淺談高校學生檔案管理對學生就業的服務作用

董紅亮

摘 要：在現代化發展的過程中，高校學生的檔案就業服務功能在社會實踐中具有非常重要的作用。所以在開展工作的過程中，應該加強對這方面的管理與控制，制定出完善的措施來實現高校學生檔案就業服務的有效提升。本文介紹了學生檔案管理在就業中的服務作用，分析了現階段學生檔案管理的現狀問題，最后重點提出了一些加強檔案管理的措施，以期為高校的檔案管理人員提供參考。

關鍵詞：高校學生；檔案管理；學生就業

在當前高校學生就業的過程中，檔案在其中扮演著非常重要的作用，檔案的內容不僅包含了學生的個人簡歷、在校期間的成績，還包含了一些社會實踐經驗等，這對學生日后的就業都有著一定的影響。因此，在信息化發展的背景下，要明確學生和就業之間的關系，找準關鍵點，制定出完善的策略，加強對高校學生的檔案管理工作，為日后的就業提供保障。

1 高校學生檔案管理對學生就業的服務作用

1.1 為學生和用人單位提供查閱服務的作用

學生在就業中，檔案有著非常重要的作用，在收集和整理等環節中，都涵蓋了他們在校期間的各種表現和社會實踐，也是綜合實力的一種體現。學生擇業過程中，在向用人單位推薦自己的時候，可以將檔案看作是主要證明材料。讓用人單位和學校可以清楚的掌握學生的個人信息，有利于畢業生就業。

1.2 做好檔案傳遞的工作

高校檔案管理工作是一項系統化的工作，以傳遞的形式與學生的就業實現同現流動。學生在畢業之后，是否找到了相應的工作，檔案的傳遞工作都必須完成，這是檔案管理的基本需求。因此，檔案管理部門，要增強管理意識，整理畢業生的檔案，按照規定的時間給相關部門投遞檔案。

2 高校學生檔案管理的現狀分析

2.1 管理的意識淡薄

在高校學生日常的管理工作中，學校的領導對于檔案管理工作的認識不夠深刻。一般是有專業輔導員在管理，在缺乏檔案管理人員，沒有專業培訓的情況，這些監管人員的思想比較落后，業務水平也達到不到專業化的要求。不少省份的學生在遞交檔案的時候，往往是學生本人直接帶過來的，其中的一些紙質檔案可能會有遺漏，嚴重影響了檔案的可靠性。

2.2 內容簡單化

在管理工作上沒有太大的變化，學生的檔案主要是由各個部門收集、整理和歸納，其中包含了學籍檔案、登記表、成績表和團員組織黨等內容。但是這些還不足以體現學生的綜合能力，且在描述的過程中，缺乏實質性，內容方面沒有過多的創新。可靠性也不高，對于學生日后的就業沒有過多的幫助。

2.3 管理方式落后

部分高校對于學生檔案的開發與利用還處于一個初始階段，在管理模式方面比較落后，一般都是手動操作，沒有將信息技術應用到其中，不能在短時間對大部分人需要的檔案信息實行統一化的查詢與管理。而檔案管理的體制和內容也制約著學生檔案的開發與利用，畢業生在拿到檔案的時候，也只能證明這是自己的學業證據，對于用人單位而言，沒有任何實質性的作用。

3 加強高校學生檔案管理，促進學生就業的措施

3.1 加強宣傳力度，增強高校師生的檔案管理意識

高校學生的檔案管理所涉及到的部門是非常多的，在校的領導、教務人員和教師要認識到學生檔案管理在就業中的作用。所以要加強宣傳力度，思想觀念上有一定的提升，以認真的態度對學生的未來負責，建立一支高素質的檔案管理隊伍，保障學生檔案的完整性。通過對檔案信息進行有效的分析與研究，主動利用各項信息技術，及時的發現和處理問題，探索出新的方法。檔案管理人員要積極參加學校組織的各項培訓工作，改變傳統的檔案管理模式，掌握互聯網技術，以多種方式實現對檔案的綜合利用率。學生自身也要不斷促進自我檔案意識的增強，重視對自己檔案的管理，為之后的就業提供更多有效的保障。從思想上認識到學生檔案不僅是學生在校的一種證明，更是用人單位選拔人才的主要依據。

在人才市場競爭日漸激烈的背景下，畢業生的求職范圍也在擴大，他們的求職意識在不斷增強，因此要充分發揮檔案材料對學生就業的指導性作用。從學生在入學開始，就需要對學生檔案管理形成重視，做好檔案管理工作。收集學生在校期間的社會實踐、選修成績等，還有對各類證書也要進行及時的整理與歸類，為畢業生就業提供良好的基礎。

3.2 豐富管理的內容，完善管理制度

在日常的管理工作中，應該做到實事求是，將學生的思想素質、學習成績和性格特征等都要進行一個科學且合理化的客觀記錄。盡量使用一些專業化的語言去評價學生在校期間的各種表現。負責管理的檔案教師在收集材料的時候，要著重突出學生的個人特色。確保檔案的真實性。根據新時期的基本需求，在檔案管理方面也應該有明確的規定，明確哪些材料是屬于歸納的范圍。尤其是學生在個人表現方面，所以要建立一套完整的管理體系，明確檔案部門的職責，對歸檔材料進行選擇。增強對管理人員的培訓工作，進而提高檔案管理的效率，促進學校各項工作的協調發展。

在完善管理制度的基礎上，還需要對管理內容和手段進行豐富。可以利用計算機技術，對檔案進行信息化的處理，并通過學生檔案信息管理系統，讓檔案管理工作集中化。還可以成立專門的檔案小組，有計劃、有組織的開展工作，構建完善、先進的管理系統，充分發揮出檔案信息化的整體效益。還可以增加檔案信息數據管理的相關內容，對檔案相關信息做好管理。不僅如此，還可以將其他方面的一些檔案資料納入到整體管理活動之中，以此擴大檔案管理的內容范圍，提高管理的全面性，使其成為學校教育工作開展的堅實基礎。

3.3 做好檔案管理的整理工作，發揮其在就業中的積極作用

高校應該以時間為出發點，對畢業生的檔案材料進行統一的歸納與整理，而在整理的過程中，對思想道德素質材料、黨員組織材料等進行分類。確保檔案內容的有序性，這不僅是對學生個人信息的有效保障，也是利于在這個階段內學校對學生信息的分類和匯總。在這樣的基礎上，學校就能根據學生不同職業發展傾向來做出合理化的就業指導，進而提升學校的就業率。其次，從學校的角度出發，有責任將學校的發展和競爭優勢展示給用人單位，這樣可以建立一個長期合作的共享平臺，更好的幫助學生就業。做好檔案的審核作用，查看是否有遺漏的點，并在應該蓋章的地方蓋上相應的公章，確保每一位畢業生的檔案內容完整，手續方面也都齊全，材料的可靠性高。最后，還要制定出完善的策略，加強對高校學生檔案就業服務實效性的研究力度，確保后期查詢資料的便捷性。

4 結束語

高校學生檔案工作是一項比較復雜的系統性工作，隨著形勢的不斷變化，管理工作也應該跟隨時代發展的步伐，要進行適當的創新與發展。同時，高校也要積極了解當前的就業形式，這對提升學生的檔案管理有著積極的作用，只有將檔案管理工作和學生的就業形式聯系在一起，才能促進大學生就業，實現教育改革的目的。

參考文獻

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