信息社會視角下辦公室文書檔案管理工作的改革探討

張艷芳

摘 要：網絡信息化社會是我國未來經濟發展的必然趨勢，更是當前企業與政府傳統職業轉型的首要前提，針對相應的辦公效率和資料管理上具備著傳統無法匹敵的優勢，特別是辦公室文書檔案管理工作中，針對數目不斷增長的資料和檔案而言，有效的采取管理手段，能夠滿足資料的安全性和實用性，對后續檔案的使用和轉移也具備著準確性的前提。本文將根據現有辦公室文書檔案管理工作的弊端進行分析，以信息化實用的意義探查改革方法與對策，確保企業或政府機構的正常發展。

關鍵詞：信息社會；檔案管理；改革探討

辦公室文書檔案管理工作是企業或政府用來統計人事或項目材料的工作部門，其本身雖然遵循著相應的規律進行檔案存儲，并依靠相應的管理手段和環境確保檔案的完整性與功能性。但在檔案不斷積攢的過程中，會逐漸出現空間不足或排序混亂的情況，以至于嚴重影響項目后續進程或人事資料的提取，對企業或政府造成大量的經濟財產損失。

1 辦公室文書檔案管理工作改革的必要性

辦公室文書檔案管理工作是我國當前企業及政府職權人事實行的基礎，更是相應工作的經驗的有效貫徹，針對相應具備特性的工程或項目更具備憑證的作用，對我國法制社會的建設提供了有效的前提依據，更為人事管理方面的需求提供了相對系統的框架。

但在當前網絡信息化普及的環境下，傳統的辦公室文書檔案管理工作已經難以滿足社會經濟飛速發展的步伐，與此同時在檔案儲存查閱方面也具備著相應的困難，對相應的查閱效率有嚴重影響的同時，更容易造成資料混亂錯誤，為企業或政府單位的職能實施埋下隱患。

故而有效的辦公室文書檔案管理工作改革，是當前社會為滿足相應職能所必須做出的改變，一方面能夠滿足相關檔案的管理，并有效解決相應的檔案存儲用地，大大降低了檔案管理成本；另一方面則利用信息化的特性，方便了辦公室文書檔案的管理，更大大提高了相應提取效率，為企業人事管理和項目管理提供了基礎保障。

2 現階段我國企業辦公室文書檔案管理工作存在的問題

2.1 辦公室文書檔案管理工作與信息社會發展嚴重脫節

伴隨著社會經濟的飛速發展，我國辦公室文書檔案管理工作仍舊停留在相對傳統的紙質檔案管理模式，伴隨著數據不斷增多也面臨著檔案混亂和難以查詢的難題，延誤了相關職業與項目的資料查詢效率，更容易出現因為保存問題的破損或是遺失狀況出現，為相關責任人或企業造成嚴重的經濟損失同時，對后續檔案庫的實行意義造成了極大的困擾，并加重了相關檔案管理人員的任務量，使后續管理環境仍舊難以改善。

2.2 辦公室文書檔案管理工作人員缺乏相關專業知識和技能

在社會經濟化轉型的今天，傳統生產力早已經擺脫了束縛，并且擁有了更加廣泛的延伸平臺，這些都是依靠著網絡信息技術才能達到的特性，對于相關工作的系統化和專業化要求也越來越高。尤其是在辦公室文書檔案管理工作方面的專業知識技能缺乏，更面臨著相應管理手段無法滿足其他部門的需求狀況，造成企業或政府整體效率無法真正達到貫徹，并為后續大信息化環境的發展埋下了隱患，導致企業或地方政府專業化知識與技能無法普及，造成整個企業或政府，在開展工作方面與社會脫節。

2.3 辦公室文書檔案管理工作人員轉型困難

辦公室文書檔案管理工作涉及極多的檔案材料整理，如果將現有紙質材料進行數據信息化的轉移，勢必會面臨將傳統紙質向信息化轉型的過程，一方面加重了資料轉換的工作量，促使文書檔案管理人員的排斥感；另一方面則容易出現疏漏增強了相應檔案的二次資料遺失風險，故而確切的解決辦法是企業辦公室文書檔案管理工作轉型的要務。

3 建立健全我國企業辦公室文書管理工作改革的方法和對策

3.1 對辦公室文書檔案的管理方式進行改革創新

辦公室文書管理的方式進行改革，能夠在很大程度上提高辦公室文書檔案管理工作的效率，是我國企業辦公室向規范化邁進的必經之路。

為了解決在企業辦公室文檔的管理過程中出現檔案登記記錄不明確的情況，對其管理方式要大力進行改革創新。首先，在今后的文書檔案管理過程中，要明確檔案的具體責任人，就是在辦公室人員接受一份文書后，必須對其有個準確地了解并明確其責任。其次，文書檔案管理工作要有完善的分工體系，要分工具體，落實到個人，減少文書管理的過程中出現錯誤等。

3.2 建立企業辦公室文書檔案管理的保障工作

企業辦公室的文書檔案管理工作是為了保障企業的信息安全和為整個公司在辦公過程中提供方便的一項工作，因此，對文書檔案的保障機制非常重要。引進先進可靠地安全系統不僅提高的文書檔案的安全性，還在一定程度上體現了我國現代企業的改革創新意識，有利于企業人員工作效率的提高。

3.3 完善辦公室文書檔案的檢索系統

完善辦公室文書檔案的檢索系統要確保文書檔案保存的完整性與安全性，并且檢索系統方便于查找文書檔案和將其歸檔，以促進相應工作的后續使用條件，并針對計算機的使用和歸檔采取有效的系統設置，并未相應檔案存儲提供更加規格化與完整化的存儲流程，以方便后續工作人員或相關人員的資料查找。

3.4 定期清理過期或失效的文檔

過期或者失效的文檔不僅沒有任何的使用價值，還占用了一定的儲存空間，浪費有限的辦公室資源，并且極容易與其他文檔混淆，為文檔的查找使用造成了阻礙，因此，定期的清理失效或過期的文檔對提高企業辦公室文書管理工作的效率有重要意義。

3.5 加強辦公室文書檔案管理人員的專業技能培訓

在這個信息化與時俱進的時代，信息與經濟并存使信息量日益增大。企業辦公室的文書管理工作作為信息化的一部分，無法擺脫這種趨勢而獨善其身，為了使信息化更好的滲透到經濟生活的層層面面，要求辦公室的管理者及相關的工作人員具備一定的專業知識和技能，所以加強辦公室文書檔案管理相關人員的專業技能培訓是有力的手段，要起到取長補短，完善其身的作用，使辦公室的文書檔案管理工作能夠符合新時代下信息化社會的要求，能夠適應社會發展的潮流，從而大大的提高我國企業辦公室文書管路工作的質量。

4 結語

信息時代的發展改變了我國傳統的經濟體系發展模式，以其優異的統籌條件和數據條件完善了相應工作的缺點與平衡，并在此基礎之上極大提高了工作的效率。辦公室文書檔案管理工作是我國企業與政府關鍵的檔案部門，其本身便具備著檔案的梳理和提取職能，以先進信息化時代的發展來看，將完善合理的系統運用到其中是將來我國檔案管理的發展趨勢，若無法跟上信息化的潮流，將勢必導致后續企業或政府職能出現漏洞，為檔案管理埋下隱患。

參考文獻

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