檔案信息化建設與檔案管理研究

葛英慧

摘 要：積極推進檔案信息化建設將有助于改進檔案管理。隨著我國在政治制度和經濟建設的不斷深化改革，要求檔案管理必須適應時代的發展形式，積極響應檔案的發展政策，并確保檔案管理的逐步發展。

關鍵字：檔案管理；信息化建設；

通過不斷發展的科學技術，深化中國的政治體制改革，推動檔案建設和檔案管理，已經成為一種不可避免的趨勢，關于檔案的信息包括很多內容，并在各個方面都需要關注。目前，中國的一些檔案管理部門仍在檔案信息化方面的存有一些問題。從管理機制的角度來看，文件管理模式和服務心態，我們要積極開展檔案信息化工作，以此來提高檔案管理水平。

1 檔案信息化建設現狀

1.1 信息來源分散復雜

檔案數據的一般來源是分散的：不可避免的是在不同的相關管理單位或服務轉移的檔案文件中有重疊現象，在處理相同信息的數據時是無差異化。因此，科學選擇和管理大量復雜和冗余的檔案數據，以及選擇和挖掘具有重要價值的信息，已經成為一個重要的問題。在正常情況下，由于對傳統檔案的手工處理的有效性的限制，對檔案信息的篩選和挖掘是繁瑣的、主觀的，浪費了大量的人力和物力資源。

1.2 檔案管理模式陳舊滯后

隨著經濟和社會的迅速發展，傳統的檔案管理模式無法滿足信息時代的需要。以往檔案移交、信息匯總、報送資料這些需要長時間的運行周期，導致了文件信息丟失數據、數據信息老化和丟失數據，這使得確保文件信息的可用性變得更加困難。

在過去的幾年里，國家大力推動了信息辦公室的進程，但在一些檔案管理服務中，傳統的手工文件管理模式仍在使用中。文件管理的軟件和硬件設施不足，復雜的文件管理過程導致了無效的文件信息服務。

1.3 人員心態亟待轉變

在新形勢下，必須改變檔案管理人員的心態，以大力推動檔案信息的建設。在傳統的檔案管理工作中，檔案管理部門缺乏主動性，一些管理人員對服務意識較低，缺乏熱情和責任感，很難建立正確的職業態度，不能積極參與工作。許多檔案管理員缺乏對檔案管理的專業知識，他們渴望跟上政策的步伐，并積極地學習新的技能。一些文件管理人員甚至逃避責任，消極工作，很難端正他們的服務態度。在這些思想和專業技能中出現的心態問題影響了檔案信息和檔案管理的順利進行。

2 檔案信息化建設的優勢

2.1 提高資源利用率和工作效率

檔案信息的建設是當前形勢的需要，也是檔案管理發展的趨勢。檔案所需要的大量信息、文件的復雜性和文件管理過程的復雜性都是繁瑣的。建立一個計算機化的文件管理系統可以節省大量的人力和物力資源。收集傳統文件、分類和信息服務都需要手工處理。在一個復雜的、冗余的檔案文件中，重疊的文件，重復的資源和更新的信息等等，必須在適當的時候進行管理，這不僅是一個巨大的工作量，而且容易出現各種各樣的遺漏或問題。將檔案數據轉換成電子數據，引入自動化的辦公自動化程序，以及建立電子文件管理機制，可以彌補傳統的手工文件管理方法的不足。一旦在電子管理系統中輸入了所有的文件，他們就會直接通過軟件進行過濾和分類，文件的管理可以完全由計算機來管理，文件以清晰和簡潔的方式進行排列，分類是快速和簡單的，提高了工作效率。

2.2 簡化操作環節，有利于服務質量的提升

信息文件管理系統簡化了傳統文件信息服務的相關鏈接，為文件用戶提供了方便，從而提高了文件管理服務的質量。傳統的借貸操作和文件管理是復雜的，因為它經常給文件用戶帶來不便，并影響文件管理服務的質量。在信息化的檔案管理基礎上，檔案使用者節省大量中間環節，不需要各種手續、證明借閱所需電子檔案，還可以通過網絡檔案管理系統對所需信息進行獲取，很大程度上的縮減了辦事環節。

3 檔案信息化管理方法

3.1 健全檔案管理機制

文件管理機制的健全性是推進檔案管理信息化建設的最重要的因素，并決定了檔案信息的建設方向。首先，必須建立和改進管理檔案管理和實際工作的規則。檔案管理處必須建立一個電子管理系統，同時建立一個信息管理系統，并與其他信息管理條例一起執行，以確保文件管理的執行。與此同時，檔案管理機構應加強各部門之間的協調，形成部門之間的協調與合作，積極應對新形式的電子檔案管理，積極提出問題，查明問題，共同解決問題。應該為電子記錄文件建立新的政策規則，以處理可能出現的新情況。最后，應加強檔案管理中信息管理的績效評估系統，并有意識地提高信息建設的績效，以鼓勵在檔案管理方面取得積極進展

3.2 提高管理人員素質

檔案管理信息管理的發展意味著提高檔案管理人員的專業質量和思想素質要求。文件管理人員必須清楚地了解情況，端正他們的態度，并加強對檔案管理的專業知識。與此同時，建立一個計算機化的文件系統意味著管理人員必須掌握新的設備和技能。檔案管理人員應積極學習方法的相關物質軟件和業務控制新的業務程序，探索不同的業務和管理系統以電子文檔的不斷改革和改進建議修建信息、管理制度和相關政策建立和改革有一定的理解，把工作細則體現在實際操作中。

加強管理者的意識形態教育，提高管理者的責任感和服務質量。隨著文件管理信息的建立，收集和組織文件的工作量減少了：紙質數據的管理已經轉變為電子記錄資源管理系統，信息服務變得更加重要。檔案管理人員應改變其對被動服務的傳統意識，加強其思想道德層面，培養積極和熱情的服務精神。

3.3 加快數字化建設進程

檔案管理的數字建設是建立檔案信息的基礎。只有通過加快檔案管理的數字化，才能實現檔案資源的共享和檔案信息的計算機化。首先，我們應該更加重視檔案的數字建設，制定具體工作的相應計劃，建立相關的監督和監督制度。第二，必須改進數據處理數據的有效輸入和數據下載的效率，以確保數字建設的進程。與此同時，將更新和優化相關的電子管理系統，使其更便于用戶使用和方便用戶使用。我們需要平等地關注紙質記錄的管理和電子記錄的管理，并改進與管理和相互保護相結合的相關機制。最后，檔案管理部門之間的合作是建立聯系，應嚴格遵守國家制度，建立了數字檔案管理和資源系統，以建立信息化檔案做貢獻。

4 結語

在檔案信息化建設過程中，有許多方面需要引起人們重視；在具體實踐中，相關領導要給予一定的支持，投入足夠人力、物力和財力資源，采取一系列完善措施，嚴格依據相關要求和規定開展檔案信息化建設，從而在提高檔案工作管理水平的同時，促進檔案信息化發展進程，推動我國經濟的持續發展。

參考文獻

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