高校設備全生命周期管理模式的理論構建與實踐探索

田 鵬, 落巨福

(天津師范大學 國有資產管理處, 天津 300387)

在充分發揮使用效益成為高校設備管理主要目標的背景下,國內學者和高校工作人員對設備全程管理[1]、精細化管理[2]、動態管理[3]及TNPM[4]等管理理念和模式進行了理論研究和實踐探索,全生命周期管理是眾多理念中在高校管理實踐中應用度較廣的一種管理模式[5-6]。構建適合高校實際的設備全生命周期管理模式,一方面可以借鑒并運用企業的“流程管理”與“全生命周期管理”理念[7],另一方面可以參照部分高校已經實施的同類管理模式。但由于各高校在辦學規模、學科屬性、管理理念和傳統機構設置等方面的差異,設備管理機構的部門歸屬、名稱和職能范疇也不盡相同[8],因此如何將企業理念和兄弟院校管理模式的他山之石在高校中引進、內化并有效實施,是高校提高設備管理實踐中要不斷探索的問題。

1 構建高校設備全生命周期管理模式的理論基礎和技術路線

從固定資產管理角度,設備分為通用設備和專用設備兩大類,在使用方向上分為教學、科研、行政、生活、生產、技術開發、社會服務和其他共8個方面,從價值上可分為一般設備和貴重儀器設備(單價≥10萬元)。不同類別、不同使用方向,不同價值以及不同經費來源的設備,其管理目的和要求不盡相同,在不同的高校中設備管理模式呈現多樣化。

構建設備全生命周期管理模式的核心是實現設備管理系統化、規范化和信息化的動態管理過程。在系統論的視角下,設備全生命周期管理模式是設備管理主體在統一的目標下,通過規范流程和完善運行機制對設備實施“從生到死”的管理過程,關鍵是在管理流程各環節之間實現設備管理主體的信息交流并構建反饋機制。構建設備全生命周期管理的技術路線是:在了解當前高校設備管理及其存在問題的基礎上,切實制定管理流程并明確不同環節上的管理主體,進而規范形成設備管理的標準信息,通過制度建設實現信息交流、形成反饋機制。

2 高校設備全生命周期管理模式的實踐探索

天津師范大學國有資產管理處作為學校的設備管理職能部門,在確保學校儀器設備完好的基礎上,以充分發揮設備的使用效益為目標,根據高校設備管理的有關規定,多年來持續對設備的系統化管理[9]、配置管理[10]、采購管理模式[11]、維修[12]和開放共享[13]等進行了研究和探索,總結形成了構建設備全生命周期管理的經驗和研究成果,并將不同階段的研究成果應用到實際工作中,逐步實現了每臺設備從申請立項、論證審批、采購安裝、驗收上賬、使用維修、效益考核、調劑調撥到報廢處置的全生命周期管理模式(見圖1)。并在完善“天津師范大學資產管理數字化平臺”和開發“天津師范大學采購管理系統”的基礎上,將這兩個平臺進行對接,初步實現了全生命周期的信息化管理。

2.1 切實制定設備管理流程

高校設備管理系統的要素包括申請、論證、審批、采購、驗收、上賬、使用保養、維修、處置以及效益考核[9],這些要素即全生命周期管理的內容。按照設備“從生到死”的順序,結合學校實際規范了管理流程,將設備管理明確劃分為申請立項、論證審批、招標采購、驗收上賬、使用維修、效益考核、調劑調撥和報廢處置共8個環節,40個節點。每個環節包括3～6個不同的節點(見圖1)。

圖1 儀器設備全生命周期管理模式結構體系

2.2 規范管理指標形成標準信息

通過梳理設備管理流程各環節、各節點的實際工作內容,提取出設備全生命周期管理的9項主要指標,包括:A-預算清單(含名稱、價值、數量、生產廠家、品牌型號和經費來源)；B-技術規格；C-用途(使用方向和開放共享)；D-預期效益(使用機時、成果產出和培訓人員)；E-放置地點及安裝條件；F-使用人(操作或管理人員)；G-使用效益(設備的考核結果)；H-運行費用(使用過程中的維護、耗材和維修費用)；I-合同信息(供應商、質保期和與預算清單內容對應的合同清單)。

管理流程的各環節與9項主要管理指標有不同程度的相關性(見表1),即各環節的管理主體都通過分析這些指標的具體內容來實施管理。因此,將管理指標的內容表述進行規范,形成含義唯一、表述科學準確的標準信息,從申請立項到報廢處置,每個環節都統一使用標準信息,奠定信息交流和反饋的基礎。

2.3 明確管理主體及其職責

在表1中使用人與設備管理流程的各環節相關,故將其確定為設備管理主體,即校內所有設備的使用人和領用人為設備管理的具體責任人。使用人所在的設備使用單位,是設備管理8個環節的主體管理單位,承擔設備及其使用人的日常管理。國有資產管理處作為學校設備主管單位組織落實設備論證審批、驗收上賬、使用維修、效益考核、調劑調撥和報廢處置等環節的管理職能,是這6個環節的主管單位之一。財務處具有審核和監督設備上賬及報廢處置的職能,確定其為驗收上賬和報廢處置環節的主管單位之一。招標采購管理辦公室負責組織設備的采購執行、監管安裝和驗收工作,是采購安裝及驗收上賬環節的主管單位之一。

表1 設備全生命周期管理基礎信息表

注:表中A—I代表的內容與文中2.2所代表的內容一致。

2.4 完善管理制度

在天津師范大學國有資產管理辦法(試行)的基礎上,通過修訂和完善學校固定資產配置管理、實驗室設備管理、辦公設備配置以及采購、驗收、上賬、處置等管理制度和實施細則(見表1),形成了覆蓋管理流程各環節的內部反饋機制,為設備全生命周期管理體系整體運行和發揮作用提供了保障。

2.5 構建信息化管理基礎上的流程和反饋機制

在完成規范管理機制和標準信息建設的基礎上,將原來獨立建設的“采購管理系統”和“資產管理數字化平臺”進行對接,進而建成了設備全生命周期管理系統。同時,主體單位通過管理系統將設備管理指標規范錄入,形成數據庫,供全生命周期管理各主體使用,全面實現設備管理的網上辦公,其具體內容如下:

(1) 申請立項。使用單位根據需求調研后,通過采購管理系統申報采購計劃,內容包括預算清單、技術規格、用途、預期效益、放置地點及安裝條件、運行經費和使用人等指標。必要時項目使用單位需進行內部論證,確保設備購置的必要性和可行性。

(2) 論證審批。單價或批量預算金額≥10萬元的設備購置項目由國資處組織專家進行論證,論證通過后再提交學校審批,審批后方可形成購置計劃。論證不僅對申請立項的各項指標進行復核,而且對使用單位的發展規劃、工作任務以及校內同類設備的數量和使用效益等進行綜合分析,形成綜合性的論證建議提交學校審批。審批結果通過采購管理系統反饋給使用單位和招標采購管理辦公室。

(3) 招標采購。凡通過國資處或學校審批的采購計劃,招標采購管理辦公室方可按照采購制度實施采購,并形成規范的合同信息,通過系統反饋給使用單位和國資處。

(4) 驗收上賬。在使用單位和國資處共同完成實物驗收后,使用人在“資產管理數字化平臺”中核對“預算清單、技術規格、用途、預期效益、放置地點及安裝條件、運行經費和合同信息”等指標,并申請上賬,國資處資產管理科確認無誤后確認上賬。

(5) 使用維修。使用人按照合同中的相關條款和設備技術說明書的內容,定期對設備進行保養和維護,出現故障后及時報修,國資處負責審核維修計劃,單次預算金額達到10萬元的大型儀器設備維修,需組織專家進行論證,維修供應商按照政府采購規定確定。維修完成后在系統中完成維修記錄。

(6) 效益考核。由國資處按學年組織實施,每學年的“使用效益”錄入系統,作為各單位實施管理的依據。

(7) 調劑調撥。校內調撥由調入和調出單位申請,國資處審核同意后網上辦理；校外調撥需由學校審批后執行。

(8) 報廢處置。使用單位通過對設備技術規格、用途、使用效益和運行經費等指標進行綜合判定,確實沒有使用價值的設備可提出報廢,大型儀器設備需進行論證,通過后方可報廢。國資處履行學校審核職責并向上級主管部門申報。

3 結語

實踐運行證明,系統化、規范化、信息化基礎上的設備全生命周期管理可明顯提高高校設備管理的工作效率,節約人力成本,同時對提高設備使用效益具有一定的促進作用。在此基礎上,作為設備主管部門,需要加強校內設備全生命周期管理意識的宣傳,并加強設備管理隊伍建設,切實制定辦公設備、教學設備和科研設備的配置標準,在系統化管理的同時確保不同使用方向設備管理的科學性和可行性。要不斷完善全生命周期管理過程中的主要管理指標,及時進行調整,優化系統的功能。另外,在實現“采購管理系統”和“資產管理數字化平臺”有效整合的基礎上,要完成與學校財務管理平臺的對接,使設備購置預算的前端管理與財務預算管理結合,后端設備賬與財務賬管理結合,全面提升設備的全生命周期管理水平。