檔案管理人員如何做好檔案管理的基礎工作

鄒靜

摘 要：隨著我國經濟的飛速發展，我國已經迎來了知識經濟時代。檔案工作也隨著時代的發展在不斷改變，有了更多新時代的工作特點，對檔案管理人員的職業素養也有了更高的要求。在面對檔案管理工作中出現的問題時，應當做出科學合理的解決對策。從完善檔案管理模式、加強檔案管理人員的培訓教育、建立健全檔案管理規章制度、強化檔案管理人員思想意識等方面來使檔案管理向標準化、規范化發展。無論檔案管理是傳統的紙質方式，還是現代的電腦檔案管理系統，一切的操作都離不開檔案管理人員。

關鍵詞：檔案管理；管理人員；基礎工作

檔案管理工作已經隨著信息化時代的到來而有了很多的改變，這就對檔案管理人員的素質提出了更多更高的要求，如果檔案管理人員的思想觀念和專業知識水平還停留在以前的基礎上，對當今信息化時代的理念和技術不加以運用，這不但是對自身的不負責，也讓檔案管理工作的發展和進步收到了制約。無論是客觀還是主觀原因導致檔案管理基礎工作出現問題，檔案管理人員都應當利用現有的信息和科技資源進行解決。

1 檔案管理基礎工作中出現的問題

隨著我國經濟的發展和信息化時代的到來，我國的檔案管理基礎工作也在一些方面表現出來薄弱性和不足性。檔案管理工作在向計算機管理發展適應的過程中應當對出現的問題進行科學合理的解決。現階段我國綜合性的檔案館很多都是館內存藏內容數量繁多，內容雜亂且龐大，實踐跨度相對較長這種現狀。再加上多年來檔案館一直實行封閉式管理，檔案管理僅僅以保管為目的，基本上每個歷史時期的檔案管理對整理水平的要求和規格豆不統一，多數都以不丟失為原則，這就形成了檔案管理基礎普遍較差的局面。檔案管理基礎工作中的問題主要體現在以下幾個方面：一、一些案卷標題不規范，較多的標題缺少基本的要素或不能反映主體的內容，甚至案卷標題不存在等都是相對普遍的現象。二、檔案檔號不規范，有很多檔案沒有目錄號或者檔案一卷多冊等現象也很常見。三、案卷缺少卷內目錄，這將導致部分沒被案卷標題涵蓋的內容沒有辦法唄利用或者檢索。四、組卷混亂也是較為嚴重的一種案卷現象。案卷內含有按職能部門管轄權限組的，按照文種組的、按時間組的等多重組合。五、有些案卷沒有頁碼，如果在使用中有掉頁或者缺頁等現象發生也很難被察覺。六、案卷有的是四五百頁紙分成一類一卷，有的只有一頁或者幾頁紙分成一卷?？傮w來說檔案館的建館時間越長，檔案存儲量越大，存在的以上類似的問題就越多，我國現在還沒能實現檔案管理的信息化，計算機管理的實現還有很長的路要走，我國的綜合性檔案館應當盡快的?？茖W合理的解決這些問題，讓檔案管理工作早日成熟化、完善化。

2 檔案管理人員該如何做好檔案管理的基礎工作

2.1 建立健全相關的檔案管理規章制度

我國的《檔案法》明確規定了：各級各類檔案館、機關、團體企業事業單位和其他組織的檔案機構，應當建立科學的管理制度，便于檔案利用；配置必要的設施，確保檔案的安全；采用先進技術，實現檔案管理的現代化。檔案管理的相關單位首要的任務就是建立健全相關的檔案管理規章制度，讓檔案管理規范化、標準化。對檔案管理的收集、整理、分類、立卷、編目、保存等各個環節都實行統一的程序來進行科學合理的工作。只有檔案管理做到標準化、規范化，才能更好的發揮檔案的經濟效益和社會效益。

2.2 大力推行并完善部門立卷制度

國家檔案局在1955年開始推行文書處理部門立卷制度，“機關各單位（或領導人親辦）完畢的文書材料，均交單位文書處理部門或文書工作人員立卷保存”；1957年部門立卷在全國范圍推行；1990年啟實施《中華人民共和國檔案法實施辦法》也作出“由文書或業務部門負責規檔文件材料的收集、整理、立卷并向檔案部門移交”的規定。經過長期實踐工作證明，部門立卷制度可切實防止文件散失，發揮文書處理部門熟悉有關業務和文書處理過程的優勢；提高檔案歸檔效率與質量，作為單位檔案人員應大力推行部門立卷制度，對各個部門的兼職檔案員提供更多立卷指導和監督。

2.3 全面普查案卷，重新組合案卷實現案卷規范化

一般的綜合性檔案館由于很多年都沒有進行全面的清查工作，加上案卷移交單位劃分保管期限不準，這些必將導致一些重份或者無考查價值案卷的出現。首先應當對這些沒有用處的文件進行清理，只有剔除這些無用的案卷或者文件才能避免日后在計算機管理中出現重復的現象。重組案卷就是對信息不全或者年代久遠的檔案進行重新的再現化、規范化處理。很多檔案管理人員在更換后會出現前期工作和后期工作標準不一的情況，也有些資料的字跡模糊、內容殘缺、標注不詳、頁碼標題不存在，這些都是需要檔案管理人員進行整理和修復的，以前案卷排列方式可能已經不適用現在。完成這些重復繁雜的工作是對檔案管理工作負責的表現，檔案管理人員也應當將這些工作做到與計算機管理相結合，只有檔案管理跟上時代的步伐，才是對檔案管理人員工作的肯定。

2.4 做好檔案管理基礎工作的規劃

檔案管理工作繁重復雜，檔案管理人員并不能在短期內就完成所有的基礎工作，所以在工作進行時應當分清輕重緩急，循序漸進的進行檔案管理基礎工作。檔案管理的主要服務對象就是全體的人民群眾。通過對檔案的分類整理實現歷史的重現。在檔案管理工作進行的時候檔案管理人員應當有清晰的脈絡，分級次著錄，盡量做到省時省力。在著錄的過程中可以將案卷分成次進行著錄，這樣不僅能揭示檔案的主體內容和特征也節約了時間，減少了財力和人力的消耗并且能提高效率。檔案整理時一定要充分利用檔案的原基礎進行分門別類，對有共同組織、共同事件或者相同屬性的案卷進行總體劃歸。只有按照事先做好的規劃進行工作，才能實現預期效果?？茖W的研究和多年的檔案管理工作經驗表明，只有對檔案管理基礎工作做到細節化、精細化，才是促進檔案管理事業發展的重要手段。檔案管理人員一定要以高標準來要求自己，在檔案管理工作中體現出自己的職業素養。

3 結語

時代在發展，科技在進步，雖然檔案管理工作的任務、環境、對象、管理方式等都在不斷變化，但檔案管理人員應當時刻牢記只有提升自身的職業素養，才是推動檔案事業向信息化、科技化發展的關鍵。檔案管理人員應當不斷的提升自身的水平，讓自己在面對困難和挑戰時擁有新的思路和視野。檔案管理人員應當切實做好檔案管理中的基礎工作，肩負起檔案管理工作的時代重任，讓自身為檔案管理工作走向成熟化、完善化貢獻一份力量。

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