淺析事業單位人事檔案管理存在的問題及對策

摘 要：我黨長期重視干部人事檔案工作，事業單位的人事檔案管理為干部隊伍建設和領導人事決策提供參考依據，是組織人事工作的重要組成部分，同時也是人事管理的基礎性工作。黨的十九大關于全面從嚴治黨、從嚴管理干部作出了新的要求和部署，隨著事業單位管理體制改革的不斷深入，傳統的人事檔案工作方法自身具有一定的約束性，在一定程度上阻礙了檔案管理工作的創新和發展?；诖?，本文對事業單位人事檔案管理現狀進行了初步的研究，找出其在實際管理期間存在的不足，并結合事業單位發展現狀提出解決方案，以便于更好的為干部人事工作服務。

關鍵詞：事業單位；人事檔案；管理

人事檔案作為一項重要的人事制度，是考察了解、選拔使用干部的基本依據，是有效評價事業單位干部職工的重要途徑。然而傳統的人事檔案制度已經跟不上社會發展的腳步，與我國社會經濟體制之間也存在著的較大的差距。只有將人事檔案管理工作進行不斷的創新完善才能改變這一現狀，事業單位人事制度改革工作也是人事檔案管理在未來發展的必然趨勢。

1 事業單位人事檔案管理概述

事業單位是保障社會正常運行的服務支持系統，提供公共事業的基礎服務產品，是一項特殊的政府組織機構。事業單位在發展過程中主要通過行政機關的形式進行管理，從而提升事業單位的公益性、行政性特點。人事檔案管理工作，是事業單位按照《干部檔案工作條例》的要求，收集、整理、鑒別、保管、識別、統計、提供和利用干部人事檔案的管理工作過程。主要由思想品德、考核鑒定、工作業績、政治面貌、工作履歷、教育培訓、獎懲情況、職務任免、職稱評聘、工資信息、社會關系及家庭成員信息等多個方面形成的原始書面記錄，歷史的、真實的、全面客觀的反映干部職工個人在參與社會活動的各個方面中的現實表現，是干部人事管理和領導人事決策的重要參考依據。建立和完善保管制度是有效保存人事檔案的關鍵。按照《干部檔案整理工作細則》的要求，首先是材料歸檔系統，人事檔案資料應及時收集歸檔，通過嚴格的鑒別審查確定材料是否符合檔案要求，根據材料的性質和內容進行分類排序，確定檔案的具體位置后在目錄中填寫材料和相關內容的名稱。其次是檢查驗證系統。檢查和檢驗是確保人事檔案的完整性和安全性的重要手段。檢查的內容是多種多樣的，包括人事檔案本身的檢查，特別是完整性和真實性的鑒別，確保人事檔案材料的完整翔實，可信可靠。其次是人事檔案存放環境的安全檢查，如檢查紙質材料腐爛蛀蟲、存放庫房防火防霉等情況。

2 事業單位人事檔案管理存在的問題

2.1 人事檔案信息安全性較低。安全保密是事業單位檔案管理的基本原則，干部人事檔案管理本身具有政治性，必須遵從機要保密的要求。部分事業單位在保管、查閱、轉遞的過程中沒有足夠重視，一旦信息內容擴散則會產生較大負面影響。隨著互聯網、智能手機的飛速發展和普及，電腦中儲存的人事檔案信息極易受到偶然或惡意的破壞、更改和泄露，解決網絡安全問題顯得尤為迫切。

2.2 人事檔案管理規范性較差。干部人事檔案管理工作有嚴格的政治性和政策性，直接關系到組織人事工作的開展，影響著各級單位領導班子和干部隊伍建設。部分單位領導對檔案管理的不夠重視，將人事檔案管理與材料存放混為一談。有的事業單位管理體制漏洞較大，在人事檔案查閱、借調、轉遞等環節中工作制度不夠健全，造成干部資料魚龍混雜、個人信息弄虛作假。再有就是受管理水平的限制，沒有掌握現代化檔案管理科學手段，沒有準確抓住人事檔案材料形成的規律和特點，思想觀念陳舊，以致影響人事檔案的利用效果。

2.3 人事檔案信息化建設薄弱。現階段，很多事業單位對人事檔案信息化沒有引起足夠重視，信息化建設進程相對緩慢。傳統的管理方式，人工成本較高，保密性不強，查找利用率低下，影響紙質材料保存壽命。由于硬件設施投入不足，軟件功能開發利用欠缺，沒有建立起便于查找、動態更新、及時維護的數字檔案庫和人才數據庫。

2.4 檔案管理體制相對滯后。受現有事業單位人事管理制度的約束，各事業單位內部的組織人事部門自行管理人事檔案，機制相對封閉保守，不利于公眾監督。一些事業單位考慮自身發展和其他影響，卡住人事檔案關口不放，造成不利于人才合理流動的局面，對人才優化競爭有一定阻礙，制約人力資源配置市場化的發展趨勢。

2.5 檔案管理人員綜合素質有待提高。受人員經費等因素的制約，事業單位很少配備專職的檔案管理人員，多數為組織人事部門工作人員兼任，大部分沒有經過專業系統的檔案管理知識培訓，對人事檔案的嚴肅性、重要性認識不足，檔案的收集整理、審核鑒別、歸檔裝訂等業務不夠精通。加之人事檔案管理崗位平淡，薪酬待遇得不到體現，干事創業的責任意識不夠強烈，對人事檔案管理的重視程度不足。

3 事業單位人事檔案管理有效措施

3.1 提高檔案管理的安全性。首先，應當加強人事檔案管理專項經費投入，配套建立干部人事檔案專用庫房，改善人事檔案存放的物理條件，建立完善的檔案安全保護措施，達到防火、防蟲等“八防”要求，提升辦公硬件需要和檔案安全管理環境。其次，要提高網絡信息系統的安全，健全軟硬件多層網絡防御體系，通過設定機要權限進行訪問控制，加強密級認證，完善監控系統，及時做好信息備份和恢復，做好網絡安全防護工作。

3.2 建立干部人事檔案長效審核制度。積極落實干部人事檔案專項審核工作，將集中排查和專項審查轉變為經常性工作，堅持做好日常的規范管理。突出嚴肅性，強化監督審核機制，嚴格按照政策規定和程序開展工作，堅持干部人事檔案工作長期化、動態化管理，確保干部人事檔案材料的真實性和完整性。

3.3 加快事業單位人事檔案信息系統建設。隨著現代科學技術的迅猛發展，人事檔案的信息系統建設更顯得尤為重要。建立人事檔案管理系統和數據庫，一方面可以擴大人事檔案的信息利用率，另一方面更長久安全地延長檔案保存壽命。特別是在人事檔案的查閱、檢索、統計、分析和資料打印等信息輸出方面凸顯功能強大，以便于更快更好的發揮人事檔案的基礎作用，為干部人事管理和領導人事決策提供服務。

3.4 試行檔案管理工作勞務外包機制。社會主義市場經濟的充分發展，專業化分工越來越細，人事檔案管理工作嘗試建立社會化協作的勞務外包勢在必行。專業的人力資源機構在簽訂保密協議的前提下，可以承擔起人事檔案管理中材料整理、粘貼、排序、裝訂等大量繁瑣枯燥工作。試行市場化的人事檔案托管，或者是整理環節的勞務外包，這樣的社會化管理模式可以極大的提高組織人事部門工作效率。

3.5 強化檔案管理人才隊伍建設。加強干部檔案工作隊伍建設任重而道遠，檔案管理工作人員必須具備對黨絕對忠誠的政治素質，嚴守組織工作紀律。事業單位首先應當優選配備思想政治素質過硬的同志專職擔任檔案工作，同時又要做好充實調整。其次，要加大業務培訓力度，培養嚴謹細致、愛崗敬業的作風，始終保持甘于奉獻的精神。最后，單位要在政治上、生活待遇上關心愛護檔案工作人員，對履職盡責、嚴謹務實的人事檔案管理人員應適當給與鼓勵和表彰，提高工作認同感和參與度。綜上所述，新時代和新形勢下的事業單位干部人事檔案管理，應當堅持以習近平新時代中國特色社會主義思想和黨的十九大精神武裝頭腦，牢記“檔案工作姓黨”的政治使命，堅持以改革創新的精神推動事業單位人事檔案管理，更好的為干部人事工作服務。

參考文獻

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作者簡介

陶剛（1979-），男，安徽省合肥市人，漢，職稱：政工師，本科。研究方向：思想政治工作，干部人事隊伍建設。