大數據時代下檔案管理的價值提升

白如冰

摘 要：在當前時代發展的背景下，我國科學技術水平呈現出不斷發展的趨勢，可以說互聯網技術的應用已經無所不在，檔案管理是社會發展中的一項重要工作，傳統的檔案管理方式顯然已經不能滿足現代社會的發展要求了，因此必須要進一步完善檔案管理的工作內容，使其價值得到最大化的體現，在大數據時代的發展過程中，檔案的電子化趨勢可以讓檔案的查閱工作變得更加便捷，所以電子化的檔案是今后的重要方式。通過對檔案的管理可以發現，在電子化的檔案管理中，其自身的價值得到了顯著的提升，因此本文重點對這方面的內容展開了論述，希望可以在今后對檔案進行更加有效的管理。

關鍵詞：大數據時代；檔案管理；價值提升

立足科技飛速發展的今天，互聯網技術不斷完善，對新時期檔案管理有效性影響巨大。基于大數據環境，檔案管理的突出特點是電子化與數字化，突顯信息技術的應用價值。依賴網絡化的管理，為使用者提供更加便捷的服務，管理成果突出。面對檔案管理數據化的趨勢，要重視應用全新的網絡化技術結構，強化檔案信息的科學管理，為檔案價值的體現創造更加有力的條件。

1 “大數據”的概念

互聯網技術的不斷發展以及“云時代”的到來，大數據也逐漸進入了大眾的視野。對于什么是“大數據”，學術界眾說紛紜。但究其本質，“大數據”是在信息爆炸時代背景下的巨量資料、海量信息，是無法通過目前的主流軟件工具的歸納整理而獲取有效內容的信息資產。其具備的特征有：一是龐大的數據量，從TB級別到PB級別。二是繁雜的數據類型，從文字、圖片到音頻、視頻等。三是較低的價值密度，海量的數據信息使其具備真正價值的信息有限。四是高效的處理速度，這也是“大數據”有別于傳統數據的一大顯著特征。

2 基于大數據時代對檔案管理信息化價值的闡述

2.1 大數據時代檔案管理面臨的新變化

大數據時代使檔案管理面臨新的環境。首先，傳統紙質檔案已顯滯后性。鑒于此，檔案管理理論急需調整與改變，突破傳統束縛。其次，信息數據服務得到全面發展。數據時代的檔案管理更加趨于多元化與社會化，開放程度增強，網絡化成為檔案信息服務的新趨勢。最后，檔案管理手段發生變化。將檔案管理中涉及的信息收集、儲存以及整合任務全部集中在數字化環境中完成。

2.2 檔案管理信息化是適應時代發展的必然要求

隨著時代的進步，科技影響力遍及各個領域，檔案管理面臨新的要求，在開放性與資源共享性方面的需求日益增強。為了更好地適應這一發展趨勢，檔案管理需要重視構建更加開放的管理系統，緊跟時代發展節奏，積極完善，切實提升檔案管理工作效率。

2.3 檔案管理信息化為決策者提供更加可靠和全面的信息支持

立足檔案管理本質進行分析，檔案代表的是資源的集合，是對社會各個領域發展狀況的詳細記錄。對行業發展而言，任何決策的制定都離不開大量信息數據的支持和佐證，只有保證信息的準確性與全面性，才能形成準確的判斷，避免決策失誤，保證決策與時代發展的契合性。立足海量信息資源，構建多元化方案，在分析對比之后，進行擇優選擇，增強決策的科學性。隨著電子化檔案在各行各業中的普及，使用者能夠以更加快捷的方式進行檔案的查找與使用，檔案服務更具有針對性，信息可靠性增強，為決策的制定提供更加有力的信息支持。

3 大數據時代檔案管理的價值提升

3.1 加快檔案信息化標準規范的制定

對于檔案信息化建設來說，標準規范是最基本的要求。但是在目前，一些企業的檔案信息化管理還存在標準不明確現象，甚至對有些管理方面都沒有制定相應的標準。所以相關的檔案行政管理部門需要對一些企業的檔案信息化標準進行規范，建立相關的檔案信息化管理工作制度和體系。對所有信息化管理都堅持規范性原則，使得電子文檔可以正確地歸檔，對數字化檔案的工作程序進行有序化和規范化執行，避免出現重復建設的現象等，進一步加強檔案信息化建設的有章可循和有法可依原則，保證檔案信息化建設工作高效進行。

3.2 提高檔案管理人員的素質

在企業當中，檔案信息化是一項要求技術性非常強的工作，檔案信息化建設的關鍵是對人才的建設。因此企業的檔案部門，在適應檔案信息化建設的要求時，還需要對檔案管理的工作人員進行相關的技術培訓和指導，打造出一支業務技能強信息化技術能力強的復合型人才。除此之外，還需要注意企業的目的是利潤最大化，企業必須考慮的問題就是人力資源成本，所以對于要求信息技術方面的高素質人才進入檔案管理部門是不行的，企業的檔案管理部門需要轉變檔案管理工作的思路，并且積極主動和企業的信息部門進行相互合作，將相關網絡以及服務器維護的工作交由信息管理部門負責，這樣就可以有效解決檔案管理部門的信息技術人才問題。

3.3 突破傳統檔案管理思維的束縛，樹立全新的檔案管理理念

在傳統檔案管理工作中，焦點放在小數據管理中。發展到大數據時代，更加關注檔案數據的多元化與完整性。因此，要從觀念上對新時期的檔案管理進行思考。檔案數據的價值在于使用，并不局限在檔案本身，也就是說，在重視原始檔案數據收集整理的同時，還要對其潛在價值進行挖掘。大數據之所以得到推廣，根本原因是有助于數據庫價值的挖掘與應用。鑒于此，檔案管理人員要適應新時期檔案管理實踐，樹立主動服務思想，重視挖掘數據信息背后的價值，有效發揮檔案信息對決策的指導性作用。另外，要增強對大數據的再認識，構建關聯性思維，善于掌握數據之間的關系，實現數據管理由粗放型向精細型的轉化，在數據的作用下，為各行各業的發展提供可靠性數據，增強預測能力，促使其向著智慧方向發展。具體講，要明確檔案管理發展現狀，對管理中存在的問題和不足端正認識，嚴格控制檔案開發、管理等環節，為構建數字化的檔案管理模式創造有利條件。

3.4 加強風險排查，保障信息安全

網絡風險具有隱蔽性高、破壞力大等特征，必須加強對風險的排查，保障信息安全。檔案管理界必須定期對防護系統進行升級，時刻關注網絡安全動向，做到以預防為主要任務。同時，也要制定詳細完備的應急預案，如果發生意外，可以迅速啟動應急預案，將損失降到最低。

3.5 推動檔案管理信息化與行業信息化的全面融合

鑒于大數據的深遠影響，檔案信息化建設需要重視專業機構的組建。信息化的檔案極具多元化特點，為了保證整體建設的順利進行，檔案管理者要給予正確的指導和支持，強化協作，部門間積極交流合作。也就是說，檔案管理工作的開展需要與行業整體信息化發展相融合，成為這一領域信息化總體規劃的一部分。只有加強檔案信息化建設，才能實現檔案信息化與行業發展的積極融合，有效發揮檔案資源的價值，為整個行業決策的制定提供有力的技術支持。例如，立足企業發展，檔案信息對企業經營管理意義重大，能夠在研發階段、經營領域以及管理中發揮效能。只有對檔案進行高效開發與應用，才能為企業收益的獲取提供巨大支持。

4 結語

隨著大數據時代的技術不斷完善和發展，檔案管理的工作也在不斷地提高，相信在不久的未來，檔案管理在大數據的發展下會取得更大的突破，檔案信息也會在大數據的發展下得到充分的利用和開發。

參考文獻

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