檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化及三者的關(guān)系

孫紅東

摘 要：我國(guó)科學(xué)技術(shù)與經(jīng)濟(jì)地位增長(zhǎng)勢(shì)頭迅猛，計(jì)算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用不僅僅能夠?yàn)槿藗兊膴蕵?lè)、工作、生活帶來(lái)很大的便捷，也為檔案管理工作開(kāi)展帶來(lái)了全新的機(jī)遇。通過(guò)將檔案管理工作與信息化技術(shù)結(jié)合運(yùn)用，進(jìn)而提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，已經(jīng)成為當(dāng)今社會(huì)的必然發(fā)展階段。本文將針對(duì)檔案管理中信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化之間的關(guān)系和相互作用，進(jìn)而體現(xiàn)其對(duì)檔案管理工作的重要作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作；信息化；數(shù)字化；網(wǎng)絡(luò)化

現(xiàn)階段社會(huì)各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域都有著翻天覆地的變化，從檔案管理的傳統(tǒng)工作模式來(lái)看，需要進(jìn)行的成本投入在人力和物力方面都比較大，另外在檔案保存階段如果周圍環(huán)境沒(méi)有控制好，則很容易對(duì)紙質(zhì)檔案造成損害，進(jìn)而阻礙對(duì)檔案材料的利用。因此重視檔案管理工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的開(kāi)展從其存儲(chǔ)時(shí)間、方法、形式、容量等進(jìn)行全方位的改進(jìn)，從而使得企業(yè)單位的檔案管理工作更為有效。

1 檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的基本概念

1.1 檔案信息化

檔案信息化的主要內(nèi)容就是通過(guò)將數(shù)字化信息資源和網(wǎng)絡(luò)化的管理階段中，計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)的加工和傳輸工作，從而能夠?qū)n案的信息資源配置科學(xué)、合理。通過(guò)這多種形式與途徑的作用，最終達(dá)到檔案信息資源的共享的基本目的。在這整個(gè)工作過(guò)程當(dāng)中，首先要將網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化的檔案信息資源建立起來(lái)，另外就是會(huì)保證檔案信息管理的一體化的基本模式。再者就是重視檔案信息資源的共享以及存儲(chǔ)工作，使得傳統(tǒng)檔案管理工作中的實(shí)體文件、報(bào)告等資料能夠變成電子、數(shù)據(jù)的信息形式進(jìn)行存儲(chǔ)。

1.2 檔案數(shù)字化

1.2.1 檔案數(shù)字化接收

檔案數(shù)字化接受的工作模式，通過(guò)依靠現(xiàn)階段的計(jì)算機(jī)軟件和網(wǎng)站的發(fā)展，進(jìn)而能夠?qū)⒁恍?shù)字化的信息檔案資源有效的進(jìn)行接受。這個(gè)工作環(huán)節(jié)應(yīng)該注意首先就是電子檔案文件的基本質(zhì)量。其次就是合理利用計(jì)算機(jī)軟件做好電子文件的歸檔，實(shí)現(xiàn)分類的管理。最后就是在數(shù)字化檔案接受期間，需要按照標(biāo)準(zhǔn)操作進(jìn)行轉(zhuǎn)化供桌，進(jìn)而使得檔案館的數(shù)據(jù)庫(kù)能夠及時(shí)的將電子檔案信息及時(shí)存儲(chǔ)。

1.2.2 檔案數(shù)字化輸入

檔案數(shù)字化輸入工作就是將傳統(tǒng)的實(shí)體檔案信息的數(shù)字信號(hào)，輸入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的信息化管理，從而將其積極作用體現(xiàn)出其中檔案的編演成果和檔案的目錄的數(shù)字化也是工作階段，不能忽視的重要部分檔案編演成果的數(shù)字化工作就是將這部分內(nèi)容、過(guò)程記錄并輸入到計(jì)算機(jī)中，目錄數(shù)字化工作等則為檔案資源的瀏覽和查閱提供了，便捷的途徑。進(jìn)而使得檔案信息資源能夠更好地服務(wù)于人們的生活。

1.2.3 檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換

檔案數(shù)字化的轉(zhuǎn)換工作就是通過(guò)對(duì)紙質(zhì)檔案的掃描或輸入工作，進(jìn)而將其轉(zhuǎn)換成數(shù)字化的形式，存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中。其中通過(guò)拍照或者利用先進(jìn)數(shù)字轉(zhuǎn)化的掃描工作進(jìn)而將檔案信息進(jìn)行電子化的存儲(chǔ)。

1.3 檔案網(wǎng)絡(luò)化

檔案網(wǎng)絡(luò)化顧名思義就是對(duì)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的利用。進(jìn)而將檔案數(shù)字信息之間進(jìn)行充分的連接，以便其后期的檢索或查詢使用供桌，使得電子檔案信息的共享性得以體現(xiàn)。開(kāi)展檔案網(wǎng)絡(luò)化工作必然要在連接網(wǎng)絡(luò)的條件下，比方說(shuō)局域網(wǎng)使得規(guī)定檔案管理工作范圍之內(nèi)能夠及時(shí)連接網(wǎng)絡(luò)并覆蓋。城域網(wǎng)就是各個(gè)單位或企業(yè)之間的電子檔案信息資源的共享，但是這種網(wǎng)絡(luò)條件建設(shè)其投入成本和周期相對(duì)較大。再者通過(guò)廣域網(wǎng)的形式，可以將一些不具有保密性質(zhì)的檔案信息資源集中整理之后，通過(guò)網(wǎng)站或鏈接進(jìn)行查詢。由于這部分的內(nèi)容是公開(kāi)的，所以安全性方面不能充分保障。

2 檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化三者之間的關(guān)系

2.1 檔案數(shù)字化是檔案信息化的基礎(chǔ)條件

檔案信息化管理之前首先就是要將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)變成計(jì)算機(jī)能夠識(shí)別或應(yīng)用的基本格式。通過(guò)將原始的數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字符號(hào)，對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行輸入操作是計(jì)算機(jī)開(kāi)展信息化管理工作的基礎(chǔ)條件。通過(guò)這種數(shù)字化的轉(zhuǎn)變模式能夠?qū)⒓堎|(zhì)、錄像等基本存儲(chǔ)形式，而通過(guò)計(jì)算機(jī)的加工和處理工作之后，則樂(lè)購(gòu)將不同形式的檔案資源進(jìn)行分類和區(qū)別，按照一定規(guī)則開(kāi)展存儲(chǔ)和使用工作能夠保證電子檔案信息資源的基本秩序。現(xiàn)階段的辦公軟件或客戶端的發(fā)展，通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)形式進(jìn)行數(shù)字化的處理工作，從而將整個(gè)檔案管理工作的效率和質(zhì)量得以提升，首先是對(duì)傳統(tǒng)檔案資源的存儲(chǔ)空間妥善改進(jìn)，其次就是在進(jìn)行搜索和查找階段，透過(guò)計(jì)算機(jī)將場(chǎng)地和檔案數(shù)量的限制有效的避免，進(jìn)而使得檔案信息化的發(fā)展速度加快。

2.2 檔案信息化是檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的整合應(yīng)用

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，給各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域提供了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。工作人員每天開(kāi)展檔案管理供桌需要接受大量的資源和信息，其工作性質(zhì)對(duì)部分檔案資源的需求也在所難免。通過(guò)將社會(huì)時(shí)代發(fā)展的背景有效利用，進(jìn)而將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的空間、數(shù)量等的限制打破，能夠在瞬間內(nèi)進(jìn)行信息資源的傳輸工作，大大加快了檔案信息資源的利用率和傳播速度。并且能夠?qū)鹘y(tǒng)工作中的弊端有效摒除。因此檔案管理工作應(yīng)該重視信息化過(guò)程中的數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，從而將電子檔案信息資源進(jìn)行有效的整合與利用，從而將其網(wǎng)絡(luò)化、信息化的電子檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)部分體現(xiàn)出來(lái)，形成一種全新的檔案管理操作模式。

2.3 檔案網(wǎng)絡(luò)化為檔案數(shù)字化提供了巨大的應(yīng)用空間

檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化開(kāi)展之后，使得傳統(tǒng)紙質(zhì)、錄音等形式的檔案資源進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)變之后的共享作用充分體現(xiàn)出來(lái)。比方說(shuō)各個(gè)單位之間的信息資源與檔案信息資源的網(wǎng)站中心結(jié)合，進(jìn)而將分類存儲(chǔ)的檔案信息資源進(jìn)而不同部門的劃分，每個(gè)部門在理清自己的工作職能和任務(wù)目標(biāo)之后，專注本部門的檔案管理工作即可，各個(gè)部門已經(jīng)整理好的檔案資源通過(guò)檔案信息中心進(jìn)行查詢，能夠加大地方相關(guān)單位與企業(yè)單位之間的信息共享和交流工作。進(jìn)而提升了檔案管理工作的應(yīng)用范圍和空間，促進(jìn)企業(yè)的良性發(fā)展。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作通過(guò)將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，能夠從行業(yè)發(fā)展所需入手，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的現(xiàn)代化和科技化的管理工作。通過(guò)檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的分析和討論，從而了解數(shù)字化是信息化化的基礎(chǔ)條件，而網(wǎng)絡(luò)化則為數(shù)字化提供了更加遼闊的作用范圍，這三者相互依存、相輔相成能夠促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

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