國(guó)有企業(yè)辦公類固定資產(chǎn)及辦公用品管理制度研討

王儀成

引言

國(guó)有企業(yè)經(jīng)過多年的發(fā)展，在對(duì)現(xiàn)代企業(yè)管理手段運(yùn)用方面已經(jīng)有了長(zhǎng)足的進(jìn)步，尤其是對(duì)企業(yè)辦公類固定資產(chǎn)以及辦公用品的管理方面，已經(jīng)取得了較好的效果。但是不可否認(rèn)的是，由于各方面因素的影響使得依舊存在很多問題有待解決。因此，對(duì)國(guó)有企業(yè)辦公類固定資產(chǎn)及辦公用品管理制度進(jìn)行研究具有重要意義，本文將就此進(jìn)行探討。

一、現(xiàn)階段國(guó)有企業(yè)辦公類固定資產(chǎn)及辦公用品管理上存在的各種問題

（一）管理觀念陳舊，管理制度不夠完善

在一些國(guó)有企業(yè)管理過程中，常常存在管理觀念落后，管理制度不夠完善，導(dǎo)致管理措施落實(shí)不力的問題。同時(shí)，對(duì)于辦公類固定資產(chǎn)管理而言，由于其折舊年限較短，有很大一部分辦公類固定資產(chǎn)在申請(qǐng)折舊之后就不在進(jìn)行管理。由于缺乏有效的管理，一些還可以重復(fù)使用的辦公固定資產(chǎn)沒有得到妥善處理，使得國(guó)有企業(yè)辦公類固定資產(chǎn)流失情況較為嚴(yán)重。

（二）相關(guān)管理人員缺乏足夠認(rèn)識(shí)

辦公類固定資產(chǎn)由于種類較多，涉及到的方面也較廣。同時(shí)對(duì)于一些大型國(guó)有企業(yè)而言，每年需要折舊的固定資產(chǎn)數(shù)量較多，部分管理者對(duì)辦公類固定資產(chǎn)的管理認(rèn)識(shí)存在不足，有些人甚至?xí)X得只要國(guó)有資產(chǎn)不丟失、不損壞就等于管理妥當(dāng)。由于管理意識(shí)淡薄，一些單位甚至沒有建立起有效的辦公資產(chǎn)管理制度，對(duì)管理者沒有形成問責(zé)機(jī)制，使得一些管理者即使造成較為嚴(yán)重的后果也不會(huì)受到懲罰。一些企業(yè)沒有形成對(duì)辦公固定資產(chǎn)進(jìn)行維護(hù)的制度，甚至出現(xiàn)設(shè)備丟失而無人問責(zé)的情況。這是造成國(guó)有企業(yè)辦公類固定資產(chǎn)出現(xiàn)流失的重要原因。

（三）對(duì)辦公固定資產(chǎn)缺乏有效的統(tǒng)計(jì)管理

一些大型國(guó)有企業(yè)由于在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)沒有對(duì)辦公固定資產(chǎn)進(jìn)行有效的統(tǒng)計(jì)管理，使得這些資產(chǎn)的數(shù)量、損壞程度等情況沒有一個(gè)準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)結(jié)果，有些管理者甚至不了解本單位的辦公類固定資產(chǎn)的數(shù)量及使用情況。有些企業(yè)購(gòu)買辦公類固定資產(chǎn)或辦公用品，但是由于沒有及時(shí)入賬，在統(tǒng)計(jì)過程中出現(xiàn)資產(chǎn)來源不明的情況。有些單位對(duì)辦公用品購(gòu)買之前的審批較為隨意，出現(xiàn)胡亂審批，購(gòu)買一些多余的辦公固定資產(chǎn)或辦公用品，造成物品積壓和資金浪費(fèi)，極大地提高了企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本。

二、強(qiáng)化國(guó)有企業(yè)辦公固定資產(chǎn)管理的相關(guān)措施

（一）強(qiáng)化管理意識(shí)

要實(shí)現(xiàn)國(guó)有企業(yè)辦公類固定資產(chǎn)的有效管理，杜絕出現(xiàn)資產(chǎn)流失的現(xiàn)象，首先要對(duì)企業(yè)辦公類固定資產(chǎn)管理者進(jìn)行有效教育培訓(xùn)。通過進(jìn)行廣泛的宣傳，采取有效的措施，使得企業(yè)內(nèi)部對(duì)辦公類固定資產(chǎn)的管理意識(shí)得到加強(qiáng)。通過對(duì)資產(chǎn)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和相關(guān)法律教育，強(qiáng)化對(duì)國(guó)有企業(yè)固定資產(chǎn)管理的認(rèn)識(shí)。尤其是對(duì)于相關(guān)負(fù)責(zé)人而言，強(qiáng)化管理意識(shí)，統(tǒng)一管理思想，是確保國(guó)有企業(yè)辦公類固定資產(chǎn)得到妥善管理的有效途徑。因此，在對(duì)企業(yè)管理者進(jìn)行培訓(xùn)過程中，一方面要求其對(duì)現(xiàn)代企業(yè)管理的流程和步驟等進(jìn)行熟悉，另一方面也要建立起良好的管理機(jī)制，對(duì)于存在的管理漏洞及時(shí)進(jìn)行封堵，避免出現(xiàn)資產(chǎn)流失的情況。

（二）建立完善管理制度

管理制度是管理效果的有效保證，通過制度的約束可以有效提高管理效果。針對(duì)不同國(guó)有企業(yè)的工作特點(diǎn)，要建立適合自身的管理制度。同時(shí)，針對(duì)企業(yè)現(xiàn)階段對(duì)辦公類資產(chǎn)的管理情況，建立專門的管理機(jī)構(gòu)對(duì)辦公類固定資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。對(duì)于一些固定資產(chǎn)較少、規(guī)模較小的企業(yè)，可以將辦公類固定資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)同財(cái)務(wù)或生產(chǎn)部門進(jìn)行合并。對(duì)于已經(jīng)超過使用年限的設(shè)備，要及時(shí)進(jìn)行登記，同時(shí)對(duì)于這些已經(jīng)超期使用的設(shè)備，在更換時(shí)要統(tǒng)一更換，避免由于分散更換造成資產(chǎn)流失。對(duì)于人為問題造成的設(shè)備損壞或資產(chǎn)損失，要對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰，避免出現(xiàn)國(guó)有資產(chǎn)流失的現(xiàn)象。

（三）采用科學(xué)管理手段

現(xiàn)代企業(yè)管理已經(jīng)對(duì)辦公類固定資產(chǎn)管理進(jìn)行了較長(zhǎng)時(shí)間的研究，已經(jīng)有了一整套有效、合理的管理方式。通過使用現(xiàn)代科學(xué)的管理手段，一方面可以有地效提高管理效率，另一方面可以提高管理效果。尤其是現(xiàn)階段企業(yè)管理已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的使用極大的提高了企業(yè)固定資產(chǎn)管理的效果，使得管理更加規(guī)范，避免了由于人為因素造成的國(guó)有辦公類資產(chǎn)的流失。

（四）建立系統(tǒng)問責(zé)機(jī)制

統(tǒng)計(jì)分析國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)流失情況，可以發(fā)現(xiàn)主要原因是相關(guān)人員管理不到位，出現(xiàn)問題問責(zé)不到位。因此，在對(duì)國(guó)有企業(yè)辦公類固定資產(chǎn)進(jìn)行管理過程中要建立明確系統(tǒng)的問責(zé)機(jī)制。對(duì)于相關(guān)固定資產(chǎn)，在管理過程中責(zé)任到人，要及時(shí)對(duì)管理人員進(jìn)行教育，使其工作態(tài)度和工作積極性都有所提高。同時(shí)在對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行管理過程中，由于涉及到登記、保管、使用、養(yǎng)護(hù)、調(diào)劑、更換等多方面內(nèi)容，對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)和步驟都要建立嚴(yán)格的管理制度和規(guī)范的業(yè)務(wù)流程。尤其是對(duì)于資產(chǎn)調(diào)配和變動(dòng)要進(jìn)行詳細(xì)登記，以備查驗(yàn)。在對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行驗(yàn)收過程中要對(duì)實(shí)物進(jìn)行驗(yàn)收，同時(shí)驗(yàn)收單位要具有一定的驗(yàn)收資質(zhì)。對(duì)于由于人為因素造成的資產(chǎn)丟失或損壞，相關(guān)責(zé)任人員要進(jìn)行賠償。

三、國(guó)有企業(yè)辦公用品管理制度

（一）確立定點(diǎn)采購(gòu)制度

在對(duì)企業(yè)辦公用品進(jìn)行采購(gòu)過程中，往往由于制度原因使得舞弊現(xiàn)象屢禁不止。通過采用定點(diǎn)采購(gòu)的方式可以有效避免這一現(xiàn)象的發(fā)生。首先，在對(duì)國(guó)有企業(yè)辦公用品進(jìn)行采購(gòu)過程中，尤其是對(duì)于使用辦公用品較多的大型國(guó)有企業(yè)，可以通過招標(biāo)的方式來確定辦公用品的采購(gòu)商家。在開始招標(biāo)之前，要對(duì)參與競(jìng)標(biāo)的供應(yīng)商資質(zhì)、經(jīng)營(yíng)規(guī)模、供貨能力以及產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行綜合考慮。通過這種方式，企業(yè)一方面可以以較低的價(jià)格買到質(zhì)量有保證的辦公用品，一定程度上降低企業(yè)成本，另一方面還可以有效地避免在采購(gòu)過程中出現(xiàn)的吃回扣等舞弊現(xiàn)象。

（二）優(yōu)化采購(gòu)發(fā)放流程

在辦公用品發(fā)放過程中，同樣需要采取有效的管理手段來確保合規(guī)有序。通過構(gòu)建現(xiàn)代化的辦公用品采購(gòu)和發(fā)放系統(tǒng)，能有效規(guī)避和解決過程中可能出現(xiàn)的問題。現(xiàn)代化的辦公用品采購(gòu)發(fā)放系統(tǒng)主要由辦公用品申請(qǐng)管理、審批管理、庫(kù)存管理以及系統(tǒng)管理等多個(gè)流程組成。辦公用品采購(gòu)發(fā)放過程中涉及到申請(qǐng)人、審批人、管理者以及系統(tǒng)管理者角色。所涉及到的流程也有申請(qǐng)流程、領(lǐng)用流程、發(fā)放流程、管理統(tǒng)計(jì)流程等組成。例如，在對(duì)辦公用品進(jìn)行申請(qǐng)管理過程中，申請(qǐng)人首先要在系統(tǒng)中填寫相關(guān)表格，表格包含所需辦公用品種類、數(shù)量、申請(qǐng)?jiān)虻认嚓P(guān)信息，經(jīng)過確認(rèn)后，在系統(tǒng)中形成電子申請(qǐng)單。審批人在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中獲取申請(qǐng)信息以后，對(duì)照相關(guān)規(guī)定，確定是否同意申請(qǐng)，同意申請(qǐng)后，系統(tǒng)將自動(dòng)保存申請(qǐng)相關(guān)信息，并形成發(fā)放表單。如果申請(qǐng)者不符合申請(qǐng)規(guī)定，電子系統(tǒng)就會(huì)將申請(qǐng)表格重新退回申請(qǐng)人，同時(shí)附帶有審批者對(duì)于此次申請(qǐng)的意見以及涉及到的相關(guān)規(guī)定，以便申請(qǐng)者進(jìn)行修改。修改之后，申請(qǐng)者可以再次提交申請(qǐng)，也可以在電子系統(tǒng)中取消申請(qǐng)。在領(lǐng)用時(shí)，辦公用品管理員要嚴(yán)格依照通過審批的辦公用品數(shù)量、種類、品牌等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行發(fā)放，確保無誤。同時(shí)管理員要對(duì)申請(qǐng)信息和審批信息進(jìn)行保存，對(duì)于存在明顯不合理操作的情況，管理員有權(quán)要求進(jìn)行再次審核，以保證辦公用品發(fā)放的合理性。除此之外，電子系統(tǒng)生成的領(lǐng)用單據(jù)中，要詳細(xì)顯示領(lǐng)用物品的種類、數(shù)量等信息，以方便日后檢查。辦公用品管理員在辦公用品發(fā)放過程中必須提高責(zé)任意識(shí)，避免出現(xiàn)發(fā)放與申請(qǐng)不一致的情況。同時(shí)必須堅(jiān)持原則，對(duì)于不合理的申請(qǐng)要堅(jiān)決抵制。

四、總結(jié)

通過本文對(duì)現(xiàn)階段國(guó)有企業(yè)辦公類固定資產(chǎn)及辦公用品管理制度的研究可以發(fā)現(xiàn)，國(guó)有企業(yè)對(duì)辦公類固定資產(chǎn)及辦公用品的管理，重視程度逐漸加強(qiáng)，同時(shí)要求管理過程中必須依據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，采取合理的手段，強(qiáng)化制度建設(shè)，優(yōu)化管理流程，提高管控水平，有效壓降企業(yè)成本，嚴(yán)防國(guó)有資產(chǎn)流失，確保每一分錢都用在刀刃上，努力實(shí)現(xiàn)國(guó)有資產(chǎn)保值增值。