加強醫(yī)院檔案管理努力實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化研究

王建福　姜庚

摘 要：“沒有規(guī)矩，不成方圓”，社會發(fā)展的過程中，管理成為企業(yè)現(xiàn)實運營效益的重要內(nèi)容和組成部分，而醫(yī)院在日常事務的開展中，由于醫(yī)療機構(gòu)作為城市建設的特殊存在，其下設部門也在科室過多、日常公務較為繁雜的過程中，進行相關(guān)設備、人員、醫(yī)療檔案的管理也較為困難。而在管理亂象中，醫(yī)院的檔案管理屬于病者隱私，這也是加強醫(yī)院檔案管理而開展檔案管理現(xiàn)代化的主要原因。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；檔案管理現(xiàn)代化

現(xiàn)實生活中，部分醫(yī)院的檔案管理還在沿用傳統(tǒng)管理模式，使得檔案管理不可避免的出現(xiàn)混亂現(xiàn)象，甚至會影響實際醫(yī)院日常業(yè)務的正確開展。在不能對大量病者檔案信息治療的妥善管理中，醫(yī)院作為城市建設的基本保障，其檔案信息資料過于龐大且在記錄醫(yī)院運行的方方面面的過程中，醫(yī)院檔案管理也成為實際業(yè)務工作開展的關(guān)鍵內(nèi)容，其工作的開展也成為醫(yī)院整體管理水平的實際體現(xiàn)。

1 目前醫(yī)院檔案管理現(xiàn)存在的問題

1.1 檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的管理意識

檔案管理作為醫(yī)院日常開展的重要工作內(nèi)容其也對實際工作運營起著至關(guān)重要的作用；但受到傳統(tǒng)管理理念和意識的束縛，仍有少部分醫(yī)院對其相應工作進行忽略或無視。隨著醫(yī)院將發(fā)展重心放在醫(yī)療環(huán)境和醫(yī)療技術(shù)進行改革時，其檔案管理人員的實際管理工作存在管理意識模糊的狀態(tài)，也使得實際管理水平于實際標準存在差異。而領(lǐng)導缺乏管理意識、綜合管理體系不明確、考核制度不嚴謹?shù)?，也在不能有效培養(yǎng)專業(yè)檔案管理員的過程中，其管理人員對管理工作進行敷衍。

1.2 檔案管理人員的管理制度不健全

由于醫(yī)院多數(shù)從事人員對現(xiàn)實檔案管理不重視，也導致其在沒有構(gòu)建出同一、降權(quán)、完善的檔案管理制度和標準中，使運行部門實際管理的技術(shù)和方式通過學習或參照其他醫(yī)院管理經(jīng)驗進行機構(gòu)內(nèi)容的分散管理，而每天求醫(yī)的人員過多、科室過多；使得管理人員需整理的檔案逐漸增多的同時，以造成了管理混亂的現(xiàn)象[1]。即在信息收集費時、浪費資源的過程中，傳統(tǒng)檔案管理所需的大量人員也對實際管理成本、人力、物力的過度投入中，因人工檔案的收集、整理、歸檔的失誤而造成病者信息遺失或泄露，都會引起醫(yī)療糾紛。反之，如相關(guān)檔案管理的成本投入較少，其工作開展勢必不能與醫(yī)療服務進行同步發(fā)展，而重要文件、檔案，也會因管理不善，致使信息收集不全、記錄不完整等現(xiàn)象的出現(xiàn)，阻礙醫(yī)院業(yè)務開展的同時，也會影響醫(yī)院整體的管理水平。

1.3 檔案管理隊伍的不規(guī)范管理

城市建設的不斷發(fā)展，其城市基礎(chǔ)設施的建設和完善也受到社會各界人士和行業(yè)的關(guān)注。在醫(yī)療事業(yè)不斷推進的過程中，醫(yī)院的檔案信息也在醫(yī)院職責、科室的細致劃分中出現(xiàn)對應增加，而醫(yī)院為確保數(shù)量增加的同時起管理的質(zhì)量不會受到影響，檔案管理部門的工作人員也必須做到規(guī)范管理，以確保出現(xiàn)管理混亂概率的降低。但由于多數(shù)工作人員對實際開展的檔案管理的重要性存在不重視的情況，在關(guān)鍵信息資料、照片、錄音、患者資料管理意識不強、人員的管理意識不高的過程中，常常出現(xiàn)重復保存、分散丟失的現(xiàn)象，并在后期的資料恢復中很難恢復相應數(shù)據(jù)，也造成了資料安全風險的增加。

1.4 檔案管理人員的素質(zhì)不高且管理體系較為陳舊

醫(yī)院在人才選用和人才培養(yǎng)方面，通常都重視醫(yī)療人才的引進和培養(yǎng)，而對實際運營過程中的檔案管理專業(yè)的人才進行忽略，在領(lǐng)導階層不重視其管理工作的同時，也使得檔案管理人員的綜合素質(zhì)普遍較低；在專業(yè)知識、職業(yè)素質(zhì)、實踐經(jīng)驗都與規(guī)定指標存在相當差距。也導致進行檔案管理工作的人員自身的專業(yè)知識和技術(shù)能力存在不足，即多數(shù)管理人員是半路出家或從其他科室調(diào)用過來；在沒有系統(tǒng)化、專業(yè)化、整體化的專業(yè)培訓中，也對實際的檔案管理工作的進程和效率進行影響。

除此之外，檔案管理設計醫(yī)院運營的方方面面，其信息量大、工作量高、管理困難也是傳統(tǒng)管理模式不能適應現(xiàn)代社會發(fā)展進程的主要原因。為此，在借助現(xiàn)代化計算機技術(shù)進行自動化系統(tǒng)控制和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的運行中，醫(yī)院和政府施工單位也要對其所處地區(qū)的現(xiàn)實情況和經(jīng)濟條件進行適當?shù)默F(xiàn)代化檔案管理模式的開展。

2 加強醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容

2.1 加強醫(yī)院檔案管理的認識

在對醫(yī)院現(xiàn)實的檔案管理工作的開展中，醫(yī)院管理者和決策者首先就需對上下人員進行檔案管理重要性的意識灌輸和認識，在以宣傳教育或開展會議等方式。加強人員對開展檔案管理作用、意義的普及，也能在全員都掌握和認識其重要性中，對現(xiàn)有的管理模式進行實踐、分析和總結(jié)，并在創(chuàng)造出更好的醫(yī)療環(huán)境里，使其能在有效分析醫(yī)院現(xiàn)有弊端和問題的過程中，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)和檔案法的學習，對進行檔案管理的地位進行提升[2]。也是提高醫(yī)院人員在醫(yī)療服務和檔案管理的過程中，通過提升對檔案管理的認識中，自上而下進行潛移默化的影響和作用。

2.2 完善醫(yī)院檔案管理制度

在醫(yī)院將集中統(tǒng)一管理作為原則是，通過對檔案系統(tǒng)化、制度化、規(guī)范化的管理制度建立，也是在建設一套適應于醫(yī)療設備檔案管理制度中，通過充分利用為醫(yī)院提供多元化、綜合性的便捷服務。而在這樣的過程中，明確崗位責任制、建立檔案管理體系、培養(yǎng)專業(yè)人員、定期開展設備維護、知識教學等也成為構(gòu)建完善醫(yī)院檔案管理制度的條件。

2.3 提升醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員是實際檔案工作開展的執(zhí)行者，對現(xiàn)實的管理質(zhì)量有著直接關(guān)系。而提升其專業(yè)水平和專業(yè)知識的實時培訓，也能確保其熟練掌握檔案管理工作的開展和工作效率的確保。

3 加強醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容現(xiàn)代化的措施

醫(yī)院開展檔案管理現(xiàn)代化是社會發(fā)展進程中的必然趨勢，而醫(yī)院在參照自身發(fā)展需求時，將更高效、更便捷的醫(yī)院工作服務進行提升；也需要在加強基礎(chǔ)設施建設、培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)人才、規(guī)范信息化管理中，通過現(xiàn)代信息化實現(xiàn)檔案管理的軟硬設施、設備能在資金保障的過程中，對醫(yī)院內(nèi)部運營進行醫(yī)院檔案信息化設備的建設和完善。此外，由于醫(yī)院檔案管理的信息資料過于繁雜，醫(yī)院在加強對管理人員的專業(yè)能力和技術(shù)能力的培訓中，也要對其實際的實踐能力和應變能力進行綜合考核和加強。在對管理人員專業(yè)體系結(jié)構(gòu)框架的構(gòu)建和完善中，對其知識、檔案信息觀、現(xiàn)代化意識的提升，也是開拓其業(yè)務能力和視野，并進行單一專業(yè)型向多元化復合型的轉(zhuǎn)變。在加大學習電子檔案文件的管理制度，將其電子管理向著規(guī)范化、標準化的方向發(fā)展，也是在嚴格遵循國家規(guī)定標準的過程中，按照醫(yī)院現(xiàn)實發(fā)展需求進行對應管理方式和管理技術(shù)的應用；也是保障檔案信息安全性和保密性的關(guān)鍵[3]。

4 結(jié)束語

綜上所述，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化，也是在傳統(tǒng)檔案管理模式不能適應現(xiàn)代社會發(fā)展進程時，相關(guān)人員通過現(xiàn)代計算機技術(shù)對其進行實時的技術(shù)改良和革新。在將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息進行現(xiàn)代化電子數(shù)據(jù)信息的轉(zhuǎn)變中，一方面對醫(yī)院檔案管理的成本投入進行降低，另一方面，也在加強各科室之間的信息往來的同時，減少了人力、物力、財力的過度消耗及工作效率的大大提升。

參考文獻

[1]羅軍強，張曉霞，邱熾輝.加強醫(yī)院檔案管理努力實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化[J].中國醫(yī)院管理，2000，（8）：28.

[2]鄭程巍.試論加強醫(yī)院檔案管理努力實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化[J].辦公室業(yè)務，2013，（23）：186-187.

[3]孫瑞琳.淺談如何加強醫(yī)院檔案管理的有效性[J].人力資源管理，2017，（4）：273.