探究以創(chuàng)新推進(jìn)檔案管理電子化

李丹

摘 要：隨著信息技術(shù)水平的提升，當(dāng)前的檔案管理工作已經(jīng)找到了全新的發(fā)展路徑。在傳統(tǒng)的檔案管理工作當(dāng)中具有很多不便性和局限性，制約著檔案實(shí)際效用的發(fā)揮，影響檔案管理工作的有效性。本文結(jié)合筆者的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)當(dāng)前檔案管理信息化的意義及其發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行了分析，對(duì)創(chuàng)新檔案管理電子化發(fā)展進(jìn)程進(jìn)行了探究。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新推進(jìn)；檔案管理；電子化；信息化

科技和經(jīng)濟(jì)的并駕齊驅(qū)預(yù)示了生活和工作水平的提升，方式及方法的轉(zhuǎn)變，我們不應(yīng)故步自封保持封閉的守舊心理，拒絕新型技術(shù)手段帶來(lái)的豐碩成果。而是應(yīng)借助新型的思想理念、科學(xué)技術(shù)等媒介，對(duì)當(dāng)前檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和改革，讓各個(gè)領(lǐng)域的檔案管理工作能夠合力助推社會(huì)的發(fā)展，達(dá)到互利共贏的發(fā)展格局，使科技更好地為人們服務(wù)。

1 檔案管理信息化的時(shí)代意義及發(fā)展趨勢(shì)

1.1 檔案管理信息化的意義

互聯(lián)網(wǎng)+和大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，為人們的工作和生活提供了更多選擇，信息化或電子化的方式能夠?qū)?shù)據(jù)的有效性、安全性、即時(shí)傳遞性等多方面優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)，改變傳統(tǒng)模式的檔案管理當(dāng)中對(duì)于人力和物力資源的耗費(fèi)，符合時(shí)代發(fā)展的需要。對(duì)于檔案管理工作而言，信息化能夠讓檔案當(dāng)中的重要數(shù)據(jù)長(zhǎng)久的保存在安全的領(lǐng)域當(dāng)中，對(duì)于人力、空間等資源的消耗較少，能夠?qū)?fù)雜任務(wù)簡(jiǎn)化，實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理化利用，有效提升管理工作的科學(xué)有效性，可以說(shuō)是當(dāng)前所掌握的技術(shù)手段當(dāng)中最佳的發(fā)展方案。

1.2 檔案管理電子化符合時(shí)代發(fā)展的要求

時(shí)代的發(fā)展讓我們逐漸認(rèn)識(shí)到信息化電子化管理的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，掌握了基本的經(jīng)驗(yàn)技術(shù)，發(fā)現(xiàn)了優(yōu)于傳統(tǒng)工作模式的新型技術(shù)手段。應(yīng)合理利用當(dāng)前及未來(lái)科技及經(jīng)濟(jì)發(fā)展所帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)，緊跟科學(xué)發(fā)展的步伐，對(duì)傳統(tǒng)工作模式當(dāng)中的重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行沿襲及革新，創(chuàng)新方法，調(diào)整步幅，減少浪費(fèi)。檔案管理電子化同當(dāng)前的信息共享理念相符，能夠滿足現(xiàn)代化發(fā)展當(dāng)中對(duì)于效率的追求，減少人力、時(shí)間、空間等資源方面的浪費(fèi)，同時(shí)代發(fā)展理念之間具有較強(qiáng)的契合性。

1.3 檔案管理的電子化是發(fā)展的必然趨勢(shì)

當(dāng)前的社會(huì)生活及工作領(lǐng)域當(dāng)中，對(duì)于效率和效果方面的具有較高的要求。傳統(tǒng)的檔案管理模式無(wú)法滿足這一要求，在實(shí)踐的過(guò)程當(dāng)中困難重重，其發(fā)展的下一階段必然是在社會(huì)整體的發(fā)展當(dāng)中尋求幫助，解決自身發(fā)展當(dāng)中的不完善因素，電子化信息化剛好為其提供了革新的途徑，符合其自然發(fā)展趨勢(shì)，是發(fā)展過(guò)程當(dāng)中的必由之路。

2 以創(chuàng)新推進(jìn)檔案管理電子化的途徑和方法

2.1 思維創(chuàng)新，樹立現(xiàn)代檔案管理理念

為了由內(nèi)之外的調(diào)整檔案管理工作的心理發(fā)展樣態(tài)，緊跟高速運(yùn)轉(zhuǎn)的社會(huì)發(fā)展步伐，電子化、數(shù)字化、信息化、自動(dòng)化已經(jīng)在多種類型的行業(yè)領(lǐng)域當(dāng)中得到了應(yīng)用及創(chuàng)新嘗試。對(duì)于檔案管理工作而言，革新應(yīng)以思想和思維方式為起始點(diǎn)，認(rèn)識(shí)到檔案管理電子化的重要性和必要性，重新確認(rèn)檔案管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。以數(shù)字化采集技術(shù)為手段，以檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)為依托，向檔案電子化管理進(jìn)行有效轉(zhuǎn)化。應(yīng)從傳統(tǒng)的檔案管理模式的束縛當(dāng)中解放出來(lái)，創(chuàng)新思想及思維方式，以發(fā)展的眼光看待檔案管理工作，提升自身在電子化、信息化等領(lǐng)域的技術(shù)能力水平，全面提高電子檔案管理的質(zhì)量、效果。

2.2 制度創(chuàng)新，建立電子檔案管理的制度體系

應(yīng)建設(shè)健全大范圍內(nèi)的電子檔案管理制度，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的統(tǒng)一性和系統(tǒng)性。以制度為管理的衡量及判別標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案信息的收集、電子化整理、歸檔方法等內(nèi)容進(jìn)行規(guī)定，利用制度提升檔案管理工作的規(guī)范性和有效性，避免工作懈怠或責(zé)任感缺失等現(xiàn)象的出現(xiàn)。明確權(quán)責(zé)范圍，對(duì)于檔案管理工作當(dāng)中的原有層級(jí)或部門設(shè)計(jì)及工作任務(wù)進(jìn)行重整，避免由于人為方面的因素所導(dǎo)致的檔案信息的破損或遺失。

2.3 技術(shù)創(chuàng)新，提高檔案管理電子化的質(zhì)量和效率

對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理的工作人員而言，很多檔案電子化操作設(shè)備以及信息處理或維護(hù)手段都是十分陌生的領(lǐng)域，需要在閑暇時(shí)間進(jìn)行大量的查缺補(bǔ)漏，及時(shí)掌握電子化管理當(dāng)中需要使用的技術(shù)手段，提升自身的綜合能力水平。當(dāng)前的信息技術(shù)手段的更迭速度飛快，應(yīng)平復(fù)心態(tài)，秉持著良好的終生學(xué)習(xí)態(tài)度，在工作領(lǐng)域當(dāng)中進(jìn)行技術(shù)的強(qiáng)化和創(chuàng)新，滿足電子化檔案管理的工作需求。

2.4 管理創(chuàng)新，提高電子檔案的安全水平

由于很多電子檔案都存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)云端等虛擬平臺(tái)當(dāng)中，所以，若想要維護(hù)電子檔案信息的安全性，應(yīng)當(dāng)從維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全方面入手。不斷提升檔案信息存儲(chǔ)平臺(tái)的安全性，在日常管理工作當(dāng)中增設(shè)安全管理與維護(hù)的任務(wù)。在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中應(yīng)參照當(dāng)前管理領(lǐng)域的新型研究成果，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念、文化、手段等內(nèi)容，通過(guò)科學(xué)有效的管理，提升電子化檔案的應(yīng)用價(jià)值，讓其能夠在各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中更好地發(fā)光發(fā)熱。

2.5 人才創(chuàng)新，培養(yǎng)高素質(zhì)檔案人才隊(duì)伍

雖然檔案管理電子化進(jìn)程當(dāng)中硬件的更新占據(jù)著重要地位，但是實(shí)際上在管理實(shí)踐中發(fā)揮其效用的是檔案管理者。應(yīng)將人才培養(yǎng)和隊(duì)伍建設(shè)工作放到檔案管理電子化進(jìn)程當(dāng)中的重要位置當(dāng)中。通過(guò)對(duì)原有組織成員的培訓(xùn)和教育，強(qiáng)化具有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的工作人員在電子化方面的操作水平，培養(yǎng)在檔案管理及電子化信息化兩方面雙優(yōu)先的復(fù)合型人才。對(duì)于一些流動(dòng)性較差且管理當(dāng)中缺乏競(jìng)爭(zhēng)、激勵(lì)、創(chuàng)新等方面內(nèi)容的檔案管理組織而言，應(yīng)當(dāng)以增加隊(duì)伍活力為基礎(chǔ)，通過(guò)有效的激勵(lì)或競(jìng)爭(zhēng)手段，結(jié)合自身的實(shí)際情況，對(duì)當(dāng)前的組織隊(duì)伍進(jìn)行革新，形成最佳人才結(jié)構(gòu)。

3 結(jié)語(yǔ)

參與檔案管理和檔案相關(guān)工作的組織部門應(yīng)正視檔案信息化的重要性，理解創(chuàng)新發(fā)展得長(zhǎng)效性，加大科研領(lǐng)域的研究力度及資源等方面的投入，結(jié)合工作實(shí)踐進(jìn)行電子化信息化的創(chuàng)新嘗試，加速檔案管理工作的改革、完善進(jìn)程。應(yīng)在全面考量及系統(tǒng)分析當(dāng)前的實(shí)際情況，合理預(yù)判未來(lái)發(fā)展方向的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新實(shí)踐，針對(duì)當(dāng)前的問題和不足進(jìn)行補(bǔ)充，讓檔案管理電子化為未來(lái)的良性發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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