對城市規劃建設檔案管理中問題的研究

劉佩瓊

摘 要：城市規劃建設在城市建設中意義重大，對其檔案開展高效管理具有重要作用。對城建規劃檔案管理工作的主要內容進行簡要分析，并從信息化建設、規范化管理、執法性問題等方面，對檔案管理問題進行探討。結合實際情況，提出具有針對性的優化建議及改進措施，旨在進一步提高管理效率。

關鍵詞：檔案管理；城市規劃建設；大數據

城市規劃建設是我國城市發展的主要依據，對其建設檔案管理工作進行不斷整改，不僅有助于及時、準確反饋社會經濟狀況，同時也能反映出城市人口生產生活狀態，為城市未來建設提供更多便利。但是，在實際工作中，檔案管理工作普遍存在多種問題，應得到充分重視，并采取必要措施進行優化，不斷提高檔案管理實效，為城市規劃及發展提供有益數據，從而促進城建工作效益的不斷提升。

1 城建檔案管理主要內容

城市規劃建設檔案能夠突出城市現階段發展狀況，并揭示未來發展路線及目標，與城市規劃建設存在密切關聯。城市規劃往往需要結合城市歷史發展進程、自然生態條件、環境建設情況等，因而對城建各類檔案進行有效管理，是時代發展的必然[1]。但是，對于城市規劃建設檔案來說，其屬于系統性工程，自身管理比較復雜。檔案管理主要涉及到兩個方面，一是歸檔前管理，另一個是歸檔后管理。一般情況下，檔案信息歸檔前，需要對各類規劃建設文件進行準確鑒別，并整理相應資料。而檔案信息歸檔后，往往需要對相關資料及信息進行及時檢查，做好分類工作。這樣一來，要求相關檔案管理人員應立足于長遠，制定合理管理措施，不斷提高管理效率。

2 城建檔案管理存在的固有問題分析

2.1 信息化建設落后

為進一步提高城市規劃建設的整體效益，應對檔案管理進行不斷優化。從目前運行情況來看，城建檔案管理在信息化建設上比較匱乏，即使有部分城市重視信息化建設，但是建設力度還無法滿足日益增加的城市建設規劃。例如，系統建設缺乏理論及實踐知識，且系統建設速度較慢，無法結合城市發展現狀對檔案信息進行及時更新和應用。此外，信息化建設落后也體現在系統硬件配置不足上，導致檔案資源無法實現共建共享。出現這種情況的主要原因在于理念落后，無法適應新時期工作規范及要求。

2.2 規范化管理缺失

從現階段情況來看，城建檔案管理系統建設尚不夠完備，在很多資源、信息收集時，這種弊端就會顯現出來。不僅收集方式單一，且信息處理過程不夠嚴謹，給檔案管理整體效果產生明顯不利影響[2]。一般情況下，紙質檔案是主要收集對象，缺乏針對性較強的特殊載體檔案，也對信息化處理造成不同程度的影響。與此同時，通過調查發現，很多城建檔案信息處理過程中，由于缺乏規范化管理，操作程序混亂，常常會導致檔案歸檔出現重大問題。很多管理實踐工作表明，實際工作中往往重視檔案收集數量，主觀忽視檔案收集質量。

2.3執法性問題嚴峻

對于城建檔案管理工作，其執法力度不夠大，對城建檔案管理及實際應用造成明顯影響。從實際情況來看，城建檔案管理缺乏相應的執法權責，現有執法準則比較落后，缺乏科學性及實踐操作性，導致具體執法慢。，權威資料調查表明，綜合我國多個城市發展現狀認為，雖然執法管理環境不斷向好，但是由于執法細則的缺失，導致執法過程緩慢，直接影響到檔案管理工作的順利開展。此外，城建檔案散失現象也比較普遍，導致很多檔案無法及時移交給相關部門，對城市規劃及建設工作產生較大影響。

3 優化城建規劃檔案管理的策略

3.1 完善信息建設，提高檔案管理效率

城建檔案信息化建設過程中，普遍存在硬件配置低下問題，給資源共享造成影響。在當今大數據管理背景下，應不斷對硬件配置進行完善，并對檔案管理網路建設工作加以關注，從而為城建規劃檔案系統建設提供更多幫助[3]。轉變傳統工作思維，減少人力收集，提高城建檔案收集及管理效率。不斷豐富理論及實踐知識，加快系統建設速度，使其根據城市發展現狀，及時對檔案信息進行及時更新，實現數據及資料的高效應用，適應新時期工作規范及要求。

為適應目前檔案管理工作需要，應充分重視信息化建設及管理。為此，可通過多種形式，不斷對信息化建設進行完善。例如，對于硬件配置，應加大資金投入，使得信息化建設能夠順利開展，并且達到高效運行目的。與此同時，充分認識到現代化辦公體系的重要作用，并設計更為完善的體系，為實現信息化管理奠定基礎。搭建更多管理平臺，促進資源共享及合理利用。例如，對網絡平臺加以利用，提高檔案收集、歸檔的準確性，進一步減少檔案歸檔時間。

3.2 強化操作程序，實現檔案規范管理

城建檔案資源收集、處理、歸檔等工作開展過程中，應對其操作程序進行不斷完善，在重視數量的同時，也不斷提高管理質量，體現檔案自身價值，避免盲目收集現象，并對檔案分類整理工作進行不斷優化，從而最大程度減少資源浪費，提高管理實效。實際工作經驗顯示，對檔案收集、整理等操作程序進行不斷優化，可有效提高工作效率。為此，應結合時代發展需要，逐漸淘汰不合理檔案載體，同時加強對特種載體檔案的管理[4]。

在做好上述工作基礎上，還要對資料收集的總體籌劃工作加以重視。為此，可將檔案資源收集、歸檔等工作充分與目前管理機制相融合。這樣一來，不僅能夠有效提高管理效益，還能促進結構統一一致。制定詳細工作規劃，結合城市發展狀況及整體經濟走勢，對檔案管理種類進行準確劃分，使收集到的檔案資源更加多樣、豐富。對城建規劃資源分布情況進行了解，從而進一步擴展資源收集的覆蓋面。

3.3 加大執法力度，落實執法管理原則

為進一步提高城建檔案管理質量及工作效率，務必要對與城建檔案管理相對應的執法體系進行不斷完善，從而保證檔案管理合理性及規范性。首先，對城建檔案管理方式與方法進行不斷優化，明確各個環節工作責任及具體規范，使檔案管理有章可循、有法可依。與此同時，加大執法宣傳力度，完善檔案管理相關執法職能，保證其有效性。其次，對檔案管理部門自身職能進行不斷強化，完全配合執法部門工作，并且逐步實現兩者之間的協調和統一。推行責任追究制度，不斷完善相應的獎懲機制，從而促進管理工作職責的落實。最后，為有效推動執法管理方案的落實，保證城建規劃檔案的完整性，執法部門應對檔案來源進行檢查，明確是否為真實可靠的檔案資料，為城建規劃信息利用與管理創造更為便利的條件，滿足發展所需。

4 結束語

城市規劃建設資料及檔案，是城建發展的重要構成部分，及時對其開展必要管理，執行高效管理措施，也是適應城市發展的必然。為此，應對檔案管理主要內容進行了解，然后根據實際情況開展全面信息管理。除此之外，也要充分認識到目前城建規劃檔案管理工作中存在的固有問題，并結合問題反饋情況，采取必要措施進行整改，從而保證檔案管理的合理性及科學性。為實現高質量、高效率檔案管理，應在實際工作中，創新工作方法，不斷做出改進，從而使檔案管理能夠滿足城建規劃發展需要。

參考文獻

[1]張斌，徐擁軍.我國科技檔案管理體制機制建設的政策建議[J].檔案學研究，2016（03）：25-34.

[2]陳永生，蘇煥寧，楊茜茜，侯衡.電子政務系統中的檔案管理：安全保障[J].檔案學研究，2015（04）：29-40.

[3]宋淑琴.大數據視野下檔案管理思維方式的轉變[J].檔案學研究，2015（03）：36-39.

[4]潘昕，李名家.高校檔案服務校園文化建設的實踐與思考——基于檔案管理現代化的視角[J].華中農業大學學報（社會科學版），2013（02）：133-136.