信息時代事業單位檔案管理建設的策略

武秀艷

摘 要：在社會信息化的今天，要想在事業單位對檔案管理工作做出創造性提升，就十分有必要引入數字化技術進行檔案管理，檔案作為事業單位在長期發展中所產生的重要信息資源，其對促進單位的穩定以及健康發展具有借鑒以及參考價值。在信息時代背景下，以往的管理模式和手段已經無法滿足時代的需求，檔案管理逐漸趨于現代化和信息化。在此背景下，本文主要針對提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略進行分析和闡述，希望給予我國相關事業單位以參考。

關鍵詞：信息時代；事業單位；檔案管理；

毋庸置疑，眼前的時代是屬于信息化的時代，各行各業都在致力于提升工作效率，將信息化作為企業或組織發展的方向，在事業單位內的檔案管理工作同樣是這樣。國內的檔案管理工作在許久之前都已經開展了信息化方面的工作，經過十數年的發展，也取得了一定的成果。不過相較于發達國家，國內的檔案管理工作，特別是在信息化建設領域十分不足。故而，在進行檔案管理時，要積極推進信息時代事業單位檔案管理建設的策略對檔案管理信息化建設對策的研究。

1 檔案管理信息化概念

我們通常對檔案管理信息化的定義就是，在信息化建設的指導下，進行檔案管理工作，在相關機構的協調統一下，在檔案管理過程中引入現代信息技術，之后系統進行處理、信息傳遞，將信息資源進行數字化處理，將管理工作實現全程網絡化，實現檔案信息資源的合理分配和信息共享。

2 事業單位檔案管理信息化建設的積極意義

2.1 提升管理水平

應用現代信息技術開展檔案管理，可以以數據的形式儲存檔案信息，在節約檔案保管空間的同時，還可以提升檔案的應用效率，發揮檔案的價值和作用。同時，在開展信息化管理中，還可以為使用者提供便利，進而及時獲取想要的檔案資源并且加以利用，降低檔案在使用、儲存以及收集中的失誤率，提升管理質量和水平。

2.2 促進單位發展

事業單位在長期的運行和發展歷程中，會產生大量的信息以及資料，其不僅是單位工作成果的見證，更可以對單位進行決策起到借鑒作用。實現檔案管理現代化以及信息化發展，可以有效提升工作效率和質量，節約管理時間和人力投入，對促進事業單位的穩定以及長遠發展具有積極作用。

2.3 信息檢索快捷化

在全球信息化的今天，信息檢索工作的好壞將直接影響企業或組織未來的發展。優化檢索效率，將實現單位管理水平與工作質量的全方位革新。在進行傳統檔案管理工作時，信息檢索工作是極其困難的，但是一旦運用現代信息化的管理模式，就將大幅度提升檢索效率。首先，新一代的檔案管理模式必須借助數字化檔案才能實現，通過電子媒介，在檢索時將不會遺漏任何信息，只需鍵入目標條件，就能夠檢索出所有相關的有價值信息。其次，進行信息檢索的時間也是極短的，現代計算機技術的檢索速度實現了以秒為計算單位，這樣一來信息數據的使用率也得到了提升。最后，在進行高頻率的信息檢索時，再也不用擔憂對紙質檔案的損壞了，這也簡化了檢索流程的復雜程度，在安全性方面也是一種提升。

3 提升事業單位檔案管理信息化建設的策略

3.1 提升事業單位檔案管理工作的規范性和標準性

事業單位運行過程中，傳統的檔案管理工作是以實體模式為基礎進行檔案管理和保護的，而在信息技術不斷進步的背景下，檔案信息實現了在線共享和更加充分的利用。要想將事業單位檔案內容的共享性充分發揮出來，事業單位新時期在展開檔案管理工作的過程中，必須加大信息化建設力度，與此同時，逐漸對相關信息化檔案管理體系進行完善，提升檔案管理工作的標準性和規范性。在這種情況下，事業單位檔案管理工作人員應以國家的信息化管理標準為基礎，有針對性的結合事業單位自身發展的特點，構建專門的檔案管理體系。首先，在錄入檔案的過程中，應嚴格遵守國家規定，規范標識、格式、文字等細節，應用統一的模式進行檔案錄入；其次，統一規范檔案管理數據庫軟硬件，并統一歸檔紙質檔案，實現事業單位檔案數據的高度共享。

3.2 提高對檔案信息化建設的認識

進行檔案管理信息化建設，需要具有極強的系統性，故而，在實施過程中必須要引起相關部門足夠的重視，意識到其關鍵性作用。與此同時，從業人員要在管理方式上進行革新，顯示出檔案管理信息化建設的必要性，強化從業人員對其認知程度，激發人們的認同感，便于工作的開展，做好各單位間的協調工作，本質上提升檔案管理的作業效率，進而促進組織內各項工作效率方面的提升。

3.3 提升檔案人員的綜合素質與專業能力

當前，我國檔案管理工作依然停留在人機結合的階段，檔案的歸類以及錄入等環節以人工操作為主，因此，為了切實保證檔案質量，需要檔案人員具備一定的技術能力、職業素養以及專業知識，并且精通通信技術和計算機技術。但是當前，事業單位現有的檔案人員在能力和知識結構方面都難以滿足信息化的要求，而如何提升其綜合素質與專業能力，已經成為事業單位面臨的關鍵問題。首先，單位要定期組織檔案人員開展專業培訓，對人員進行考核評價，激發檔案人員參與培訓的熱情和積極性；其次，檔案人員要在平時的工作和生活中加強學習，提升自身的職業素質和檔案意識，以積極和正確的態度對待工作。

3.4 配備統一、實用的軟硬件設備

如若要建立一個健全的檔案管理信息化平臺，就必須要有一個完善的軟硬件設施作為先決條件。檔案管理工作的重點在于完好的存儲檔案資料，使其受損程度降到最小，保留最大真實性，這時候優良的設備就顯得格外重要了。并且，軟硬件基礎設備必須要具有一致性，不然很容易發生數據不兼容的現象，或者信息不能識別，數據轉存故障，不能實現自動搜索等故障。有鑒于此，唯有一致型號、規格的軟硬件設施，才可以在物質上進行保障。筆者在此建議，各個事業單位應該加強溝通，盡量使用一致的、使用較多的標準化設備，加強與國際上軟、硬件做的較好的公司的溝通聯絡，打造自己的檔案管理操作系統，方便處理自己的數據信息。

3.5 提升事業單位檔案管理信息化安全性

事業單位在積極提升檔案管理效率和質量，實現檔案管理信息化建設的過程中，必須注重信息資源系統的安全性。首先，網絡具有高度共享性，事業單位在應用網絡展開檔案管理的過程中，檔案內容是極易被篡改的。為了防止泄露機密文件現象的發生，檔案管理人員在日常工作中應積極采取多種安全措施，如訪問權限、身份識別和加密設置等，提升檔案安全性；其次，檔案管理人員必須嚴格把控上網檔案信息內容，從網絡和系統的安全性角度出發，科學的進行檔案管理和系統的維護工作；再次，將防火墻設置于系統中，對殺毒軟件進行實時更新，加大對事業單位檔案信息的保護力度；最后，在提升事業單位檔案信息化管理安全性的過程中，還應當加大對除塵器、除濕器等設備的應用力度，最大限度的加大對檔案信息的保護力度。

4 結語

檔案記下來歷史上發生的一系列重要事件，故而，該資料是可信的、真實的、有歷史沉淀感的，其還在某種程度上左右著社會事業的走向。實踐一次次證明，事業單位檔案管理工作必須要實現信息化，這是時代的走向、歷史的必然，同時也是優化檔案管理效率的關鍵舉措。

參考文獻

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