以歸檔時各部門從上級機關領取的文件當然就不包含附件了。

2 解決辦法

1）提高責任心和檔案意識 這是很重要的方面，就算計算機再發達，很多工作都需要人來完成，倚賴于人的判斷、工作的責任心。上級機關工作人員要確保每份文件都有登記，來龍去脈都要很清楚；搞清各部門的職能范圍，正確分類文件；具有初步的檔案意識：（1）搞清什么是檔案，什么是文件，上級文件要同公文處理紙一起歸檔，內發文要和擬文稿紙一起歸檔，擬文稿紙要加蓋公章等等基本的檔案常識；（2）需上報的報表一定注意保留副本，一起歸檔；（3）需要附件的文件一定要保證附件完整。責任心是做事的態度和保證，檔案意識是必須具有的專業知識，這是歸檔人員必須具有的專業素養。

2）完善制度 如果文件在分發、傳閱、交回方面存在問題，就應該訂立一系列的制度，敦促各機關將文件及時交回，防止文件流失，確保歸檔完整。建議每年對文件的交回率做出統計，公布未及時交回的文件的部門和文檔，適當處罰，對其形成約束和監督的作用。

3）利用電子文檔，查漏補缺 2000年以后，電子文檔興起，文檔基本上利用電腦登記，收發文本也是電腦打印。可以在每次歸檔工作完成后，對電子文檔進行一次“掃回”的工作，看看有哪些文檔遺漏收發文本上有，但是未及時歸檔，當前度的查漏補缺應該還是很有效力的。

作者簡介

楊清（1974-），女，河北深縣人，西安科技大學檔案館，檔案管理工作，館員，學士學歷，檔案管理與大學教育