信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

鄧虹

摘 要：在信息化以及科技化時代之下，人們之間的交流以及互動越來越頻繁，在與他人進行溝通以及互動的過程之中，公眾會積極的利用不同的互聯網絡平臺與主動的與他人建立良好的互動關系，在這樣的現實條件之下信息的數量呈現著不斷上升的趨勢，其中信息管理也受到了社會各界的廣泛關注。許多檔案管理工作人員開始結合信息時代發展的現實條件，積極的采取創造性的管理策略以及管理手段，明確信息技術以及網絡技術的實質要求，更好的突破傳統管理手段所存在的各類不足。因此本文立足于我國檔案管理的現實條件以及具體情，深入分析信息條件之下，檔案管理工作所存在的各類不足，結合問題產生的根源提出相應的解決對策。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；問題及對策

1 引言

與其他的管理工作相比，檔案管理工作所涉及的內容及環節相對比較復雜，工作人員的工作量以及工作難度相對較大，因此，在落實相關管理工作時操作人員必須要積極的利用信息技術，以此來保障整個管理效率以及水平的總體提升。信息安全化是整個檔案管理的核心以及基礎，工作人員必須要明確檔案管理的實質要求，結合信息化應用的具體情況積極的加強不同管理手段之間的聯系，但是從目前來看，在實踐應用過程中的管理工作對工作人員提出了較高的要求，許多工作人員難以采取有效的解決策略，積極的尋求合理化的解決方案，最終導致現有的管理效率以及質量不容樂觀，大部分的管理資源被浪費。

2 信息時代檔案管理中的問題

2.1 管理軟件缺乏系統性

從另一個層面上來看，在落實檔案管理的過程之中，大部分工作人員所采取的管理軟件在本質上并不存在一定的區分，管理軟件的內容以及形式相似度相對比較高，每一個部門會結合不同管理工作的實施要求積極的選擇針對性的管理軟件。如果站在更加微觀的角度進行分析，那么不同部門以及行業所采取的管理軟件還存在一定的差異度，在這樣的現實條件之下，檔案管理軟件的研發所面臨的環境相對比較復雜，同時研發難度較高。除此之外，檔案管理所涉及的各類系統也存在許多的不一致性，因此難以在實現辦公自動化以及電子政務化的過程之中進行統一的研究以及開發，由于軟件管理不統一所帶來的各類問題嚴重影響了我國信息時代檔案管理效率及質量和水平的提升，難以真正的實現檔案管理過程中相關管理信息的優化利用以及共享，最終導致檔案信息化管理水平較差，無法促進檔案信息化的穩定運作以及發展。

2.2 統一管理水平相對較低

結合相關的實踐調查可以看出，不同地區在落實檔案網站管理工作的過程之中，還沒有在統一管理目標的指導之下明確答案管理的具體要求以及相關的內容，最終導致現有的檔案管理網站建設不符合時代發展的要求，同時各地區以及部門所建立起來的檔案網站管理，在內容及形式上存在許多的差異性，無法在同一目標以及統一策略的引導之下不斷的促進檔案管理效率及質量的提升。因此許多的檔案管理工作人員在加強檔案管理工作的過程之中所采取的標準以及要求比較低，同時所涉及的管理標準差異較大，難以從根源上改善目前的檔案管理現狀，實際的檔案管理效率以及質量不容樂觀。

2.3 檔案管理保密性相對比較差

信息時代之下的檔案管理所涉及的內容以及形式越來越復雜，同時對檔案管理工作人員提出了更高的要求，為了能夠更好的實現檔案管理效率以及質量的提升，許多的檔案管理者主要采取信息化的管理手段進行落實日常的管理工作，盡管現代化的檔案管理手段以及工具的應用能夠促進實際工作量的有效減少，保障工作效率的提升。但是在實踐工作的過程之中，許多工作人員難以積極的結合不同設施、設備的具體運作要求進行有效的控制以及監督，最終導致各種網絡黑客侵入現有的檔案管理計算機，同時還出現了病毒植入等現象，許多重要的檔案資料丟失，嚴重甚至會產生檔案管理系統癱瘓的現象，實際的損失不容估量。因此在信息化時代之下，檔案管理工作及受到外部不確定性因素的影響，實際的檔案管理保密性不斷降低。

3 信息時代的管理的對策分析

3.1 注重軟件的兼容性

在現代化的檔案管理之中檔案管理軟件的應用十分的普遍，各類現代化管理軟件以及管理設備的應用能夠有效的實現檔案管理資源的合理配置，同時作為信息化建設中的重要組成部分，軟件的應用能夠真正的提高整個檔案管理的專業度。從目前來看，檔案管理的信息化以實現檔案資源的合理共享為基礎和最終的目的充分的，充分的發揮檔案資源的作用以及價值，因此相關工作人員必須要將檔案管理與資源的共享商機和積極的引進新的技術設備，不斷的創新現有的管理模式，真正的實現自動化的處理，更好的提高最終的檔案檢索效率。在檔案管理的過程中，相關的管理部門能夠立足于目前的信息管理系統，通過軟件編程來積極的發揮圖像檔案自動化識別以及文字檔案高效存儲的作用，真正的實現軟件的兼容以及同時處理，保障資料檔案的有效傳輸。

3.2 合理規范管理標準

作為檔案管理信息化水平得以提升的基礎和前提，一個科學合理的答案管理規范標準對規范工作人員的言行舉止意義重大，隨著科學技術水平的不斷提升，在提升檔案管理質量時，工作人員必須要積極的結合目前的檔案管理情況制定科學合理的管理體系以及管理標準，保障檔案管理細則的合理化，嚴格落實相關的管理制度。其次，在檔案管理的過程之中，相關的管理層還需要在管理標準的指導之下明確各崗位的職責以及任務，實現不同載體檔案的統一化管理，更好的保障檔案管理的同步發展以及同步考核。

3.3 增強檔案管理的保密性

現代信息技術的快速發展一方面能夠有效的促進黨員管理工作水平的提升，另一個方面上實現了信息競爭的不斷激烈化，許多檔案管理資料存在諸多的安全隱患。對此，檔案管理工作人員需要以提高檔案管理的安全性以及保密性為切入點，保障參與工作者都能夠樹立良好的網絡安全意識，采取科學合理的策略積極的應對不法分子的入侵，保障整個檔案信息的完整度，禁止不法分子竊取重要的檔案信息，只有這樣才能夠更好的實現檔案管理工作的高效落實，有效的突破傳統檔案管理模式所存在的電力不足。除此之外，上級管理層還需要繼續的加強對檔案管理工作人員的培訓以及教育，促進管理工作人員管理水平的提升，保障現有的檔案管理既能夠符合信息化管理的實質需求，還能夠更好的滿足社會各界的個性化需求。

4 結語

信息時代之下的檔案管理工作不僅涉及許多的檔案管理設備以及工藝，還對工作人員提出了較高的要求，因此檔案管理工作面臨的外部環境更為復雜，上級管理層必須要結合各類問題產生的根源采取有效的解決對策，更好地促進檔案管理現代化水平的提升。

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