淺議辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理

覃虹

摘 要：文書檔案就是一個公司的風雨歷程史，就相當于一個國家的史綱，它記錄著公司的歷史變遷，是對過去經驗的總結。公司的管理階層不僅能從歷史經營資料中發現公司存在的問題，而且能進一步明確公司的下一步發展目標。如果公司在重大決策上猶豫不決，就可以在文書檔案中尋找類似問題，并做一個決策參考。本研究對辦公室文書檔案整理工作做了一些說明，通過對眾多企業的了解，發現了許多存在于文書檔案管理過程中的問題，提出了一些解決方案，幫助提高企業檔案管理的有效性。

關鍵詞：辦公室文書檔案；收集和歸檔；管理

辦公室文書檔案整理的重要性在一些企業已經嶄露頭角，它是行政管理的重要一部分。文書檔案的整理要能夠體現公司具體的實際情況，要包含公司在歷史進程中遇到的重大問題以及這些問題的具體解決方案和最終的結果?，F如今，社會處于大數據背景下，電腦的高效性已經得到認可，辦公室文書檔案的整理工作也應跨入信息化的時代，運用科技的力量。

1 辦公室文書檔案收集與歸檔進行中的問題

1.1 檔案材料收集深度、廣度不到位

如今的某些企業只追求企業的利益，而把工作的重心放到了企業外部市場、產品的研發上面，不重視企業內部文書檔案的建設，在檔案管理、收集和儲藏等方面應付了事，甚至出現檔案資料丟失的情況。一些企業重大的資料情況并未被整理備案，資料的真實性、準確性也令人懷疑，或者說有一部分企業文書檔案資料完全是為了應付上一級領導的檢查而做的表面工作，如此空洞、注重形勢的檔案整理工作的效果可想而知，不僅浪費了企業的財力、物力，而且對今后管理者參考文件資料也容易產生誤導作用。文書檔案的整理工作缺乏連續性，使其完整程度也隨之受影響，比如某些文件資料出現缺頁甚至斷章的現象，或者文件資料的落成時間、公章的缺失。所以說，辦公室文書檔案的收集整理工作一定要注重檔案材料的完整性、準確性。

1.2 相關管理工作人員工作態度、素質有待提高

一些企業管理人員能力素相差較大，導致組成的工作團隊責任感、工作效率方面都不盡如人意。人力資源部在招收文書檔案管理人員時應該注重應聘者的工作能力，特別是個人的素質和信仰，否則會使工作結果與預想結果相差甚遠。部分企業在檔案資料的整理和分類方面做的不是特別到位，沒有運用計算機信息化的整理方式，致使在資料檢索過程繁瑣，會花費大量時間在檔案信息的提取上。還有一種情況，很多的文書檔案管理人員管理意識較差，缺乏專業性，對機密文件、紅頭文件比較重視，而對那些普通文件卻不做整理歸類，形成了整體的工作效率和質量低下，出現資料殘缺、不完整、檔案失去真實性以及檔案時間不連貫等現象。這一系列的因素造成了檔案整理人員責任感缺失，沒有存在感，使文書檔案的整理和查閱更加困難，從某些角度來說，反而不利于企業的發展。

1.3 管理收集方案、模式不適應于時代

企業的辦公室文書檔案管理工作的重要性已經為許多高層管理者所認識到，但如今的文書檔案管理存在一個很大的需要改進的地方，就是很多企業仍采用傳統的紙質整理方式，用傳統的人工記錄，這種資料收集模式效率低下，并且紙質資料的存儲方式需要很大的空間來對這些檔案進行存放。計算機技術可以使所有的紙質檔案轉化為電子版本，然后再將這些電子檔案錄入到相應的計算機系統中進行存儲。除此之外，我們還應注意對管理人員文書檔案管理工作的監督，防止監督方面出現漏洞，部分企業并沒有制定相應的管理規范，管理人員的行為沒有得到約束，從而使管理工作的順利進行難度增大。

2 進一步打破辦公室文書檔案收集與歸檔工作的瓶頸

2.1 建立完整的檔案收集制度

文書檔案的管理工作必須要有一個完善的管理制度，高層管理者要不斷的加強自身管理能力的學習與提高。有很多新奇、創新的管理方案制度通過有關的企業家雜志提出，高層管理者要對這些新的管理制度有所了解，如果說對于企業的長足發展有利的制度，企業應該加以引進，從而達到保證文書檔案的管理高效率的目的，并組織員工積極地參加相關培訓和講座等活動，增加員工日常工作能力，提升自身組織責任感。各個單位應該因地制宜，制定符合自己公司的文書檔案整理制度，科學高效的劃分出檔案資料的歸檔劃分規則和范圍。以及明確檔案收集期限，進行檔案合理的統一收集保管，防止有些管理人員留下檔案自用，能夠提高材料收集效率及檔案管理人員工作積極性。文書檔案管理系統應該包括各部門相關的考核制度，規范工作人員對檔案材料的處理和打印過程，全面提高辦公室文書檔案管理的工作效率，促進辦公室文書檔案管理總體水平的提升。不僅能夠有效提高文件資料的整體收集效率，而且能夠保證文件資料的整體利用率。

2.2 加強檔案收集與歸檔工作團隊素質建設

文書檔案管理工作想要高效率高質量的進行推進，不僅需要建立完善管理體系，還需要加強對檔案管理人員自身素質和工作技能、專業性的培養。相關的企業、部門應針對管理人員培養問題，對員工的時間安排有一個大致的了解，適時的組織文書檔案管理人員的培訓，而且培訓不僅是加強員工的工作能力，而且要加強素質建設，加強員工對工作重要程度的認識。很多企業都已經認識到，如果要做好辦公室文書檔案的收集和整理工作，那么就要提高文書檔案工作管理人員自身的意識和能力，提高管理人員對于檔案資料的敏感性和專業性、知識性，這樣不僅能夠保證文書檔案收集、歸檔工作的順利展開，而且能夠保證文書檔案工作管理的整體質量和效率。企業還應對文書檔案管理工作的重要性進行宣傳教育，有效提升檔案管理人員的整體素質，達到提高文書檔案收集及歸檔工作效率及質量的目的。要在潛移默化中用企業文化影響檔案管理員工，使其自覺提高自己的專業知識和技能，以更高的道德水平要求自己，改正自身不足之處，深入團隊中，為企業的長足發展致力于建設更高效的團隊，提高自身的工作能力，做好本職工作，從而達到提高文書檔案的收集與歸檔工作效率。

2.3 引進更先進的收集管理創新模式

文書檔案的管理人員必須要切合實際情況，然后設定自己的工作模式，幫助單位管理者創建新的管理機制，保證文書檔案的管理高效性，并積極地參加相關培訓和講座等活動，增加日常管理工作的時效性。同時計算機技術的使用可以使在今后檔案查閱的時候，方便查找、方便檢索、方便整理。最后就是利用現代信息技術來提高文書檔案的整體建立和完善，利用信息技術來輔助辦公室文書檔案的收集和歸檔，不僅能夠減少人為收集歸檔的誤差，而且能夠保證文書檔案的整體工作效率，將文書檔案自身的作用力充分發揮出來。在檔案收集管理的過程中可以引進計算機工具，實際錄入時，不僅可以通過人工錄入的方式，同時還可以使用掃描儀、照相機、傳真機等各種各樣的先進設備，這樣可以使檔案信息整理變得更加快捷簡便。

3 結語

文書檔案工作記錄著企業資料和重要行政管理活動，是辦公室管理的重要方面，將會對企業將來的重大決策有著參考作用，甚至會影響到企業大方向的發展。實際進行工作時既要有，專業的人員和管理團隊，又要有完整、規范的制度建設，這樣才能將文書檔案科學有效率的進行開展。所以企業要增強相關管理人員的認識和意識，強化素質建設，并在進一步的工作發展中，對文書檔案的管理工作也應逐步進行改進，更好的開展工作，服務于企業。

參考文獻

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