探究農業科研單位檔案信息化管理與創新

葉華英

摘 要：隨著社會經濟的快速發展，各行業的信息化程度不斷提高。目前，農業科研單位的檔案管理也在朝著現代化、信息化方向發展。為進一步提高農業科研單位檔案管理的信息化水平，研究和探索檔案信息化管理的有效策略非常必要。基于此，本文從農業科研單位檔案管理信息化的優勢入手，在分析農業科研單位檔案管理現狀的基礎上，提出檔案信息化建設的有效策略，希望本文能為農業科研單位檔案管理提供一些有益的參考和借鑒。

關鍵詞：農業科研單位；檔案；信息化

農業科研單位的檔案主要是指在農業科研項目、經費、設施、人才、試驗、成果轉化、知識產權、政策法規等管理中，在預備試驗、考察、立項、總結、執行、鑒定、結題、成果申報、推廣等工作中形成的有價值且需要保存的圖表、文字、圖片、數據、聲像資料等各種材料。隨著現代信息科技的快速發展，信息化已逐步深入到人們生活、工作的方方面面，農業科研單位的檔案工作也應進行信息化

轉型。

1 農業科研單位檔案管理信息化的優勢

一是方便檔案資料查詢檢索。實現信息化檔案管理后，借助網絡就能隨時隨地查詢檢索相關檔案資料，快捷方便，不受空間和時間的限制。信息化技術還可提供多種檔案查詢方式，檔案查閱人員可利用組合查詢、模糊查詢、分類查詢等各種查詢方式快速從檔案中找到所需的信息資料。農業科研單位還可為科研單位人員提供網上查詢服務，通過授權的方式，科研單位人員可自行從網上查找所需檔案資料，從而最大限度地減少檔案管理人員的工作量。

二是有利于提升檔案管理人員的工作效率。實行檔案信息化管理之后，檔案管理工作會更加輕松，信息化管理模式可實現檔案管理的實時化、自動化和網絡化。檔案管理人員只需將檔案資料數據一次錄入計算機就可反復利用。檔案資料不管是在文書管理環節錄入，亦或是在檔案管理環節錄入，都能實現檔案管理數據的內部共享，可大大提高工作效率。信息化管理還可自動打印各種報表，錄入信息數據之后，不管是檔案管理還是文書管理，都能快速打印有關匯總表、收發文單據，打印出檔案封面、書脊、文件目錄、案卷目錄、備考表等信息。另外，還可實現檔案信息的自動統計，利用計算機完成各項檔案信息統計、報表工作是非常輕而易舉的事情，這樣可有效提高工作人員的工作效率。

三是可實現檔案查借閱控制。實現檔案信息化管理之后，利用計算機管理檔案的查借閱工作，操作方便快捷，還能生成自動催還記錄，對不能按時歸還借閱的檔案進行及時催還。

2 農業科研單位檔案管理的現狀

2.1 觀念陳舊

現在，農業科研單位檔案管理工作仍存在“重保管輕利用、為了保管檔案而保管檔案”的情況，“安于現狀”、“靠、等、要”、“不注重經濟效益和社會效益”等陳舊思想觀念，同時還存在“你查我調”、“閉架借閱”等現象。農業科研單位以往的檔案資料大部分都是以紙張形式存在，占據大量存放空間，并且查找起來非常困難，大量有利用價值的資料常常是“沉睡”在檔案室里多年，得不到應用，無法發揮應有價值。可以說，陳舊的檔案管理模式，嚴重阻礙了檔案信息化管理的進程。

2.2 管理混亂

農業科研單位對檔案管理工作不夠重視，管理檔案人員大部分都不是專職的，通常都由辦公室人員兼職管理。在這樣的情況下，檔案管理人員常常將政、黨、收發文件與科研檔案資料混放在一塊，不進行分類、分層管理，應用和查找起來比較困難。假如檔案歸檔不及時，就可能導致重要科研資料遺失，檔案的存儲時間概念模糊。另外，資金投入和配備人員不足，也會造成檔案管理信息化建設進度較慢。

2.3 溝通不暢

科研人員和檔案管理人員聯系較少，配合不密切，檔案管理人員缺乏檔案管理的積極性和主動性，很難做到檔案資料及時催收，檔案管理工作一度處于被動狀態。其次，檔案管理工作中存在檔案資料收集不全面的情況，目前的科研大環境存在“重視申請科研課題，不重視課題管理實施”的現象。大部分科研人員還沒有認識到科研檔案工作對于促進科研發展的重要作用。特別是沒有及時將科研檔案進行歸檔，很多重要的科研檔案會因科研課題主持人或科研骨干調離而流失，造成重要資料隨人員而走的情況，導致科研單位蒙受較大損失。

3 農業科研單位檔案的信息化建設策略

3.1 硬件條件

農業科研單位要想實現檔案信息化管理，首先要具備相應的硬件基礎，這是實行電子檔案管理的前提和基礎。這些設備主要包括數碼相機、圖文掃描儀器、移動硬盤、數碼攝像機、數據庫服務器等。其次，還要建立與農業科研工作相適應的網絡系統，具備保存、收集、整理、歸檔、檢索、編碼、使用等多項功能，并實現與其他數據庫系統的數據交換與共享，并可以在多種操作系統和平臺下操作，進而實現對電子檔案的安全控制。

3.2 檔案收集

收集電子檔案是農業科研單位進行檔案信息化建設的關鍵環節。因此，在實施檔案電子化管理過程中，要高度重視電子檔案收集工作，將工作職責明確落實到有關人員，各科室保存一份紙質檔案，同時留存一份內容相同的電子檔案。為確保電子檔案安全，應將電子檔案文件保存設置為只讀形式，以防其他人員對檔案進行修改，或因錯誤操作造成檔案內容損壞。電子檔案收集人員應及時將各科室形成的電子檔案用移動硬盤拷貝并留存保管，以防丟失，并在網絡上備份一份，或在計算機上進行備份。電子檔案收集人員還要仔細登記電子文檔信息，主要包括電子文檔的名稱、序號、日期、部門等，方便對電子檔案進行查找和記錄。

3.3 歸檔要求

在進行電子檔案排序整理前，可事先在盒子上標上編號，貼上標簽，登記電子文檔內容。電子檔案歸檔時，要將文檔目錄和登記信息一并交檔案整理部門。

保存電子檔案通常采用保存兩份模式，一份作為記錄保存下來；另一份用于平時工作中。可以在硬盤中保存一份，在電腦中保存一份，也可以保存在不同電腦上，既方便使用，又較為安全。

電子檔案歸檔時間有兩種情況，一是定期歸檔，即根據規定的歸檔時間進行統一歸檔。二是完成電子檔案實時歸檔。

電子檔案歸檔方法可分為邏輯歸檔、物理歸檔和雙套歸檔。邏輯歸檔需要把電子檔案地址轉發給歸檔部門，由檔案整理部門利用網絡整理。物理歸檔可分為網絡歸檔和介質歸檔兩種。網絡歸檔需要利用網絡把電子檔案直接發給檔案整理部門。介質歸檔需要將電子文件下載到介質上再交給檔案整理部門。雙套歸檔需要把上述兩種方式制成的電子檔案分別打印出來，確保電子檔案完整。

3.4 安全管理

農業科研單位要設置專門的科室管理電子檔案，進行電子檔案的編排、整理、保存工作，確保電子檔案安全，防止丟失和受損。其次，還要采取有效管理措施和技術手段實施管理，隨時監控計算機網絡安全，謹防黑客入侵。假如發現網絡或電腦出現安全隱患，應立即采取措施予以補救，借助防火墻等工具保護計算機安全。與此同時，還要加強硬件設備管理，定期進行維護和檢查。還可對電子檔案實施加密保護，確保電子檔案安全。

4 結語

隨著時代的發展，必須要加強農業科研單位檔案信息化建設，不斷提高信息化管理水平，強化硬件和軟件建設，培養專業的檔案信息化管理隊伍，不斷提高檔案信息化管理水平，以更好地發揮農業科研單位檔案管理的作用。

參考文獻

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