檔案信息化、數字化、網絡化及三者的關系

孫紅東

摘 要：我國科學技術與經濟地位增長勢頭迅猛，計算機以及互聯網技術的運用不僅僅能夠為人們的娛樂、工作、生活帶來很大的便捷，也為檔案管理工作開展帶來了全新的機遇。通過將檔案管理工作與信息化技術結合運用，進而提升檔案管理工作的效率和質量，已經成為當今社會的必然發展階段。本文將針對檔案管理中信息化、數字化、網絡化之間的關系和相互作用，進而體現其對檔案管理工作的重要作用。

關鍵詞：檔案管理工作；信息化；數字化；網絡化

現階段社會各個行業和領域都有著翻天覆地的變化，從檔案管理的傳統工作模式來看，需要進行的成本投入在人力和物力方面都比較大，另外在檔案保存階段如果周圍環境沒有控制好，則很容易對紙質檔案造成損害，進而阻礙對檔案材料的利用。因此重視檔案管理工作的信息化、網絡化、數字化的開展從其存儲時間、方法、形式、容量等進行全方位的改進，從而使得企業單位的檔案管理工作更為有效。

1 檔案信息化、數字化、網絡化的基本概念

1.1 檔案信息化

檔案信息化的主要內容就是通過將數字化信息資源和網絡化的管理階段中，計算機與互聯網的加工和傳輸工作，從而能夠將檔案的信息資源配置科學、合理。通過這多種形式與途徑的作用，最終達到檔案信息資源的共享的基本目的。在這整個工作過程當中，首先要將網絡化與數字化的檔案信息資源建立起來，另外就是會保證檔案信息管理的一體化的基本模式。再者就是重視檔案信息資源的共享以及存儲工作，使得傳統檔案管理工作中的實體文件、報告等資料能夠變成電子、數據的信息形式進行存儲。

1.2 檔案數字化

1.2.1 檔案數字化接收

檔案數字化接受的工作模式，通過依靠現階段的計算機軟件和網站的發展，進而能夠將一些數字化的信息檔案資源有效的進行接受。這個工作環節應該注意首先就是電子檔案文件的基本質量。其次就是合理利用計算機軟件做好電子文件的歸檔，實現分類的管理。最后就是在數字化檔案接受期間，需要按照標準操作進行轉化供桌，進而使得檔案館的數據庫能夠及時的將電子檔案信息及時存儲。

1.2.2 檔案數字化輸入

檔案數字化輸入工作就是將傳統的實體檔案信息的數字信號，輸入到計算機當中，通過計算機系統進而實現對檔案的信息化管理，從而將其積極作用體現出其中檔案的編演成果和檔案的目錄的數字化也是工作階段，不能忽視的重要部分檔案編演成果的數字化工作就是將這部分內容、過程記錄并輸入到計算機中，目錄數字化工作等則為檔案資源的瀏覽和查閱提供了，便捷的途徑。進而使得檔案信息資源能夠更好地服務于人們的生活。

1.2.3 檔案數字化轉換

檔案數字化的轉換工作就是通過對紙質檔案的掃描或輸入工作，進而將其轉換成數字化的形式，存儲到計算機系統當中。其中通過拍照或者利用先進數字轉化的掃描工作進而將檔案信息進行電子化的存儲。

1.3 檔案網絡化

檔案網絡化顧名思義就是對互聯網平臺的利用。進而將檔案數字信息之間進行充分的連接，以便其后期的檢索或查詢使用供桌，使得電子檔案信息的共享性得以體現。開展檔案網絡化工作必然要在連接網絡的條件下，比方說局域網使得規定檔案管理工作范圍之內能夠及時連接網絡并覆蓋。城域網就是各個單位或企業之間的電子檔案信息資源的共享，但是這種網絡條件建設其投入成本和周期相對較大。再者通過廣域網的形式，可以將一些不具有保密性質的檔案信息資源集中整理之后，通過網站或鏈接進行查詢。由于這部分的內容是公開的，所以安全性方面不能充分保障。

2 檔案信息化、數字化、網絡化三者之間的關系

2.1 檔案數字化是檔案信息化的基礎條件

檔案信息化管理之前首先就是要將紙質檔案信息轉變成計算機能夠識別或應用的基本格式。通過將原始的數據信息轉化為數字符號，對計算機進行輸入操作是計算機開展信息化管理工作的基礎條件。通過這種數字化的轉變模式能夠將紙質、錄像等基本存儲形式，而通過計算機的加工和處理工作之后，則樂購將不同形式的檔案資源進行分類和區別，按照一定規則開展存儲和使用工作能夠保證電子檔案信息資源的基本秩序。現階段的辦公軟件或客戶端的發展，通過對傳統檔案存儲形式進行數字化的處理工作，從而將整個檔案管理工作的效率和質量得以提升，首先是對傳統檔案資源的存儲空間妥善改進，其次就是在進行搜索和查找階段，透過計算機將場地和檔案數量的限制有效的避免，進而使得檔案信息化的發展速度加快。

2.2 檔案信息化是檔案數字化、網絡化的整合應用

計算機網絡技術的發展，給各個行業領域提供了新的機遇和挑戰。工作人員每天開展檔案管理供桌需要接受大量的資源和信息，其工作性質對部分檔案資源的需求也在所難免。通過將社會時代發展的背景有效利用，進而將互聯網技術的空間、數量等的限制打破，能夠在瞬間內進行信息資源的傳輸工作，大大加快了檔案信息資源的利用率和傳播速度。并且能夠將傳統工作中的弊端有效摒除。因此檔案管理工作應該重視信息化過程中的數據庫的建立，從而將電子檔案信息資源進行有效的整合與利用，從而將其網絡化、信息化的電子檔案信息資源的優勢部分體現出來，形成一種全新的檔案管理操作模式。

2.3 檔案網絡化為檔案數字化提供了巨大的應用空間

檔案管理工作網絡化開展之后，使得傳統紙質、錄音等形式的檔案資源進行數字化轉變之后的共享作用充分體現出來。比方說各個單位之間的信息資源與檔案信息資源的網站中心結合，進而將分類存儲的檔案信息資源進而不同部門的劃分，每個部門在理清自己的工作職能和任務目標之后，專注本部門的檔案管理工作即可，各個部門已經整理好的檔案資源通過檔案信息中心進行查詢，能夠加大地方相關單位與企業單位之間的信息共享和交流工作。進而提升了檔案管理工作的應用范圍和空間，促進企業的良性發展。

3 結束語

檔案管理工作通過將計算機網絡技術進行應用，能夠從行業發展所需入手，從而實現對檔案信息的現代化和科技化的管理工作。通過檔案信息化、數字化、網絡化的分析和討論，從而了解數字化是信息化化的基礎條件，而網絡化則為數字化提供了更加遼闊的作用范圍，這三者相互依存、相輔相成能夠促進檔案管理工作的順利進行。

參考文獻

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