行政檔案管理工作中存在的問題和對策

李啟紅

摘 要：行政檔案管理是一項非常重要的工作，在我國社會和經濟不斷發展的大背景下，行政檔案管理面臨著很大的挑戰，如何做好新時期的行政檔案管理工作是需要迫切解決的問題，應該采取有效的措施來實現行政檔案管理的規范化和信息化，這就要求加強對目前行政檔案管理中存在的各種問題進行細致分析，才能制定出更具針對性的行政檔案管理新思路。

關鍵詞：行政檔案管理；問題；對策

行政事業單位要實現運行高效與科學的發展，其中行政檔案管理工作就是其重要的工作之一。行政事業單位的檔案管理和單位的資金利用、人才選拔、人才考核等是緊密聯系的，直接服務于單位各項工作的落實與開展。由于我國高科技信息化的建設步伐不斷加快，對面臨重大挑戰的行政單位傳統的檔案管理來說，在新形勢下要急于解決的問題就是加強檔案的管理并向規范化、信息化、科學化進行發展。

1 檔案行政管理的特點

1.1 政治性

馬克思認為，政府機關是經濟上占統治地位的階級為實現階級使命而建立起來的組織；對于法律法規，則是國家機關將自身的統治階級意志有效上升而形成的，以此使國家的統治職能得以實現。行政機關的使命就是要執行國家權力機關的意志，國家權力機關有非常強烈的階級性，其中也包括行政機關。

1.2 執行性

國家權力機關進行機關活動的執行就是行政，行政的主要執行性主要表現在執行并完成決策任務。在我國，因為行政機關隸屬于國家權力機關，也是國家權力機關當中的執行機關，所以實施行政管理活動時，一定要將國家權力機關與執行黨的政策、方針以及路線作為絕對的工作前提。

1.3 權威性

權威的意思是指將一部分人的思想意識強加到另一部分人的思想上，而且還要以絕對的服從作為前提。國家作為階級統治的工具，權威性是最強的。而行政管理活動基本都是以國家的名義執行，也在一定程度上會代表國家也將國家的強制力作為堅強的后盾，而被管理對象，都需要對工作人員以及行政機關所有的管理行為絕對服從。

2 行政檔案管理存在的問題

2.1 管理方法比較混亂

新階段很多企業都在行政檔案管理工作中建立了管理規范制度和體系，并且也下發了相關的文件，但是由于各個階層人員的變動非常大，人員崗位的調整非常頻繁，給行政檔案管理帶來了一定的困難，一些部門甚至還會對相關的行政檔案進行自行更換和管理，最終導致行政檔案的管理非常混亂。行政檔案管理工作是一項管理型和服務型的工作，檔案管理并不是單獨存在的，還和其他的管理系統之間有很強的聯系，這也是導致檔案管理混亂的一個重要原因。

2.2 行政檔案管理工作不夠專業

行政檔案管理工作是一項非常重要的工作，因此對行政檔案管理的專業性和業務性要求非常高，只有這樣才能成功發揮出檔案管理的作用和價值。但是從目前的情況來看，大部分企業在行政檔案管理方面的工作不夠專業，從事相關工作的人員并非專業的檔案管理人員，在上崗之前沒有做好系統的業務培訓，而在實際的行政檔案管理中，工作內容非常大，而管理人員缺乏專業知識和檔案管理的責任感，缺乏檔案管理的熱情，所以在具體的行政檔案管理工作中，將檔案管理工作定位為相關資料的收集和保存，專業性不強。

2.3 對檔案內容的鑒定不夠嚴格

在行政檔案管理中確保行政檔案信息的真實性是一個基本要求，如果相關材料和文件記錄的內容真實性沒有保障，那么將會造成非常嚴重的后果。而從實際的情況來看，一些企業的人事部門人員在審查相關的資料時不夠嚴格，甚至對一些工作人員提供的資料沒有進行檢查，行政檔案中出現了很多問題，存在著嚴重的材料虛假現象，對員工的工作晉升和薪資影響非常大。由于行政檔案管理工作中對相關內容的鑒定不夠嚴格，直接影響了檔案的使用，對相關的工作人員也有不利。

3 加強行政檔案管理的對策分析

3.1 完善行政檔案管理制度

要做好行政檔案管理的工作，建立完善的行政檔案管理制度是一個重要的內容。時代在不斷發展，檔案信息管理的要求也在不斷變化，所以在時代不斷發展的背景下，行政檔案管理部門一定要不斷完善檔案管理的制度。要從檔案管理的實際情況出發，結合目前存在的問題和工作的特點來深入分析，制定適應時代發展的檔案管理制度，并在實踐過程中不斷完善和改進，建立相關的管理制度時，內容上要簡單明了，讓人們容易記住，并且要有非常強的實用性，在實際操作過程中可行，不會遇到各種困難和問題，真正發揮制度的作用，來規范檔案管理人員的行為和工作。在建立檔案管理制度時，要明確這個制度并不僅僅是針對檔案管理的工作人員，還針對領導，避免檔案管理的工作受到領導錯誤思想觀念的影響。

3.2 利用現代科技來加強行政檔案管理

行政檔案管理工作要和時代接軌，就一定要加強檔案管理的科技性，在網絡技術不斷發展的背景下，檔案管理工作也應該實現信息化管理，充分利用高新科技來進行行政檔案管理，形成完整的檔案網絡，配置條形碼和掃描儀器等。可以充分利用云計算來實現行政檔案的管理，通過掃描儀等設備將檔案資料錄入到計算機中，并且行政檔案的形式也不必局限為傳統的文字形式，除了文字之外，圖形、影像資料等也可以保存起來，提高檔案管理的效率和質量。在行政檔案管理的過程中，一定要確保信息傳遞的及時性，就是在第一時間將相關的行政檔案信息搜集起來，并且要確保信息的高質量傳輸。

3.3 加強檔案管理的保密工作

在行政檔案管理中做好檔案管理的保密工作非常重要，檔案保密工作可以從多個方面來實現。首先在建立檔案庫房時，一定要按照國家制定的要求和標準來建立，庫房的選址不能隨意，而是要選擇利于保密工作的位置。例如不宜將一樓作為行政檔案管理室。另外，對于檔案庫房一定要做好防盜工作，嚴禁不相干的人員進入，檔案管理的辦公室和庫房不應該安排在一個房間，而是分開，庫房只有相關的工作人員才能進入。加強對檔案保管期限和保密期限的管理，在檔案的保密期限之內，相關的資料和文件一定不能泄露。

3.4 提高管理人員的專業素質

因為檔案的管理工作是一項機密性以及專業性非常強的工作，所以在一定程度上對檔案的管理人員有很高的要求，每一位管理工作人員都必須要具備一定的專業素養及綜合素質。如果想要將管理人員政治素質有效提高，就需要在管理工程中，嚴守機密，而且在管理過程當中還要能時刻貫徹保密性的原則；要想使責任感很好的加強，就需要對本職工作安心與專注，以此提升工作的嚴謹度；不僅如此，為檔案管理人員建立一個有效的培訓體系，依照崗位的不同采用不同的方式進行培訓，培訓內容中包括關于檔案管理工作中所特有的專業知識。還有包括一些其他學科種類，比如像管理學以及信息技術等學科專業的知識培訓，提高檔案管理工作人員自身綜合素質。

4 結語

針對目前行政檔案管理中出現的管理混亂、檔案管理專業性不高、對檔案內容的鑒定不夠嚴格等問題，行政檔案管理人員一定要加強重視，不斷完善行政檔案管理制度，嚴格按照規章制度來開展相關的工作，加強檔案管理的保密工作，檔案庫房的選擇要考究，將庫房和辦公室分開，同時利用現代科技來加強行政檔案管理，實現行政檔案管理的信息化和現代化。

參考文獻

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