簡論檔案管理系統在企業的深化與應用

馬小峰 高強

摘 要：檔案管理系統是一個覆蓋了有關企業檔案管理一體化的綜合平臺，使檔案信息實現由縱向貫通、到橫向集成和高度共享的過程。檔案管理系統的深化與應用是企業檔案管理實現數字化的基礎。

關鍵詞：檔案管理；數字化

縱觀檔案歷史發展的長河，隨著現代信息技術的高速發展，傳統檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質和電子混合檔案向全數字化檔案轉變、從人工檔案管理為主向自動檔案管理為主轉變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業、跨地域檔案管理轉變。

1 檔案管理系統深化應用背景

中國石油加快信息化發展的總體部署，努力創建“共享石油”理念的國際化現代能源公司。中國石油集團公司高度重視檔案管理工作，并將其納入公司“十一五”階段信息化建設工作當中，大力推進檔案管理信息化。中石油檔案管理系統項目于2008年12月正式啟動，歷經完成了需求分析、差異分析、系統設計與開發、試點實施、全面推廣、用戶培訓及上線運行等階段，于2011年12月在集團公司總部及所屬企事業單位上線應用。目前，集團公司檔案管理系統已成功嵌入公司協同辦公系統，并在地區分公司全面推廣應用。

2 檔案管理系統深化應用的目標

按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案、招標檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號、責任者、起止日期、機構、文件類型、主題詞、關聯詞、分類號等。檔案管理系統以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性為基礎目標，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時間，檔案捕獲，登記，分類，存儲和保管，利用，跟蹤，處置計劃的實施，對檔案管理過程的記錄。

用戶可根據工作考查、學術研究、項目建設、落實政策、個人取證等不同目的進行檔案檢索。檔案管理系統內嵌智能索檢平臺，在檢索的同時對信息進行理解，主要完成檔案內容資源的各項分析服務，以及智能化的文本處理，包括文本挖掘、分類聚類、內容提煉等，從無序的海量數據中，找到數據之間的關系和規律，進一步提高檔案資源的利用價值。

3 檔案管理系統深化應用的實施步驟

第一步：引用文件連續體模型。

引用文件連續體模型（Records Continuum）的前提是將文件管理與業務流程相結合。為此，必須做到以下幾點：第一，新開發的各種業務系統必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求；第二，對于已有的各種業務系統，建立其與檔案管理系統的接口，使系統能自動獲取歸檔電子文件并捕獲元數據，盡可能地將檔案管理監控職責向前延伸；第三，對于文件檔案，明確各業務部門歸檔范圍和責任，提供檔案收集、整編及業務系統接口，實現對歸檔文件的前端控制和全程管理；第四，對于基建、設備檔案，在工程項目立項之初就同步確定項目歸檔范圍、整理規則、歸檔責任，最小化人為因素，使歸檔工作與工程建設同步、有序進行。

第二步：引用知識管理理論。

知識管理（Knowledge Management）是企業管理的新方式，也是指導檔案管理創新的新理念。因此系統應突出以下功能：

第一，數據資源全覆蓋，對于沒有納入傳統文件檔案收集范圍，但具有知識價值的資料、數據、信息進行管理，以實現企業內所有顯性知識資源的整合與共享。

第二，服務技術智能化，在基本的數據采集后，檔案管理系統對各類檔案資源進行整合、挖掘、分析，構建資源內容平臺，為搜索引擎系統提供應用基礎。

4 檔案管理信系統深化應用后的效果和應用前景

檔案管理系統建設應用后，用戶只需在個人電腦上點擊鼠標，輸入檢索字段，各種所需檔案文件就能以電子形式清晰呈現。用戶或查閱數據，或打印復印，或資料收集，均可自行快捷完成。檔案管理實現了圖、文、聲、像信息融合及網絡一體化管理，檔案從收集、整理、編目到存儲、借閱、銷毀等一系列管理工作都在網絡上完成。數字化檔案占用空間小、儲存信息量大、檢索方便快捷、應用能力強、傳輸速度快，大大提高了辦公效率，降低了檔案管理的人力、物力、財力成本，減少了人工檢索失誤率，提高了辦公效率，增強了檔案服務的實時性、實用性、安全性和保密性，實現了管理科技化、檢索便捷化、服務人性化，滿足用戶對檔案信息快速傳遞和高度共享的實際需求。

新的檔案信息管理系統將實現歷史、現在、將來的檔案管理，涵蓋檔案管理的接收、整理、利用和保管等環節，將檔案管理的全部流程納入系統一體化管理，并與各相關業務系統關聯對接，實現數據資源的共建共享。從而將檔案管理系統進一步演化為專屬中國石油的、資源更加豐富的、功能更加強大的、自動化程度更高的數字化檔案館。

作者簡介

馬小峰（1993-），高強（第二作者），男，漢，甘肅省蘭州市，本科，中國石油蘭州石化公司自動化研究院，職稱和研究方向：檔案信息化