試論計算機技術在檔案管理中的具體應用

路翠霞

摘 要：隨著科學技術的不斷發展，計算機逐漸被應用到人們生活的各個領域。計算機技術應用到檔案管理中，促進檔案管理工作逐漸走向科學化、現代化、信息化道路，但是在計算機技術應用過程中依然存在一定的問題，怎樣解決這些問題，使檔案信息化管理工作更加完善是首要考慮的問題。本文就計算機技術在檔案管理工作中遇到的問題以及解決方案作出了分析。

關鍵詞：計算機技術；檔案管理；現代化

在信息時代背景下，計算機技術因其便捷、快速等特點備受人們的青睞，已經成為人們日常生活、工作中的重要工具，逐漸成為檔案信息管理中的重要因素，促進了檔案信息化管理的實現。

1 計算機技術在檔案管理中應用意義

1.1 必要性

隨著社會信息化建設進程的不斷推進，檔案信息因其憑證性以及廣泛性和信息重要載體等特點受到更多重視。在信息化背景下，檔案信息管理實現現代化是現在檔案管理工作重要目標。計算機在檔案管理中的應用，具有檢索速度快、可靠性強、存儲量大、保密性好等特點，與傳統手工管理相比更具備優勢，能夠及時、全面、準確、系統的將檔案信息進行存儲，提高了管理信息的效率以及信息利用率。

1.2 主要作用

1.2.1 數字化

改變了傳統手工紙質繁瑣管理程序，縮減了大量人力和物力，實現便于保存、查詢的目的，在降低成本的同時提高了利用率，減少了檔案信息的損壞和遺失。

1.2.2 存儲量大

隨著人們生活范圍的不斷擴大，大量的文件資料也隨之產生，檔案資料入庫信息劇增，而一張普通的光盤就可以儲存數十萬甚至千萬的文字信息，極大程度節約了傳統檔案占用的空間以及成本投入。

1.2.3自動化

計算機技術應用于檔案管理工作，可以將信息快速的輸入、儲存，并且可以對信息進行邏輯推理和判斷，真正實現信息管理、檢索等流程的自動化進程。

2 計算機技術檔案管理應用存在的問題及對策

2.1 信息網絡數據庫建設問題

對現有的檔案目錄數據庫以及部分全文數據庫進行管理，不僅要加快對現有檔案信息進行著錄、入庫以及管理的工作節奏，爭取全面實現目錄以及檔案文件的機器檢索，還要對那些利用率高、內容重要、容易受損的檔案信息實施數字化管理，形成統一的檔案信息管理系統，使檔案信息和檔案管理各項工作結合在一起，形成一個有機的整體。

2.2 信息網絡安全問題

隨著網絡化和信息化的全面覆蓋，大部分人都可以隨意使用網絡，這樣就存在一定的安全隱患。計算機技術應用于檔案管理，在帶來方便同時也帶來一定的安全問題，網絡安全問題難以計數，現在的防火墻等安全防護技術對專業技能比較高的黑客根本就起不到多大作用，而檔案又具有憑證性以及真實性等特點，如果原始文件收到損壞或者更改，很難在進行修復，致使檔案的安全性和可靠性受到威脅。針對檔案安全管理問題，我國檔案部門已經相應的在標準化以及科研方面作出大力度的支持，制定了一系列管理標準和安全防護技術措施來應對安全威脅，比如可以選擇用網絡限制和密碼驗證等方式來保障檔案信息管理安全。

2.3 管理技術實用性問題

隨著計算機技術的不斷發展，技術的更新速度驚人，因此在檔案管理技術的選擇應用上，一定要緊跟計算機技術尤其是檔案管理方面技術的更新速度。但是由于檔案管理部門并不是直接創造經濟效益的生產部門，在資金的投入上存在一定的問題，并不具備充足的資金來經常對管理設備進行更新，同時最新最先進的設備也不一定真正適用于檔案管理工作，因此在工作時要秉持“實用、適用才是最好的”信念，努力在檔案信息管理工作中展開計算機技術的應用，不斷提高檔案管理水平。

2.4 檔案管理人員專業化問題

隨著計算機技術在檔案管理工作中的應用，對管理人員專業素質要求也在不斷提高。但是現在檔案管理部門并不具備專業的管理人員，存在一人多崗的現象，或者一些管理人員對計算機技術并不了解，并不能完成網絡化、數字化管理工作。針對這一現象，首先可以組織員工培訓，保證其具備一定的邏輯和數字思維能力，能夠熟練使用計算機語言，可以將計算機技術真正應用到檔案管理工作中。其次，檔案管理人員必須要具備一定的語言文字功底，能夠完成檔案主體標引的原則和和方法學習。能夠利用檔案主題標引規則，正確選擇主題標識，準確分析主題內容，學會如何將主題詞進行合理的組配，并且學會對特殊狀況的處理方式等。通過對專業知識的學習，來勝任檔案管理工作。

3 計算機技術檔案管理應用發展策略

3.1 增強計算機技術在檔案管理工作中應用意識

首先，檔案管理部門以及管理人員要充分意識到計算機技術在檔案管理應用中的重要性，形成使用計算機技術來進行檔案管理的意識；其次，要重視計算機技術的使用和投入，在人力、物力等方面都要實現網絡化管理，營造檔案管理現代化工作氛圍。

3.2 加強創新意識

隨著計算機技術的不斷更新，檔案也需要進行創新管理。一方面，在實現計算機技術檔案管理時，必須要有統一、規范、有效的工作制度，建立科學、現代的完整管理體系，確保檔案管理工作中每個環節的正常運行；另一方面，檔案管理人員在具備專業知識同時還應具備創新思維，實現創新性工作，最大程度的發揮出計算機技術的實用性。這就要求檔案管理人需要不斷的學習專業知識，熟練掌握計算機技術，提高個人綜合能力。

3.3 加強人才培養意識

一方面，在進行招聘時選擇具備計算機操作和應用能力的專業人員，提高計算機應用的使用效率；另一方面，重視現有員工的培訓，轉變其傳統管理觀念，形成新的管理理念，加強其專業知識以及計算機操作應用能力的培訓，使其充分掌握計算機操作能力，能夠熟練流暢完成日常工作。

4 結語

隨著計算機技術的不斷發展，其在檔案管理工作中占據的比重也在不斷增加，在對檔案內容進行分析、加工、組織、處理等方面更便捷、快速，實現了檔案信息收集、管理、儲存、檢索等過程管理的標準化、數字化、網絡化，對檔案現代化管理具有重要意義。

參考文獻

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