淺談中學檔案的收集和整理

鄧秀娟

摘 要：隨著中學辦學體制機制的不斷深化，其檔案信息也在動態增加。因此，若在檔案收集和整理中存在不足，那么這不僅影響到文書檔案管理的質量，也將影響到對文書檔案資源開發的效果。通過主題討論，優化中學檔案收集和整理的措施包括：基于時代背景厘清中學檔案管理的方向、開展業務外包打造中學檔案信息化平臺、擬訂不同層級文書檔案收集類別與流程、開發校本下檔案歸類標準助力檔案整理。

關鍵詞：中學檔案；收集；整理；淺談

中學檔案管理的內容較為廣泛，本文聚焦中學“文書檔案”管理工作，從檔案收集和整理的視角展開主題討論。傳統視域下對文書檔案管理的職能認識，一般是從歸類管理的方面來展開的。但隨著中學辦學體制機制的不斷深化，其檔案信息也在動態增加。因此，若在檔案收集和整理中存在不足，那么這不僅影響到文書檔案管理的質量，也將影響到對文書檔案資源開發的效果。筆者較為關注文書檔案收集和整理對檔案資源開發的價值，而文書檔案資源開發又能助力中學教學改革的進行，以及完善育人工作模式。從目前相關文獻中可以知曉，不少作者較為突出中學檔案管理在制度上缺失，以及崗位隊伍培養上的缺位。但筆者認為，這些問題已在中學辦學體制機制的逐步完善中得到了有效破解。因此，需要以新的視野來考察中學檔案的收集和整理工作。

1 問題的提出

具體而言，這里提出以下兩個方面的問題：

1.1 檔案收集的完整性問題

文書檔案中的會議記錄、通告、通知等檔案內容，在收集中應追求其完整性。通過完整收集匯總，來作為優化和完善學校辦學制度的依據。但從目前所反饋的信息來看，一般對中層以上的會議記錄收集的較為完整，而對教研組層級會議記錄的收集存在不足。不難理解，教研組層級的會議主要圍繞著教學常規和教學改革為主線，所以該層級的會議記錄具有很強的教學前瞻性與實踐價值。或許受到中學科層化管理的影響，教研組層級的會議記錄往往被忽略。

1.2 檔案整理的職能化問題

正如前面所提到的，傳統模式下的檔案管理主要以歸集為主線。然而，隨著檔案電子化管理模式的興起，以及大數據分析技術的廣泛應用，對檔案資源進行開發也被業界所重視。檔案資源開發的前奏便是檔案整理，而傳統模式下的檔案整理當然無法滿足現實的需要。在中學檔案整理中之所以存在著不足，其主要原因便在于未能重視檔案資源的價值，以及在部門職能化背景下固化了人們對檔案整理功能的應有認識。

由檔案管理的工作流程可知，檔案收集成為了檔案整理的前提，檔案整理成為了檔案資源開發的前提。為了保障檔案資源開發的質量，則首先需要完善檔案收集和整理工作。

2 提升檔案收集和整理績效的著力點

在問題導向下，提升績效的著力點可歸納為以下三個環節：

2.1 著力于檔案信息化平臺打造

中學作為科層結構的組織，檔案收集也根據該組織架構采取由下至上的歸集方式。但在實踐中，卻時常因客觀和主觀方面的原因，而導致檔案收集存在著信息漏損。若是追溯漏損的原因，則又會因時滯問題而不可實現。打造檔案信息化平臺的目的在于，建立起扁平化的檔案信息收集形態，進而提高檔案收集的時效性和信息完整性。

2.2 著力于下沉檔案收集的范圍

從前面的論述中可知，筆者在進行主題討論中更為突出中學檔案管理對教學管理的作用。中學教學管理包括教學常規管理和教學改革管理，而后者則構成了這里的著力點，即下沉檔案收集的范圍。之所以提出下沉的要求歸因于管理學原理，即中層以上干部更為突出其概念能力，而基層干部則需要突出其技術能力。因此，隨著下沉來收集會議記錄，則能對教學改革的技術性商議草案進行匯總。

2.3 著力于拓展檔案管理的職能

顯而意見，這里的著力點突出反映在對檔案資源的開發環節。上文已經提到了檔案管理的電子化要求，隨著檔案信息化管理平臺的搭建與完善，未來應在大數據分析、檔案資料搜索等諸多方面實現智能化應用。最終，為檔案資源的開發提供堅實的數據基礎。

3 實施策略

根據以上所述，實施策略可從以下四個方面來構建：

3.1 基于時代背景厘清中學檔案管理的方向

在討論中學檔案收集和整理問題時，需要與“互聯網+”時代背景相結合，并通過突出檔案電子信息化管理，來規定中學檔案管理的方向。為此，中學管理層需要牽頭對目前檔案管理現狀進行調研，并結合學校電子信息化發展規劃來植入檔案管理的信息化目標。作為檔案管理部門則需要加強人員崗位培訓，并合理調整目前的部門技術組織形態。

3.2 開展業務外包打造中學檔案信息化平臺

由于檔案電子信息化平臺內構有諸多專業化模塊，所以需要尋求業務外包來實現。為了使檔案電子信息化平臺供應商深刻理解學校的檔案收集與整理模式，則需要建立起前置性調研環節，以及檔案電子信息化平臺試運行和調試環節。與此同時，中學需要整合本校信息技術課程的師資力量，從中選拔負責檔案收集與整理的電子化管理人員。

3.3 擬訂不同層級文書檔案收集類別與流程

由于筆者提出了需要下沉檔案收集的范圍，而且針對文書檔案收集更加重視對會議記錄的識別要求。因此，為了更好的助力接下來的檔案整理和開發活動，這里就需要擬訂不同層級文書檔案收集類別與流程。針對教研組層級的文書檔案收集，則需要根據會議主題來擬訂類別，如日常教學類會議記錄、教學改革類會議記錄、師資建設類會議記錄等。在流程設計上，則需要發揮教研組組長的崗位職責。

3.4 開發校本下檔案歸類標準助力檔案整理

開發校本要求下的檔案歸類標準，將有助于提升紙質檔案向電子檔案的轉換，也能促進基于檔案電子信息化平臺的檔案資源開發工作。這里筆者并不打算給出具體的檔案歸類標準，而是從原則框架下來進行闡述，即為了適應檔案電子化管理的需要，在歸類標準制訂上需要根據文書檔案內容設計出三級目錄；同時，文書檔案應根據部門和層級進行歸類儲存。

綜上所述，以上便是筆者對文章主題的討論。在“互聯網+”時代背景下，中學在文書檔案管理中需要緊緊抓住該時代下的信息化成果，以在線管理、數據庫管理和大數據分析為依托，來增強中學文書檔案管理的社會價值。關于這一點，也同樣適用于中學其它類別的檔案管理之需。

4 小結

本文認為，傳統視域下對文書檔案管理的職能認識，一般是從歸類管理的方面來展開的。但隨著中學辦學體制機制的不斷深化，其檔案信息也在動態增加。從目前相關文獻中可以知曉，不少作者較為突出中學檔案管理在制度上缺失，以及崗位隊伍培養上的缺位。但筆者認為，這些問題已在中學辦學體制機制的逐步完善中得到了有效破解。因此，需要以新的視野來考察中學檔案的收集和整理工作。優化中學檔案收集和整理的措施包括：基于時代背景厘清中學檔案管理的方向、開展業務外包打造中學檔案信息化平臺、擬訂不同層級文書檔案收集類別與流程、開發校本下檔案歸類標準助力檔案整理。

參考文獻

[1]謝續平. 淺談普通高中評估檔案材料的收集與整理[J]. 檔案時空， 2013（10）：39-40.

[2]李雪萍. 淺談高中學生檔案的收集與整理[J]. 辦公室業務，2015（9）.

[3]劉洋之龍. 談中學美術教學資料的收集整理與有效利用[J]. 美術教育研究， 2016（8）：151-151.

[4]張麗冰. 淺談高中學生檔案的收集與整理[J]. 才智， 2009（8）：277.

[5]王引華. 學校檔案室檔案的收集及利用的思考——以閔行中學為例[J]. 四川檔案， 2014（5）：61-62.

[6]劉艷萍. 淺談如何做好中學教學檔案的收集和整理[J]. 新校園旬刊，2009（6）：181-181.