新形勢下對檔案“完整安全原則”的再思考

尹麗華

摘 要：對于信息社會而言，檔案管理工作不僅面臨發展機遇，同時也存在一定的挑戰。提高檔案管理工作的力度可以說已經成為了一個必然，也是檔案管理工作的需求。本文針對新形勢之下的檔案管理工作完整安全原則進行了細致分析，首先總結了檔案管理工作中存在的問題和面臨的困難，之后結合完整安全原則對檔案管理工作的優化途徑進行了分析，希望可以給相關工作的開展提供一些參考。

關鍵詞：新形式；檔案工作；完整安全原則

在整個檔案事業當中，檔案工作的開展可以說處于基礎地位，結合檔案管理工作的對象來對檔案使用者提供基本的咨詢和查詢服務，這樣就可以給人們帶來便利，同時更應該將歷史原貌加以維護。同時檔案也要起到相應的憑證作用。檔案工作的性質決定檔案必須具有足夠的真實性，所以要保證其安全和完整，尤其是近年來科學技術發展水平不斷提高，所以我們應該結合新形勢來重新思考檔案的完整安全原則。

1 檔案工作的挑戰和難題

首先，電子檔案具有相當復雜多樣的生成環境，現在辦公自動化也已經得到了大力推廣，但是一直以來，各地區的建設標準并不統一，所以無法統一管理；其次，檔案管理網絡化也存在一定的問題，很多地區的網絡化建設，負責管理檔案的部門并沒有參與進來；第三，由于網絡技術和存儲格式也在不斷發生變化，這些也給電子檔案的長期儲存帶來了麻煩。

在新的技術環境之下，電子檔案的安正安全性的含義也在不斷出現變化，為了維護電子檔案的真實性，相應的安全標準也要做出一些改變，這也已經成為檔案安全保障工作當中的難題。

第一，關于檔案的完整，在電子檔案的背景之下，檔案內容經常是處于流動狀態的，所以檔案材料的丟失也就成為一個在所難免的問題；同時電子檔案本身具有相當復雜的信息結構，存儲方式也多種多樣，難以統一制式，如果處于分散狀態存儲的話，也很容易造成數據丟失問題。第二，關于檔案的安全問題，由于借助于電子計算機設備，檔案信息本身也有了可更改這一特性，所以難以全面保障檔案信息的真實性；同時電子檔案技術保護難度顯著提高，網絡復雜性對于知識產權的保護也是相當不利的。

2 關于“完整安全原則”

在當前的新形勢之下，檔案的完整性和安全性的內涵以及維護的要求都在不斷發生變化。舊有的完整安全原則可以說已經無法適應于現階段工作開展的需求了。所以對于完整安全原則而言，我們可以從兩個角度去總結這個問題。

首先，應當保證電子檔案的完整性。電子文件的形成規律比較特殊，很多后工序都被提前，在文件形成階段就已經實現了，與此同時，電子文件本身也存在著技術特點，載體形式并不唯一，所以計算機管理方面存在一定的特殊需求，電子文件在歸檔整理工作的內容不斷變得更加多樣和復雜。其次，要保證電子檔案的安全性。在過去我們以保護檔案實體作為基礎，現在則開始側重于保證電子檔案的安全性。但是電子檔案存在的特點也直接給檔案保護工作帶來了一些挑戰。

3 新形勢下維護檔案完整安全原則的要點

1）提高安全意識

為了進一步保證檔案的完整性和安全性，我們應該結合現階段檔案管理工作中遇到的問題來找到宣傳要點，建立一個可行的安全體系。強化社會群體對于維護檔案完整安全的認知，將檔案保護的責任意識、憂患意識、法制意識等充分融入到檔案工作價值體系中，營造優良的檔案完整安全保護環境，促進檔案安全保護工作的順利開展，促進檔案在社會運行過程中的實際應用價值的有效發揮。

2）積極改進檔案工作設施設備在維護檔案完整與安全的過程中，應當積極爭取上級領導部門的認可和支持，將檔案安全工作納入到日常工作體系中，將檔案安全體系建設納入到檔案事業發展規劃中，并積極改進檔案工作設施設備，為檔案安全體系建設工作的順利進行奠定堅實的基礎。在構建檔案安全體系后，應當結合檔案工作的實際情況，明確檔案工作的實施目標，并以此為依據，采取適宜且高效的實施措施，推進檔案安全保護工作的順利開展。與此同時，相關部門應當定期對檔案安全體系建設情況進行檢查和監督，制定檔案安全管理責任書，將檔案安全管理工作落到實處，制定有效的考核指標，通過自查、抽查與考核三種方式的密切配合，確保各部門認識到檔案安全保護的重要性，積極主動投入到檔案安全管理工作中，維護檔案完整與安全。

3）加強檔案工作人才培養

當前社會發展形勢下，各級檔案部門普遍面臨著重點檔案搶救任務急、數量多、專業人員不足等問題，嚴重影響檔案工作效率。在多種因素的影響和限制下，各級綜合檔案館只得將重點檔案搶救任務外包，但此種方式難以對檔案安全進行有效的監管和控制，嚴重制約著檔案的完整性與安全性。為進一步維護檔案完整與安全，應當加強檔案工作人才培養，建立檔案安全保護體系，充實檔案安全保護的人才信息庫，最大程度上滿足檔案安全保護工作的發展需求，維護檔案完整與安全，推進檔案事業的穩定持續發展。

4）優化檔案保護管理環境

在維護檔案完整與安全的過程中，應當積極改善檔案庫房保管條件，加強設備維護，為檔案安全保護創造優良的環境。應當將檔案庫房與辦公室進行有序分離，檔案庫房內不應存放雜物，檔案庫房應當堅固且牢靠，門窗淫蕩具有良好的密閉型，檔案庫房影響原理火源、水源和污染源，并滿足國家檔案管理的相關防火、防塵、防潮等要求。檔案庫與其他建筑房屋的隔墻均要采用防火墻，庫內還要有消防裝置，庫房內要掛遮光窗簾，有了合乎要求的庫房還要有適合的現代化的裝具和設備。檔案裝具也應堅固耐久，便于管理。庫房適合安裝安全封閉、防光、防塵的檔案柜和密集架，庫房內有空調、報警系統、干濕溫度表。

4 結語

經過前文總結，我們不難發現，在新形勢之下，為來保證檔案工作的發展和前進，首先需要我們保證檔案的完整性和安全性。檔案的形成是伴隨著社會實踐而直接形成的，所以其作用就是將歷史面貌還原出來。在檔案體系建設時，我們也要采取相應的對策，將防治結合起來，重視安區間原則，提高保護力度，這樣才能保證檔案管理工作的安全完整性，讓檔案發揮出應有的價值來。

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