淺析行政管理之量化管理

樊曉東

摘 要：量化管理是一種進行科學(xué)決策、確定工作量、衡量工作效率和提升執(zhí)行力行之有效的通用工具，亦是深化企業(yè)改革，提升管理水平的重要舉措。行政管理作為企業(yè)管理工作的重要組成部分，量化管理在其中的應(yīng)用對提高行政工作的效率與質(zhì)量、提高員工的執(zhí)行力有較大的推動作用。文章就行政管理中量化管理的應(yīng)用進行探討。

關(guān)鍵詞：行政管理；量化

1 量化管理的定義及特點

1.1 量化管理的定義

廣義上而已，量化管理是以數(shù)字為基礎(chǔ)，用數(shù)學(xué)的方法來考察和研究事物的運動狀態(tài)和性能，對關(guān)鍵的決策點及操作流程，以求對事物存在和發(fā)展的規(guī)模、程度等做出精確的數(shù)字描述和科學(xué)控制，實行標(biāo)準(zhǔn)化操作的管理模式。

量化主要包括三個方面的要素，即時量，數(shù)量和質(zhì)量。“時量”主要是指完成工作的時間量；“數(shù)量”是指完成工作的數(shù)量；“質(zhì)量”是指完成工作的標(biāo)準(zhǔn)。三者相互依存，如同三維空間中，確定一個點位置的三個坐標(biāo)，缺一不可，否則下屬在執(zhí)行中必然會有偏差，影響工作質(zhì)量。

1.2 量化管理的特點

1）量化管理的優(yōu)越性有以下三點：其一，從企業(yè)目標(biāo)出發(fā)，確定工作項目，將項目分解落實到部門和崗位，使部門目標(biāo)、崗位職責(zé)與企業(yè)目標(biāo)緊密結(jié)合，保障了設(shè)計工作的全面性。其二，以量化管理理論為指導(dǎo)設(shè)計的部門編制和崗位編制，保證了系統(tǒng)效率的最優(yōu)。其三，依據(jù)項目的專業(yè)性確定部門分工，依據(jù)任務(wù)的技術(shù)性確定崗位設(shè)置，保證了組織體系的合理性。

2）量化管理的針對性即量化管理從企業(yè)目標(biāo)出發(fā)，使用科學(xué)、量化的手段，提供整體企業(yè)組織體系量化解決方案，能夠從根本上。系統(tǒng)地解決企業(yè)組織問題，具有極強的針對性。在實施過程中如下表所示。

2 量化管理在行政管理的作用與意義

量化管理的作用與意義有以下幾方面：第一，用量化原理設(shè)計的行政部門管理體系，能夠很好地促進部門目標(biāo)和崗位目標(biāo)緊密結(jié)合，保證部門運作效率的最優(yōu)和對公司戰(zhàn)略的良好適應(yīng)性。第二，對工作流程的細化、量化設(shè)計保障對工作項目和任務(wù)的監(jiān)控和考核；對任務(wù)的量化管理過程強化系統(tǒng)的穩(wěn)定性。第三，任務(wù)SOP的制定保證評價標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性和工作的規(guī)范性；以任務(wù)為單位的設(shè)計思想減少組織內(nèi)部的沖突。

3 量化管理在行政管理中的應(yīng)用

3.1 構(gòu)建三維量化坐標(biāo)，全方位改善工作效果

在實施行政管理量化管理工作中，首先從量化的三個維度著手。即工作管理的三個方面，即時量、數(shù)量和質(zhì)量。其中時量是指完成工作的所需時間量，數(shù)量是指完成工作的實際數(shù)量，質(zhì)量是指完成工作的程度和標(biāo)準(zhǔn)。這三個要素既是布置工作的要求，也是衡量工作效果的指標(biāo)，貫穿于工作完成的全部過程，缺一不可。

在執(zhí)行過程中，管理者和執(zhí)行者均需強化三維量化意識，按質(zhì)按量按時完成工作。比如，“20分鐘之內(nèi)打印好這份文件，并復(fù)印30份，裝訂好，然后送總經(jīng)理室”。這樣一句話就完整地包含了三個量化要素：時量——“20分鐘之內(nèi)”，數(shù)量——“30份”文件，質(zhì)量——“打印好、裝訂好，然后送到總經(jīng)理室”。這樣就在經(jīng)辦人的頭腦中樹立了三個“量”的概念，就可以保證執(zhí)行到位。如果取消任何一個“量”，都可能出現(xiàn)偏差。

任何一項工作任務(wù)，都是由不同的作業(yè)單元構(gòu)成的，為每一個作業(yè)單元設(shè)立時量、數(shù)量、質(zhì)量這樣的三維坐標(biāo)，即使是不同的員工，在執(zhí)行同一項命令時，也能夠按照管理者的要求，保證同時、同質(zhì)、同量地完成。

3.2 細量化、分解工作內(nèi)容，實施精細化控制

細量化、分解工作內(nèi)容可分為三大部分進行。

首先按照三維坐標(biāo)模型，對工作對象進行二級或三級細化，對工作結(jié)果進行時量、數(shù)量、和質(zhì)量量化，也就是對整個工作過程進行分解，確定每一個動作單元或工作單元的完成、控制標(biāo)準(zhǔn)。時量指標(biāo)不是唯一的時間量化指標(biāo)，只是為量化工作提供一個參考，而且時間的累加，也不是完成一項工作的時間最終值——這是因為動作或工作單元之間存在著同步性。數(shù)量指標(biāo)可以是完成工作項目的數(shù)量，也可以代表人數(shù)。而在實際工作中，質(zhì)量指標(biāo)既可以通過“優(yōu)、良、好、差”等語言描述，也可以進一步具體為百分比或次數(shù)。行政管理部門根據(jù)具體的工作過程，按照基本的流程設(shè)定相對獨立的工作步驟或動作單元，然后按照設(shè)定時量、數(shù)量和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求，形成三維坐標(biāo)。

其次，應(yīng)根據(jù)每一個具體行政事務(wù)分類的不同，分別編制作業(yè)指導(dǎo)書，設(shè)定行政管理事務(wù)的處理流程，明確工作內(nèi)容、性質(zhì)和注意事項。作業(yè)指導(dǎo)書是相關(guān)崗位的關(guān)鍵作業(yè)控制點，要做到配圖說明，簡單、明了、實用。

最后，控制工作程序。從管理的角度，對工作的目的、對象、原則、流程、內(nèi)容和要求等各個方面，以提高效率、控制成本、改善過程為目的做出的規(guī)定，適用于督導(dǎo)行政管理中的相關(guān)崗位和工作過程。為方便管理人員規(guī)范工作過程、提升追蹤意識，為每個崗位、每個工作節(jié)點設(shè)計實用的細化量化執(zhí)行工具，包括管理表格、工作范本等。

3.3 設(shè)計科學(xué)合理的工作流程，實施針對性的過程控制，保證工作效果

設(shè)計科學(xué)合理的流程是提高工作效率、保證工作效果的關(guān)鍵步驟。通過流程圖簡化作業(yè)過程，通過作業(yè)指導(dǎo)書明確作業(yè)內(nèi)容和作業(yè)方式，簡潔明了地告訴工作人員按步驟開展工作。通過詳細闡述細化量化方法與標(biāo)準(zhǔn)，同時提供過程指導(dǎo)、控制程序、執(zhí)行工具，形成一個人員、事務(wù)和管理高度結(jié)合的行政管理執(zhí)行體系。

行政管理工作者需根據(jù)部門特點，提出執(zhí)行每一項行政事務(wù)的控制程序，詳細闡述該程序的編制目的、適用范圍、操作原則、作業(yè)流程和管控方式，以及具體的管理要求，實施有針對性的過程控制，保障工作過程處于可控狀態(tài)。通過及時糾偏和過程改善，保證獲得最佳的工作效果。

管理細節(jié)決定經(jīng)營成敗，行政管理中的量化工作受能力素質(zhì)、設(shè)備、環(huán)境等諸多因素的影響，管理者在實施細化量化時需充分考慮這些因素，有效開展量化管理及過程管控，加強內(nèi)部管理，進而提升企業(yè)競爭力。