高速公路檔案精細化管理的實踐與探索

賈金霜

摘 要：文章提出了精細化管理的內涵，并根據當前高速公路建設項目的分析，探討高速公路項目檔案管理工作存在的問題，并結合精細化管理理論，提出高速公路檔案的精細化管理措施，為提高高速公路檔案管理水平提供參考依據。

關鍵詞：高速公路；檔案管理；精細化管理；問題；實踐

1 引言

近些年來，我國的高速公路建設項目持續增加，這也意味著高速公路檔案管理工作的增加。高速公路檔案是高速公路在規劃、籌建、建設、經營和管理等工作中形成的具有保存價值的，有多種形式和載體的記錄，是高速公路建設和管理的重要依據。高速公路檔案反映了項目的建設水平和發展情況，有很高的技術含量，而且也是高速公路進行運營、維護和改建等工作的參考依據。隨著高速公路建設事業的快速發展，對其檔案管理實施精細化管理勢在必行。

2 精細化管理的內涵

精細化管理是現代化的一種管理新理念，是以專業化為前提，以系統化為基礎，以數據化為標準，以信息化為手段的一種具體明確的量化管理模式，也是一種先進管理文化和管理方式的體現。精細化管理是將抽象的管理決策轉化為具體可行的策略，在管理工作安排上精益求精，追求各部分工作的細節，提供精細的質量服務，同時也要保證信息以及決策的正確性，嚴格按照規章制度進行管理與經營。精細化管理還要在盡可能減少管理成本的同時將管理做到規范化和具體化，提升管理質量。隨著社會的逐漸發展和意識形態水平的提高，精細化管理逐漸被廣泛應用在多種領域的管理工作上，其中就包括高速公路的檔案管理。因為隨著高速公路建設項目的增加，檔案資料越來越多，增加了管理難度，因此高速公路檔案管理部門需要明確劃分各項工作職責，確保每個管理人員各司其職，從而實現全方位、無死角的高速公路檔案管理工作。

3 當前高速公路項目檔案管理存在的問題

3.1 沒有完善的檔案管理機制

在高速公路項目檔案管理中內部管理水平比較低，成本約束機制尚不成熟，不能將管理責任落實到個人，對于施工進度也沒有嚴格和明確的要求，導致工程不能定期交工，使得檔案管理在內容、資料收集、歸檔標準上比較混亂，不便于檔案的分析、整理、補充或變更。另外有的施工單位偷工減料，項目沒有按照設計標準進行，影響檔案資料收集，而且有時收集的資料也不能及時交到檔案人員處，造成前期資料流失較多。

3.2 檔案管理水平有待提高

因為高速公路項目一般工期較長，人員復雜，管理項目也復雜，涉及多個部門，這就導致高速公路的檔案管理具有多樣化、復雜化的特點。而在實際工作中，經常出現施工單位過于重視成本控制而忽視施工進度和質量的情況，不能及時調整檔案的收集整理與項目進展，對于重要的技術檔案做不到及時合理的管理，導致出現設計圖紙丟失、涂改、損壞等問題，加大了高速公路項目檔案管理工作的難度。

3.3 檔案管理模式需要創新

在管理水平不斷提高的新形勢下，傳統的管理模式已不再適合高速公路項目的檔案管理。傳統的管理模式一般都設置小型的檔案管理點，比如將整個項目拆分出來，為每個部門設置一個檔案點，由幾個檔案管理人員進行檔案登記和記錄工作，這樣完全沒有利用信息時代的優勢，更無法高質高效的完成繁多復雜的檔案管理工作，不僅降低管理質量，也增加了管理成本。

4 高速公路檔案精細化管理的實踐與探索

4.1 制度的精細化管理

開展高速公路項目檔案管理需要建立在相關的法律法規依據上，比如《公路工程竣工驗收辦法》、《檔案法》等，內容詳細，可為檔案管理提供參考依據。建設單位要負責檔案的收集、整理、歸納和分析的工作；項目通過驗收后，檔案資料需要移交項目運營單位。因此不同單位之間對于檔案管理的標準不同，因此需要在上述制度的基礎上制定適合本單位的檔案管理規章制度，進行制度的精細化管理。比如建立專門的檔案管理小組，由專人負責，擬定工作計劃并報上級審核，經批準后開展工作，借鑒其他單位的檔案管理工作經驗，制定的制度完成后要召開討論會，保證制度適合本單位。

4.2 技術的精細化管理

檔案管理也是一種技術工作，因此進行高速公路檔案精細化管理也需要注意管理技術的精細化。高速公路的檔案信息化管理，是高速公路檔案管理的重點，而實施技術精細化管理，可有效提高檔案管理工作的質量和水平。比如根據信息技術特點，結合高速公路項目情況，做好高速公路檔案管理信息化工作的統籌規劃，保證檔案管理工作都有詳細的流程和規范指導進行，有較強的針對性。對本單位的檔案管理情況進行詳細調查，對室藏檔案的載體、類型、數量、保存狀態等進行準確和詳細的調查，了解其情況，然后借助有效的、適宜的信息化技術手段，一方面對檔案管理實施精細化管理，一方面將檔案轉換成電子檔案，增加管理的便捷性。進行技術的精細化管理，才能在檔案管理工作中充分發揮信息技術的優勢，推動高速公路檔案管理工作的發展。

4.3 歸檔的技術化管理

高速公路的檔案管理內容非常復雜，形成時間跨度較大，因此在進行檔案資料的歸檔時，有較大的編號難度，而且歸檔程序比較復雜。進行歸檔的精細化管理，首先就要設定準確的檔案管理工作內容歸納標準，并同時進行紙質資料和電子資料雙方面的歸檔和備份，防止資料丟失、損毀等；檔案的歸檔日期進行記錄，并按照立項、設計、施工、完工四個層面合理劃分歸檔種類；對資料進行分類整理，還可以根據問題、專業、資料類型等進行細化，做到有序排列；最后要將所有資料裝訂好，并做好編目。這樣不僅可以明確歸檔內容，區分檔案保存期限，有助于檔案的整理，還能提升歸檔效率，提高檔案管理水平。

4.4 人員的精細化管理

當前，我國高速公路檔案管理人員的素質水平參差不齊，于新時期高速公路檔案管理工作要求不適應，因此需要提升檔案管理人員的素質水平。建設單位要設立專業的檔案管理人員，并面向高?；蛏鐣惺諏I的檔案管理人才，優先錄用檔案學專業的畢業生，組建素質高、能力強且愿意從事檔案管理工作的人才隊伍；同時也要加強現有檔案人員的培訓和教育工作，針對性培養檔案管理工作急需的人才，使檔案管理人員不僅熟知檔案專業知識，也對公路交通、建筑施工、環境保護和信息技術等有所了解，同時還要進行檔案整理技術培訓和相關法律知識教育，注重人員的實際操作能力培養，加強檔案管理人員的職業道德素質，從而提升檔案管理人員的綜合素質。

5 結語

高速公路檔案管理工作是高速公路項目管理工作的重要部分，是回顧項目資料，保證項目驗收工作質量的依據。因此，高速公路檔案管理部門要加強檔案管理工作，制度、技術、人員和歸檔的精細化管理，切實提高檔案管理工作質量，推動高速公路項目的繼續發展。

參考文獻

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