檔案管理社會化問題初探

劉月星

摘 要：進入新世紀之后，我國的社會經濟迅猛發展，檔案事業開始引起社會各界的高度重視。檔案記載著歷史信息，其重要性不言自明，加強檔案管理是時代的需要。在當前形勢背景下，實現檔案管理社會化是大勢所趨。這是檔案事業適應社會發展的具體表現。筆者結合已有的經驗，略談幾點實現檔案管理社會化的對策，意在起到拋磚引玉之用。

關鍵詞：檔案管理；社會化；對策

1 目前檔案管理社會化的一些具體表現

1.1 集中統一的管理體現社會化

目前來說，提到檔案管理的社會化，大多數的人都會想到目前對檔案集中統一管理的現象，顯然這就是檔案管理社會化的最明顯的特征和開端，對檔案統一集中的管理，能使檔案管理變得更加科學有序。如果不同的檔案分散在不同的地方，我們就不能很快的實現信息的收集和匯總，會經常出現一些不可避免的混亂現象，也會出現檔案丟失不全的現象，這對于檔案管理是很不利的。

1.2 檔案管理正向高效科學的方向發展

在進行檔案管理的時候，我們經常會發現存在著很多的困難，例如在管理的過程之中無法確保信息的完整以及安全，但是檔案管理的社會化就會很好的避免這些問題。檔案管理的社會化現象表現為管理方式以及手段的科學化以及高效化，它往往會通過計算機網絡完成數據化的管理工作，這樣做的好處是使得檔案管理的工作效率得到了很大的提高。不僅如此，科學高效率的管理方式還能夠方便大家對于檔案信息的查閱，這就使得我們對一些流動的檔案管理更加方便，一些繁瑣的工作就可以通過科學的計算機管理系統來完成，減少了人工的工作量。

1.3 自帶檔案的現象依然存在但此現象應該杜絕

在企業服務工作時，應注意到一個問題，就是在進行檔案管理的時候，如果出現自帶檔案的情況，檔案管理工作就會變得更加麻煩，這主要的原因就是因為自帶檔案更容易造成檔案的流失。例如一個員工的檔案對于每一個員工來說都是很重要的，一旦丟失就會讓員工在今后的工作之后遇見更多的問題，所以我們一定要確保員工檔案的安全，杜絕員工自帶檔案的現象。

2 檔案管理的重要性及其社會化可行性

2.1 分析檔案管理的重要作用

檔案管理是一個單位管理中一個很重要的部分。例如，人事檔案管理正是檔案管理中一個很重要的部分，一個員工的檔案記錄著這個員工的重要信息以及憑證，我們必須對檔案進行科學有效的管理。在現在的市場之中，員工的流動性是很大的，那么也就造成了檔案的流動性也越來越大，在這樣的情況下如果不采取有效的方法對檔案進行管理就會帶來很多的麻煩和不便。檔案管理要保證信息的真實性，也要保證檔案的安全，嚴格有序的檔案管理是一個單位中一個必不可少的工作部分，對檔案的管理絕對不能輕視。我們要對檔案進行合理的管理這樣才能減少員工與企業之間的矛盾，也能減少員工之間的人事糾紛。

2.2 檔案管理社會化需要技術支持

在經濟科技都快速發展的今天我們必須知道檔案管理的社會化需要技術作為支持，只有信息技術取得了高速的發展，檔案管理才能更快更好地發展和進步。檔案管理人員在信息技術的幫助之下可以更快地取得一些必要的信息，方便了對檔案信息的核對以及查看，并且還可以通過反饋機制，高效快速的完成信息的反饋工作，提高工作的效率。

2.3 使用合適的手段并營造良好的市場環境

全球化越來越明顯的今天，一個單位的業務范圍也在不斷地擴展，隨之而來的就是檔案工作的復雜化，要更好的完成檔案管理的工作就需要我們在進行檔案管理的時候采取一些更為先進的手段和方法。目前來說人力資源與管理工作之間存在著越來越嚴重的矛盾，我們在進行管理的時候就要注意減弱這兩者之間的矛盾，這時就需要我們采取一些更為有效的措施和手段。

人們對于檔案管理的重要性有了更深的認識，隨著國家一級各地方的相關政策的出臺，涌現出了越來越多的檔案管理中介機構，并且檔案管理的市場也在不斷地擴大。面對這樣的情況，我們應該意識到構建一個良好的市場氛圍以及有序的市場秩序是很重要的，并且在服務的過程之中，也應該要有意識地提高檔案服務的質量，全面提高檔案服務中介的綜合能力和水平。

3 檔案管理社會化的對策分析

3.1 構建多元主體互動機制

一直以來，檔案管理都是由公共部門來執行的，說到底還是以政府為主導，社會大眾和其他社會力量在此過程中難以發揮應有的作用。隨著時代的變遷，政府在檔案管理中占據絕對主導地位的行為已經難以適應社會發展的需要。國外的新公共管理思想理論對實現檔案管理社會化大有啟發。在檔案管理社會化過程中，檔案部門要打造檔案管理事業的多元化主體，構建一個由檔案部門、社會大眾和其他社會力量共同組建、一起發揮作用的管理機制，而且這些多元主體要結合具體的檔案管理事務進行有效互動和及時溝通，通過互相理解來兼顧各方的利益，實現對檔案事業的大力支持。檔案部門也要正確定位自己的角色，發揮協調中和作用，均衡社會大眾和其他社會力量的利益。

3.2 引入科學有效競爭機制

要想激發某項事業的活力，需要適當引入競爭機制。檔案管理主體多元化互動機制為良性競爭創造了良好的條件。競爭代表著強弱之分，但是也激發了創新。在傳統“官僚制”視域下，檔案部門一般不重視引入先進的管理技術和管理理念，不重視社會大眾對檔案事業的訴求。引入競爭機制，一是可以激發檔案部門主動提升自己的業務能力，比如完善館藏結構、充實館藏量，竭力為社會提供良好的檔案服務，二是激發檔案部門創新管理方式和管理理念。具體而言，檔案部門在管理檔案事業時，要與社會力量進行良性競爭，獲得社會大眾對檔案事業的滿意度；其次，要在不同等級的檔案部門之間參與競爭，主動提升自身的形象，創造良好的口碑；再次，檔案部門也要在內部引入競爭機制，促使工作人員進行競爭，激發他們主動尋求更好的檔案管理方案。

3.3 建立暢通無阻溝通渠道

要想順利實現檔案管理社會化，需要檔案部門與社會大眾進行密切交流與溝通。毫無疑問，交流渠道不順暢可能會導致檔案部門的管理方式不符合社會發展需求，也導致檔案部門可能無法及時提供社會大眾所需要的檔案服務，就算提供了一些檔案服務，也可能會因為信息不對稱而不被社會大眾所接受，這些都會造成資源浪費，影響檔案事業的可持續發展。有鑒于此，檔案部門與社會大眾之間要建立起暢通無阻的溝通渠道，使檔案管理進程與社會接軌，相輔相成、相互促進。具體而言，檔案部門可以通過電話、訪談、電子郵件、微信等調查方式來獲得相關信息，了解社會大眾對檔案事業的需求，檔案部門還要及時更新自己的官方網站，及時回復社會大眾的留言，形成良好的雙向反饋渠道。

4 結束語

總之，在新時期背景下，檔案工作必須從重“藏”轉變為重“用”，要從為少部分人服務轉變為面向社會服務，所以實現檔案管理社會化已是大勢所趨。檔案的管理對于一個單位來說是很重要，對檔案進行科學有序的管理，能夠為將來的工作減少很多的阻礙和麻煩，也能夠更好地保證員工的權益。檔案部門要按照這個方向不斷探索，提高管理水平，力爭在社會主義現代化建設中做出更大貢獻。

參考文獻

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