加強基層機關檔案管理工作的對策

黃琪琪

摘 要：本文主要根據(jù)基層機關檔案管理中出現(xiàn)的問題采取有效的措施予以改進提升，不斷推動基層機關檔案管理工作，促使檔案管理工作能夠更加高效高質地開展。

關鍵詞：基層機關；檔案管理；對策

機關檔案的管理工作作為機關辦公室工作的一個重要組成部分，它是供給機關工作進行調差所提供的渠道、是提升機關工作效率的主要基礎、是維護機關歷史真實面貌的重要工作之一，同時又是檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵。只有不斷的加強對基層機關檔案管理的工作，才能夠進一步提升機關工作的工作質量。

1 基層機關檔案管理工作當中存在的問題

1.1 硬件設施不完善

根據(jù)當前基層機關檔案管理現(xiàn)狀來看，有很多的機關單位高層領導人并沒有高度的重視檔案管理工作，也沒有在檔案管理這一工作崗位當中投入大量的經(jīng)費和時間，而檔案管理工作由于經(jīng)費的欠缺，讓很多的硬件設施都沒有跟隨時代的進步而進步，最終造成了單位檔案保管條件過差，而且有很多的機關檔案管理工作都沒有達到“八防”的基本要求，甚至在整齊、規(guī)范和統(tǒng)一的條件上都存在著一定的差異。由于檔案保管的條件過差，有很多的檔案室逐漸的劃分成為了雜物室；由于基礎設施過于老化，機關單位對檔案室的安全意識也不是很強，而且設備的不到位，致使很多的檔案資料都遭到樂破壞和丟失的現(xiàn)象[1]。

1.2 管理制度不完善不健全

構建檔案管理工作的主要內容就是能夠進行利用，但是在實際生活當中，檔案管理工作的質量和利用效率都存在著一定的差異情況，有的單位從根本的檔案歸類上都沒有做好，甚至是保管期限的不正確，或者是在檔案信息化程度上沒有進行高度的重視，最終致使檔案管理質量下降的原因[2]。

1.3 人員不穩(wěn)定、業(yè)務能力不強

基層的機關檔案管理工作作為政策性較強的工作，需要專業(yè)的檔案管理人員才能夠勝任檔案管理工作，但是根據(jù)當前的基層機關檔案管理現(xiàn)狀來看，有很多單位的檔案管理人員經(jīng)常會發(fā)生變化，尤其是在二級單位機構的檔案管理人員，更是變換過于頻繁，新成員的入圍，由于時間較短沒能完全的勝任要有較長的時間進行熟悉，長時間是不利于檔案工作發(fā)展，還有部分的檔案管理人員在交接工作上的不規(guī)范，也在一定程度上影響了檔案的完整性；甚至還有的檔案管理人員身兼數(shù)職，致使他們沒有過多的精力和時間去管理檔案工作。由于個別檔案人員對檔案工作的重視，其責任心不強，只是在工作當中進行敷衍，在思想上還存有著為難的心理情緒，導致檔案管理工作的工作效率得不到提升。

2 加強基層機關檔案管理工作的對策

2.1 領導應高度重視

根據(jù)當前基層機關檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，有很多的基層機關單位領導和管理人員都對檔案管理工作沒有完全的認識到其中主要內容，都是認為檔案工作知識進行“抄抄寫寫、看攤保管”的主要工作，并不是基層機關單位當中最為重要的工作，也不能夠給機關單位創(chuàng)造出經(jīng)濟效益，只是認為不能夠丟失、不能夠泄密就是主要的工作內容，長時間的不重視檔案管理工作就會在一定程度上約束機關單位的發(fā)展。隨著現(xiàn)如今科學技術的不斷發(fā)展，已經(jīng)對基層的機關檔案管理工作提出了更高的要求，需要在管理過程當中運用現(xiàn)代的科學技術和管理手段來提升基層的機關檔案管理工作，能夠把檔案管理工作轉換成為信息化管理。為了能夠更好的實施信息化管理檔案工作，需要不斷的完善崗位責任，要讓管理人員嚴格的遵守規(guī)章制度，進而實現(xiàn)系統(tǒng)完整的工作程序，更好的促進檔案工作發(fā)展.[3]

2.2 完善管理制度

在基層機關的檔案管理工作當中需要構建完善的檔案管理制度，在構建完善的檔案管理制度時需要根據(jù)以下幾點要求進行構建：第一點，構建出來的管理制度需要具有合理性和科學性，在構建檔案管理制度的時候需要根據(jù)基層機關單位的主要特點和檔案的實際情況進行構建，為了適應于機關單位尋找檔案需要；第二點，在構建檔案管理工作制度的時候需要具有一定可操作性和簡便易行的特點，能夠把管理制度的主要特點發(fā)揮出來；第三點，在構建檔案管理制度的時候需要具有一定的制度約束雙向性特點，不僅要約束領導人物還要約束員工，領導的行為和形象是對管理制度是否順利執(zhí)行的關鍵，而員工又是作為單位當中的主要群體，其領導被約束也是對員工啟到了一定的作用；第四點，嚴格執(zhí)行管理制度，在嚴格執(zhí)行管理制度的同時，還需要嚴格的根據(jù)檔案查借閱制度、保密制度，查看健全的檔案材料形成，而且要在執(zhí)行管理規(guī)章制度的時候賞優(yōu)罰劣，做到公平、公正、公開的有功必賞、有過必罰的制度。

2.3 加強人員培訓

根據(jù)當前基層機關檔案管理部門來看，在基層的檔案部門當中應該構建出高素質的檔案管理人員和隊伍。構建高素質檔案管理人員和隊伍的主要形式需要根據(jù)以下幾點：第一點，在建設高素質檔案隊伍的時候，需要選擇一些“在政治上可靠的、作風正派的、責任心較強”的人員去從事檔案管理工作，需要完全的掌握他們在生活當中、工作當中的積極性和創(chuàng)造能力；第二點，加大業(yè)務學習，能夠運用會議代訓、通報情況以及印發(fā)的操作手冊等，先讓檔案管理人員進行熟悉自己所工作的內容，自己明確自己的工作內容和所需要負責的地方；第三點，對檔案管理人員進行專業(yè)的培訓，制定出每一時期當中都要定期培訓的時間以及在學習過程當中遇到的問題，在每一年當中都需要不斷創(chuàng)新自己了解知識的程度和技術等，具有自主學習能力；第四點，在選擇檔案管理人員的時候還需要選擇一些具有靈活性的檔案管理人員，能夠在實踐的過程當中選擇人才、運用人才，而且在職稱和職務的方面打破傳統(tǒng)的論姿排輩的現(xiàn)象，讓年輕人能夠快速的成長。過多的重視檔案管理人員的政治素質和業(yè)務素質，以此來構建出高素質的檔案管理人員和隊伍。

2.4 運用數(shù)字信息技術構建檔案管理系統(tǒng)

檔案管理工作是否能夠正常進行發(fā)展其主要就是看服務質量的好壞，合理的運用檔案信息資源，能夠為社會主義現(xiàn)代化建設服務打下良好的基礎，基層機關單位當中的檔案管理工作是面向于全社會和全部群眾的，所以主要是根據(jù)“提高質量和合理利用”作為主要的中心內容，做好檔案信息服務工作，讓檔案部門能夠從關門服務發(fā)展到“開門服務、上門服務以及網(wǎng)上服務”等，有效的提升檔案信息的使用效率。要給檔案的管理人員樹立正確的工作理念，要以“工作就是服務”、“增強服務意識”和“主動服務”作為主要的發(fā)展目標，確定正確的服務方向，以此來不斷的提升服務質量[4]。

2.5 搞好基層機關檔案管理工作的宣傳

可以在檔案管理的當?shù)剡M行宣傳關于檔案法律法規(guī)的宣傳活動，主要的宣傳內容就圍繞“檔案工作開展到哪里、宣傳工作就跟到哪里”的內容，尤其是在機關的高級領導層次當中，要不斷的加大宣傳活動，讓機關的高層領導過多的重視檔案管理的重要性，最后能夠把檔案管理工作作為主要的業(yè)務部門，讓機關當中的檔案管理人員得到領導的重視，更好的提升檔案管理水平和檔案管理工作的工作效率。

3 結束語

綜上所述，隨著科學技術的不斷發(fā)展，基層機關檔案的管理工作應該能夠跟隨時代的發(fā)展進行不斷進步，創(chuàng)新傳統(tǒng)的管理理念，能夠運用科學、合理的方式進行檔案管理，有效的提升檔案管理水平，并深入的研究出現(xiàn)代化的檔案管理模式，進一步的促進社會主義和諧社會的發(fā)展。

參考文獻

[1]劉艷花， 陳匯. 加強基層機關檔案管理工作管見[J]. 檔案天地， 2014（1）：56-57.

[2]劉可新. 淺談如何加強基層單位檔案管理工作[J]. 山東檔案， 2007（1）：40-.

[3]李維紅. 加強基層單位檔案管理工作的主要措施[J]. 黑龍江檔案， 2012（2）：102-102.

[4]周繼娥. 淺談基層檔案管理工作現(xiàn)狀及工作對策[J]. 法制與經(jīng)濟， 2011（4）：102+104.