如何有效管控核電項目建安竣工文件歸檔質(zhì)量

摘 要：竣工文件是核電項目施工活動全過程的真實記錄，為以后電站的生產(chǎn)維修、事故處理、擴建、改建、審計等提供參考信息及價值憑證，但如何保證竣工文件的歸檔質(zhì)量，保證竣工文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性一直是核電項目檔案工作關(guān)注的重點。本文主要以海陽AP1000核電工程項目竣工文件管理經(jīng)驗為例，總結(jié)了竣工文件常見問題以及導(dǎo)致問題的原因，并提出了解決措施，給同行及后續(xù)項目提供經(jīng)驗及參考。

關(guān)鍵詞：竣工文件 過程控制 歸檔質(zhì)量

1 引言

核電工程項目分為核島廠房、常規(guī)島廠房、BOP輔助設(shè)施等，其建設(shè)規(guī)模大、建設(shè)周期長，參與建設(shè)的單位多，子項多，各單位相互之間的接口以及單位內(nèi)部各專業(yè)、各施工隊間的接口繁多，因此核電項目在建設(shè)過程中，建安供方產(chǎn)生的各類文件、記錄數(shù)量龐大、種類繁多、專業(yè)性強，如何有效管控這些文件、記錄，確保其滿足后續(xù)竣工文件移交的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性要求成為檔案部門關(guān)注的重點，并需要積極協(xié)調(diào)、采取措施來提高文件的歸檔質(zhì)量。

2 文件存在的問題

2.1早期文件形成質(zhì)量狀況

在對海陽核電一期工程竣工文件檢查時發(fā)現(xiàn)，在工程開工早期文件形成質(zhì)量較差，存在各種基礎(chǔ)性問題，如文件的表格樣式問題，書寫規(guī)范性問題，隨意更改文件內(nèi)容不簽名及日期等等。同時在早期，由于人員管理經(jīng)驗及重視程度等原因，缺少對竣工文件管理的統(tǒng)籌規(guī)劃以及對后期竣工文件移交等的長遠(yuǎn)考慮，過程中的文件質(zhì)量未能有效把控，導(dǎo)致后期整理竣工文件時，問題一并暴露，給竣工文件工作人員增加了文件整理、審查、整改及歸檔難度，進而影響了文件的移交進度。

2.2竣工文件出現(xiàn)的常見問題

竣工文件存在的問題可從專業(yè)性及規(guī)范性兩個方面來闡述，并且不同類型的文件會出現(xiàn)不同問題。下面主要對幾類典型文件列舉幾例常見問題：如質(zhì)量計劃類文件常見問題：質(zhì)量計劃表頭填寫不全、填寫潦草；已完工序已選點未簽字；關(guān)閉欄未及時填寫；各級單位簽字放行時間邏輯不對等。報審類文件如文件編碼不符合AP1000四段碼要求，出現(xiàn)五段六段；報審文件的附件順序與報審表上列的順序不一致等；報審的復(fù)印件的文件，未蓋相關(guān)單位公章；附件報審的資質(zhì)類文件不清晰等。施工記錄類文件常見問題：部分須填寫的欄空白，養(yǎng)護記錄養(yǎng)護人簽名為機打簽名；部分施工記錄未按程序要求進行編碼，例如：文件類型錯誤；未編寫編碼；序列號編寫錯誤。 工程照片常見問題：拍攝不及時、整理不及時、移交不及時；未按業(yè)主要求編制六要素；雖已按業(yè)主要求編制了word版的照片六要素，但沒有保存原始照片。

3 解決措施

3.1領(lǐng)導(dǎo)重視

卓越核安全文化八大原則中的第二條就是領(lǐng)導(dǎo)重視，在文件檔案管理領(lǐng)域，領(lǐng)導(dǎo)也需要提高重視程度，避免以前重建設(shè)輕檔案的做法，也只有領(lǐng)導(dǎo)給予充分重視，檔案工作才能順利開展，核電檔案質(zhì)量才能從根本上得以解決。

3.2合同管理

將文檔管理的基本要求納入到合同管理中，如竣工文件編制的質(zhì)量要求，移交方式、數(shù)量、份數(shù)、移交時間等納入到合同條款中，明確施工承包商的責(zé)任。在合同支付申請中，增加了文檔會簽的職能，使文檔移交和單位工程移交同步進行。另外，還需制定相應(yīng)的文檔考核條款，明確相應(yīng)的獎懲措施。只用將文檔管理貫穿到合同執(zhí)行的全過程，才能確保項目竣工文件收集質(zhì)量，以便順利移交。

3.3文檔程序體系管理

《核電廠質(zhì)量保證安全規(guī)定》（HAF 003）文件控制和記錄章節(jié)中中分別規(guī)定了文件的編制、審核和批準(zhǔn)、文件的發(fā)布與分發(fā)、文件變更的控制和質(zhì)量保證記錄的編寫、收集、貯存和保管等要求。《核電廠質(zhì)量保證記錄制度》（HAD 003/04）規(guī)定：“每個核電廠必須按書面程序和指令建立和執(zhí)行有關(guān)質(zhì)量保證記錄的編寫、標(biāo)識、收集、編索、貯存、保管及處理的制度。”并且這些管理要求覆蓋了核電業(yè)主、核電項目的總包商（工程公司）和專業(yè)分包商等單位及其文檔部門、職能部門以及全體工作人員對核電文件檔案的管理。因此，在開工之前，必須根據(jù)核安全法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范以及業(yè)主程序及合同要求，建立總承包方程序體系，內(nèi)容需涵蓋包括文件的編、審、批要求，提交、編碼、格式、通信渠道等文檔管理各個方面的工作，同時需將這些要求延伸至承包商的程序中，并在工作中嚴(yán)格執(zhí)行。

3.4同步性控制

各單位應(yīng)將文檔工作納入項目管理的發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，應(yīng)與項目的立項準(zhǔn)備、建設(shè)和竣工驗收同步實施。

工程項目建檔工作應(yīng)與項目進展同步，工程竣工文件材料的積累、編制和審定工作應(yīng)與工程建設(shè)過程同步，檢查文件的形成應(yīng)與檢查項目的計劃進度同步，工程檔案驗收應(yīng)與工程竣工驗收同步。

3.5檔案分級管理

業(yè)主公司文件、檔案和資料工作在業(yè)主公司文檔管理部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，接受國家、部、省檔案行政部門、國家核安全局、原子能機構(gòu)和集團公司的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。監(jiān)理單位、總承包商和承包商建立本單位完善的文檔管理程序體系和組織機構(gòu)，明確文檔歸口管理部門，并配置足夠且合格的人力資源。各級單位文檔歸口管理部門統(tǒng)一管理本單位全部文件、檔案、資料，對文檔進行集中控制。

3.6 過程控制

文件的形成質(zhì)量需要從源頭抓起，竣工文件是真實記錄工程詳細(xì)情況的技術(shù)資料，是工程從開工到竣工實施逐漸積累而形成的，過程控制到位，竣工文件的質(zhì)量就從根本上有了保證。首先在過程中就要保證文件形成與實體的同步，這是竣工文件合格的前提條件，或工程開工前，文檔人員需對各承包商開展文件及檔案管理相關(guān)培訓(xùn)，并負(fù)責(zé)編制有關(guān)教材以發(fā)給施工單位，在工程施工過程中，檔案人員要深入現(xiàn)場對施工單位竣工文件的編制提供實質(zhì)性指導(dǎo)，早發(fā)現(xiàn)問題早解決，避免問題都積壓到竣工文件階段，影響文件的移交質(zhì)量及移交進度。

3.7強化全員檔案意識

竣工文件的形成不僅僅是檔案部門的事，文件的形成遍及各個專業(yè)部門，每個專業(yè)工程師都可能產(chǎn)生需要歸檔的文件，這就很有必要宣貫全員檔案意識，強化檔案管理理念，如開展定期培訓(xùn)制度，使各部門各專業(yè)有關(guān)技術(shù)人員及時了解和掌握檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、合同及程序要求，并明確現(xiàn)場技術(shù)管理人員對竣工文件的質(zhì)量責(zé)任。

4 海陽核電后續(xù)項目竣工文件管理建議

4.1以海陽核電項目二期創(chuàng)優(yōu)為目標(biāo)，做好文檔管理工作

提前介入學(xué)習(xí)核電項目創(chuàng)優(yōu)工作對檔案的歸檔要求，并在項目前期做好策劃，固化并明確管理要求，后續(xù)各承包商統(tǒng)一執(zhí)行，為項目創(chuàng)優(yōu)提前打好基礎(chǔ)。

4.2合并重組后效益最大化

原中電投工程公司常規(guī)島板塊與國核工程合并重組，由于原中電投在常規(guī)火電方面有著較為成熟的檔案管理體系，而國核工程也積累了一定的AP1000核島方面檔案管理的經(jīng)驗，因此，合并重組后應(yīng)發(fā)揮各自優(yōu)勢，核島與常規(guī)島應(yīng)互相借鑒良好經(jīng)驗及實踐，做好經(jīng)驗反饋，加強經(jīng)驗交流，在后續(xù)項目的檔案管理方面各取所長，使海陽核電后續(xù)項目的檔案管理更上一臺階。

5 總結(jié)

綜上所述，核電檔案是體現(xiàn)核電工程施工質(zhì)量的重要組成部分，是核電廠投入商運后管理、維修、改造等工作的重要依據(jù)和基礎(chǔ)，是提升工程項目管理水平的重要環(huán)節(jié)，因此參與核電建設(shè)的各級單位以及人員都要重視過程中文件的形成質(zhì)量，保證文件的真實、準(zhǔn)確、完整，為日后電站的安全運行以及生產(chǎn)維修提供可靠的檔案依據(jù)。

作者簡介

李春穎（1982— ），女，吉林人，工程師，主要從事竣工文件管理工作。