淺談檔案電子化管理存在的問題和解決方法

李佩瑜

摘 要：檔案信息化建設是檔案事業發展的必由之路，檔案電子化管理的興起順應了時代和社會的發展要求，同時也是提高檔案現代化管理水平的客觀要求。隨著網絡媒體的興起和辦公自動化的普及，檔案工作模式受到了不同程度的沖擊，無論是檔案信息資源的開發利用，還是檔案的基礎設施建設都出現了一系列問題。本文從檔案電子化管理目前存在的問題及其解決措施兩方面入手，對電子化管理進行闡述，并針對電子化管理提出個人的些許看法。

關鍵詞：檔案；電子化管理；問題；措施

檔案電子化管理在各個的滲入程度不盡相同，有些已做到名副其實的電子信息化管理，這種無論是在檔案錄入、檔案保存、檔案保密等方面都已完全做到電子化管理，但更多的只是做到了部分電子化管理，就如電子錄入，紙質歸檔還較為常見，這種不全面的檔案電子化管理是存在不少問題的，檔案電子信息化管理的全面落實任重道遠。

1 檔案電子化管理的含義

檔案信息電子化管理，是順應信息時代的發展，優化檔案資源管理工作的必然選擇，信息保管、整理和利用難等傳統檔案管理問題，在電子化的檔案管理下得到了有效的解決。檔案的電子化管理，充分利用計算機資源，大大提高了檔案信息管理的效率，“二次文獻信息”的形成在時間上受到傳統手工信息加工工作模式的影響，出現了一系列的問題，采取有效措施解決存在的問題，將進一步優化檔案信息的電子化管理。

2 檔案電子化管理的解決策略

2.1 提高電子化檔案管理的真實性和有效性

目前隨著社會經濟的發展和科學技術的普及，越來越多的人能夠熟練掌握甚至精通計算機信息技術，給檔案電子化管理帶來了一定的安全隱患。不法分子可以利用計算機技術侵入的網絡系統，篡改的檔案信息，嚴重影響到檔案的真實性和有效性。如何保證電子檔案的真實性和有效性是檔案電子化管理中的重要問題，也是檔案電子化管理中的難點問題，要做好這方面工作，首先需要能夠加強對檔案電子化管理的信息技術支持，以技術性策略來加強對電子檔案的管理，建構完善的電子化檔案管理機制。其次，還要求政府能夠出臺相關的政策，加強對計算機的保護，約束網絡不法分子的行為。最后，還要求能夠實行雙軌制檔案管理，即在實現電子化檔案管理的同時，也不能放松對紙質檔案的管理。這樣可以保證電子檔案被篡改或者流失后能夠及時采取有效措施來進行彌補，保證電子檔案文件的真實性和有

效性。

2.2 加大對電子化檔案管理的投入

1）加大技術投入。檔案電子化管理是以信息技術為支撐的，要保證檔案電子化管理的工作質量和效率，防止電子檔案受到網絡不法分子的侵襲，必須要加強對電子檔案管理的科技投入，通過不斷引進先進的科學技術來保證檔案管理的工作質量。例如，需要引進國際上先進的防火墻技術和保密技術，加強對電子檔案的安全保護。還需要適時更新檔案管理的硬件和軟件，防止因為技術設備過于落后而給不法分子以可乘之機。2）加大人才投入。檔案電子化管理必須要求加強對電子檔案管理的人才隊伍建設，培養更多的專業技術人才。此外，檔案電子化管理工作還要求管理部門能夠根據電子檔案管理工作的特征，為檔案管理部門合理設置崗位和人員，如崗位應該包括辦公室文員、檔案接收員、檔案輸入員等。每個崗位安排一至兩個員工，建立完善的工作流程和管理流程，有利于促進電子檔案管理的有序發展。

2.3 提升電子化檔案的法律效力

若要真正提高電子化檔案的法律效力需要一個非常漫長的過程。在當代背景下，檔案管理部門應當重視不斷改變管理人員的認識理念，正確看待電子化檔案。同時也要要求檔案管理部門能夠改變傳統的管理理念，盡可能地提高電子化檔案的認識，并進一步提升相關部門的認可度。就目前而言，雖然我國并沒有明確指出電子化檔案的法律效力。但是檔案管理部門可以盡量借鑒國外的先進經驗，正確定位電子化檔案的法律效力。況且電子化檔案的發展趨勢是無法阻擋的，只有不斷適應它才能推動我國檔案管理事業的發展。其次，我國相關法律部門應當盡可能地出臺有關電子化檔案的法律效力保證方案，增強檔案管理部門繼續推進檔案電子化管理的信心。最后，檔案管理人員應當在實際的管理工作中，根據相關制度做好電子化檔案的管理，并不斷創新紙質檔案和電子化檔案的融合，為提升電子化檔案的法律效力奠定基礎。

3 結束語

檔案電子化管理是信息化發展在檔案管理的應用，同樣也是未來必然的發展趨勢。檔案電子化管理在發展的同時也顯露出諸多問題，總而言之，檔案電子化管理的全面應用任重而道遠。

參考文獻

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