提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑

閆蕾

[摘 要] 檔案的科學(xué)化管理，從本質(zhì)上來講就是以科學(xué)理論為指導(dǎo)，采用科學(xué)的手段對(duì)檔案進(jìn)行管理。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案已經(jīng)成為一種重要的信息反饋資源，對(duì)于各項(xiàng)決策的調(diào)整與實(shí)施有很重要的作用。面對(duì)著越來越重要、越來越繁雜的檔案管理工作，提高檔案的科學(xué)管理水平也越來越急迫。

[關(guān)鍵詞] 檔案管理 科學(xué)化水平 路徑

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案已經(jīng)突破了傳統(tǒng)的文字形式。通過不斷的改革和變化后，檔案管理工作漸漸地采用了多媒體技術(shù)，將圖、文、聲、像等不同形式的檔案充分的實(shí)現(xiàn)，使記錄的活動(dòng)情況更真實(shí)、具體。檔案作為一種重要的信息反饋資源，如何提高檔案管理科學(xué)化水平，不僅需要明晰科學(xué)化水平的提高的內(nèi)涵是以科學(xué)理論作為檔案管理工作的指導(dǎo)，同時(shí)還需要堅(jiān)持以科學(xué)的管理方法作為推進(jìn)檔案管理工作的保證，同時(shí)明晰堅(jiān)持以科學(xué)制度來保障檔案管理工作的有序進(jìn)行，最大限度地提高檔案管理的質(zhì)量和效益。因此，檔案管理科學(xué)化水平提高的需求在面對(duì)當(dāng)今信息服務(wù)功能逐漸提高的時(shí)代背景下也變得越來越重要。

一、新時(shí)期進(jìn)一步提升檔案管理科學(xué)化水平的重要性

（一）逐步提升檔案管理科學(xué)化水平能夠滿足科學(xué)發(fā)展觀的要求

檔案資源是對(duì)我國(guó)優(yōu)秀文化資源的反映，不僅形式多樣，并且具有較為豐富的內(nèi)容，其管理工作也涉及到社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)等多個(gè)方面。對(duì)檔案資源實(shí)施科學(xué)化管理，能夠促使檔案資源得到有效的利用，進(jìn)而保證檔案管理工作的開展可以滿足科學(xué)發(fā)展觀的要求。因此必須加強(qiáng)對(duì)提升檔案管理科學(xué)化水平的重視，促使檔案管理的社會(huì)功用得到充分的發(fā)揮，最大限度提升檔案資源的有效利用價(jià)值[1]。

（二）積極開展檔案管理的科學(xué)化建設(shè)能夠滿足信息化發(fā)展的需求

新時(shí)期，我國(guó)信息技術(shù)得到了飛速的發(fā)展并且社會(huì)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用愈加廣泛，信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作的影響程度也逐漸加強(qiáng)，在信息技術(shù)的作用下，檔案管理的方式、載體等都發(fā)生了一定的變化，對(duì)檔案管理工作人員提出了新的要求。

（三）檔案管理科學(xué)化建設(shè)能促進(jìn)檔案工作穩(wěn)步發(fā)展

新時(shí)期雖然檔案部門逐步加強(qiáng)了對(duì)檔案管理工作的重視，檔案管理也取得了較大的發(fā)展成效，但是從整體上進(jìn)行分析，我國(guó)檔案管理工作仍然存在著巨大的發(fā)展空間，檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提升，檔案管理的科學(xué)化建設(shè)工作也不夠理想。而檔案管理部門積極推進(jìn)檔案管理的科學(xué)化建設(shè)，不僅能夠提升檔案管理水平，也可以為我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造良好的條件，促使檔案工作在新時(shí)期可以獲得持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展。

二、我國(guó)當(dāng)前檔案管理工作現(xiàn)狀

伴隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，人們對(duì)檔案信息的數(shù)量、質(zhì)量要求也是越來越高，人們更多地采用電子技術(shù)來存貯一些有價(jià)值的檔案信息。就目前而言，大多數(shù)的檔案信息都存儲(chǔ)在光盤或者磁帶等介質(zhì)上面，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)類檔案相比還是存在著一些比較明顯的弊端，這就導(dǎo)致很多新問題的出現(xiàn)，比如如何確保新的存儲(chǔ)技術(shù)的穩(wěn)定性以及可靠性、如何保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性。與此同時(shí)，在一些檔案管理部門中仍然存在著大意疏忽，對(duì)檔案信息的安全性不夠重視的現(xiàn)象存在等等。面對(duì)這些涌現(xiàn)出來的全新問題，檔案管理工作者還需要不斷提升自己的能力，適應(yīng)整個(gè)社會(huì)的發(fā)展。面對(duì)這些新時(shí)代提出的挑戰(zhàn)，采取有效的管理措施，不斷創(chuàng)新才可以在原有基礎(chǔ)上不斷提高檔案管理科學(xué)化水平，營(yíng)造出可以發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。

三、提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑

提高檔案管理的科學(xué)化水平，不僅要深入研究和把握檔案管理工作規(guī)律，同時(shí)也要以科學(xué)務(wù)實(shí)的態(tài)度，努力探索新時(shí)期檔案管理工作的有效途徑，以此來推進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新，使得檔案管理工作更具時(shí)代特色，更為有序，更為科學(xué)，而且也可以使管理工作更加便捷高效[2]。

（一）做好人員培訓(xùn)工作，全面提高工作人員的素質(zhì)和能力

對(duì)于檔案管理工作來說，它是一項(xiàng)“人”的工作，檔案管理工作人員是檔案管理工作的主要實(shí)施者和參與者，因此，在現(xiàn)階段之中，要想有效地提高檔案管理的科學(xué)化水平，就必須要做好人員的培訓(xùn)工作，全面提高工作人員的素質(zhì)和能力，只有這樣才能夠?yàn)闄n案管理工作輸送高質(zhì)量的工作人員，才能夠有效地提高檔案管理工作的科學(xué)化水平。首先，要采取有效的措施提高工作人員的工作能力。伴隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案和信息的數(shù)量也正在成幾何級(jí)增長(zhǎng)，這樣的情況使檔案管理工作變得更加復(fù)雜，因此，必須要定期開展培訓(xùn)工作，革新工作人員的工作方法，全面貫徹落實(shí)現(xiàn)代化的檔案管理工作方法，只有這樣才能夠讓檔案管理工作者具備應(yīng)對(duì)現(xiàn)代檔案管理工作形式的工作能力。其次，要加強(qiáng)對(duì)管理意識(shí)的培養(yǎng)。檔案管理工作科學(xué)化發(fā)展對(duì)檔案工作人員提出了更高的要求，不但要具有扎實(shí)過硬的管理技術(shù)，還要有貼合現(xiàn)代社會(huì)的管理意識(shí)。在這方面，相關(guān)的部門要有針對(duì)性地對(duì)管理人員展開培訓(xùn)，要以管理人員所從事的工作領(lǐng)域?yàn)榛A(chǔ)展開培訓(xùn)，要確保管理人員能夠熟知相關(guān)的法律和法規(guī)，并要牢記行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，只有這樣才能夠更好地與現(xiàn)代社會(huì)接軌，實(shí)現(xiàn)提高科學(xué)化水平的目標(biāo)。

（二）要想提高檔案管理的科學(xué)化水平，就必須要以革新理念為先導(dǎo)

眾所周知，人的思想會(huì)決定人的行動(dòng)，而人的行動(dòng)又會(huì)對(duì)思想產(chǎn)生一定的影響，正是因?yàn)檫@樣的情況，所以無論對(duì)什么樣的工作來說，其要想更好地進(jìn)步和發(fā)展，就必須要加快思想革新的步伐。在新時(shí)代背景之下，要想進(jìn)一步提高檔案管理工作的科學(xué)化水平，就必須要以革新理念為先導(dǎo)，加快檔案管理思想的轉(zhuǎn)變，樹立起新的檔案管理管理理念。首先，從事檔案管理工作的工作人員必須要用新的眼光和新的思維去重新審視檔案管理工作，要拋棄陳舊過時(shí)的管理理念，全面貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，并要以此為指導(dǎo)改進(jìn)檔案管理工作中的不足之處。其次，要全面樹立服務(wù)意識(shí)，將檔案管理工作看成是一項(xiàng)服務(wù)性工作，切實(shí)提高檔案管理工作的主動(dòng)性和超前性。相關(guān)工作人員必須要加強(qiáng)對(duì)社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的了解，全面掌握社會(huì)對(duì)信息的需求方向，只有這樣才能夠找準(zhǔn)檔案管理工作的中心和重點(diǎn)，才能夠開展有針對(duì)性的檔案管理工作。第三，要貫徹落實(shí)檔案管理工作的安全意識(shí)，確保檔案的公開化和透明化不受到侵害，并要不斷地提高檔案和信息的安全性和完整性[3]。

（三）加快信息化建設(shè)的建設(shè)步伐

對(duì)于檔案管理工作來說，信息化是其實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的必然條件之一，在某種角度上來說，要想更快更好地實(shí)現(xiàn)提高檔案管理的科學(xué)化水平的目標(biāo)，就必須要加快信息化建設(shè)的建設(shè)步伐[4]。首先，要做好硬件設(shè)備的保障。對(duì)于檔案管理的信息化建設(shè)來說，如果沒有硬件保障，那么一切都只是空談，所以，在這方面，相關(guān)部門必須要加強(qiáng)對(duì)實(shí)際情況的掌握，要以實(shí)際情況為基礎(chǔ)合理地增加投入，完善并確保基礎(chǔ)設(shè)備的質(zhì)量，為加快信息化建設(shè)提供必須要的硬件支持。其次，檔案管理工作人員必須要以相關(guān)的軟件為支持，構(gòu)建起電子閱覽室，只有這樣才能夠在拓展檔案管理工作渠道的同時(shí)讓檔案管理更好地與社會(huì)發(fā)展接軌，才能夠推動(dòng)信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)。

（四）要加快標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的步伐

根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的相關(guān)要求，工作人員必須要完善保管檔案的條件，要著力改變傳統(tǒng)檔案管理模式，拋棄過時(shí)陳舊的分散式檔案管理模式，加快綜合檔案室的構(gòu)建步伐，要通過綜合檔案室來對(duì)檔案和信息實(shí)行集中的統(tǒng)一式管理，要建立并完善日常管理制度，并要做到專人專責(zé)。其次，必須要做好各個(gè)類型的檔案的移交與審批工作。就目前檔案的類型來看，其既有傳統(tǒng)的文本型檔案，又有現(xiàn)代化的電子型檔案，無論是何種類型的檔案，在從事移交和審批工作的時(shí)候，都必須要按照相關(guān)的程序來辦理，并要遵守相關(guān)的規(guī)定，要杜絕越級(jí)操作等現(xiàn)象。需要注意的是，對(duì)于流動(dòng)性和變更性較大的檔案，必須要定期開展匯編工作，只有這樣才能夠確保檔案管理不會(huì)出現(xiàn)質(zhì)量問題。

四、結(jié)語

綜上所述，在新的時(shí)代背景之下，我們要想加快檔案管理科學(xué)化水平的提高速度，就必須要做好人的工作，做好培訓(xùn)工作，加快管理觀念的革新，必要采取有效的措施完善檔案管理的信息化建設(shè)和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。只有在這些工作的基礎(chǔ)上，不斷研究實(shí)際情況和社會(huì)的需求方向，才能夠有效地提高檔案管理工作的科學(xué)化水平，才能夠做好檔案工作，推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步。（作者單位：永城市人民醫(yī)院黨委辦公室）

參考文獻(xiàn)：

[1]楊秀娟.加強(qiáng)科學(xué)化管理提升檔案管理水平[J].中國(guó)科技投資，2016（25）：172.

[2]賀志華.提高檔案管理科學(xué)化水平的具體方法探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（21）：206.

[3]李瑞敏.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（15）：98.

[4]傅麗賢.提高檔案管理科學(xué)化水平的策略探討[J].網(wǎng)友世界.云教育，2014（14）：64.