文書檔案連鎖法、文檔一體化和文件生命周期理論的異同

馬曉波

摘 要：本文對文書檔案連鎖法、文檔一體化和文件生命周期理論的區別進行了介紹，對三者之間的聯系進行了分析，借以深化理案論學習，進一步提高檔管理的工作水平。

關鍵詞：文書檔案連鎖法；文檔一體化；文件生命周期；檔案管理

文書檔案連鎖法，文檔一體化，文件生命周期管理理論是不同時期的對文件檔案的管理方法和理論，具有一定的歷史特色。其核心都是對文件檔案的生成、保管、利用、銷毀全過程的管理。連鎖法包括的四個統一就是文件具體管理模式。文檔一體化管理更是緊密結合了檔案管理方法，將立卷、著錄、鑒定等原來屬于檔案工作的內容提前，在文件工作階段完成。文件生命周期在現階段更具有其鮮明的信息特點，包含更廣泛的文書、文件、檔案等內容。

1 文書檔案連鎖法、文檔一體化、文件生命周期理論基本內容

文書檔案連鎖法是20世紀30年代國民政府文書檔案改革運動的主要內容，在特定的時代背景和條件下發揮了重要作用；概括地說就是由總收發室按既定的分類方案，將本機關全部收發文件進行分類編號，采用三聯單進行一次登記，然后把文件送至主辦單位，經辦完畢的公文隨即由機關檔案室進行立卷。

文檔一體化管理就是從公文處理和檔案管理的連續性和整體性出發，以文件生命周期等理論為依據，借助計算機及網絡技術，實現從文件生成制發到歸檔管理的全過程控制。文檔一體化的核心是綜合管理和全程控制，建立起規模的、統一的文書檔案管理體制，實現文檔管理一體化、利用一體化、規范一體化，推動文檔一體化與其他多種信息資源的一體化進程。

文件生命周期就是指文件從形成到銷毀或作為檔案永久，經歷了一個完整的運動過程，研究文件的這一發展過程及規律的理論被稱為文件生命周期理論。文件生命周期理論是揭示文件運動過程及其發展變化規律的理論，它是現代檔案學的基本理論之一，1940年美國學者最早提出，隨后不斷完善和發展，自上世紀80年代引入我國。其準確地揭示了文件運動的階段變化、文件運動過程的前后銜接和各階段的相互影響，為檔案部門或人員對文件進行前端控制提供了理論依據。

2 文書檔案連鎖法、文檔一體化、文件生命周期理論的聯系

文書檔案連鎖法的思想理論依據是：文書和檔案本來就屬于同一個事物，是同一個事物的不同過程。文件生命周期理論認為，文件的運動是一種呈線形的群體運動。文件從其產生經過現行執行效用的實現而被暫時保存起來，直到全部使用目的達到再無利用價值而被銷毀。或者因為還具有永久保存價值而轉化成檔案的全過程，就是文件生命周期理論。

文檔一體化管理理論以文書檔案連鎖法和文件生命周期理論為依據，將原來處于相對獨立狀態的文書、檔案兩項工作予以整合，將立卷、著錄、鑒定等原來屬于檔案工作的內容提前，在文件工作階段完成。這樣，既保證了檔案形成前期工作的質量，也避免了重復勞動，極大地提高了檔案工作的效率，是檔案管理工作更加科學化與系統化。

“文件生命周期”理論為實現“文檔一體化”管理并對文件進行前端控制提供了理論基礎。文件生命周期理論從邏輯上把文件和檔案視為緊密聯系又相互區別的不同階段的同一事物，必然形成文件、檔案一體化的發展趨勢。因此，文件生命周期理論為文檔一體化管理提供了理論依據，文檔一化管理反映了文件生命周期理論的內在要求。

3 文書檔案連鎖法、文檔一體化、文件生命周期的差異比較

提出時間不同。從三種理論的基本內容論述我們可以看出文書檔案連鎖法的提出在1930年左右，文件生命周期理論是1940年提出，上世紀80年代引入我國，而文檔一體化理論是隨著計算機信息技術的發展，在繼承文件生命周期等理論基礎上而發展而來的，其提出時間最晚。

描述側重對象不同。文書檔案連鎖法由于歷史緣由其主要適用對象于紙質書寫公文，文件生命周期理論提出主要針對電子文件，其側重于電子文件的真實可靠、安全完整，而文檔一體化理論的描述不僅僅是文件，更側重于計算機及網絡技術為代表的信息技術。

完整性不同。文件生命周期理論，我國學者習慣將文件生命周期劃分為四個階段，即制作階段、現行適用階段、暫時保存階段和永久保存階段。文件生命周期理論涵蓋上述四個過程。而文書檔案連鎖法，似乎文件運轉到檔案室就是整個文書檔案工作的終結，其只介于第一階段和第二階段之間，而事實上，文件向檔案室歸檔只是檔案工作的開始。連鎖法根本沒涉及文件的檔案管理階段。因此，連鎖法不可能揭示文件運動全過程中不同階段的價值形態、服務對象、管理方式的不同特點。文檔一體化理論的核心內容是文件、檔案生成、管理、利用三個一體化，利用管理系統將公文處理與檔案管理相結合，充分利用公文處理過程中形成的數據信息，避免檔案部門的重復勞動，其理論主要集中在文件生命周期的第二和第三階段。

總之，無論是從文件的管理還是從檔案的管理，都需要以理論為基礎，結合自身的特點，綜合分析適用范圍，選擇適合自身的管理方法和理論依據，充分利用文書檔案連鎖法、文檔一體化、文件生命周期理論的優勢，規避不足，形成切實可行、科學有效的管理方案，才能將檔案工作做的更加科學、有效、完整。在現在信息化時代，以文件生命周期為主要檔案管理方法。任何文件從生成到銷毀的生命周期很多已經進入某信息化管理系統，保存在存儲設備中，應該遵循電子文件的生命周期管理模式。電子文件具有易存儲，易修改等特性，應該依據各自不同的應用范圍賦予其利用權限和修改權限，制定其整個生命周期不同使命。

參考文獻

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