檔案工作在醫(yī)院管理中的作用探析

李燕

隨著醫(yī)改新形勢(shì)下醫(yī)院工作發(fā)生的變化，檔案在醫(yī)院管理中的作用越來越凸顯。醫(yī)院檔案包含文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、實(shí)物檔案、專技檔案和病歷檔案，它記錄著醫(yī)院發(fā)展的歷史，為醫(yī)院未來決策指引方向，是保障和促進(jìn)醫(yī)院健康可持續(xù)發(fā)展的源泉和動(dòng)力。本文從九個(gè)方面對(duì)檔案工作在醫(yī)院管理中的作用進(jìn)行探析。

1 檔案在醫(yī)院管理中的作用。

1.1 檔案為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考作用

醫(yī)院檔案是醫(yī)院過去工作活動(dòng)的記錄，涉及方方面面，反映了醫(yī)院整個(gè)工作的全過程，真實(shí)反映醫(yī)院每一階段的建設(shè)發(fā)展、各種活動(dòng)以及領(lǐng)導(dǎo)的管理水平、職工的專業(yè)技術(shù)水平、管理工作業(yè)績(jī)、業(yè)務(wù)發(fā)展水平等，醫(yī)院工作往往是有連續(xù)性的，檔案是醫(yī)院發(fā)展歷程的如實(shí)反映，是一部記錄醫(yī)院發(fā)展的長(zhǎng)卷，“前事不忘，后事之師”。不了解過去，就很難規(guī)劃未來。它為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策可以提供參考作用，比如在制定制度時(shí)，參考以往制度結(jié)合新形勢(shì)進(jìn)行修訂，有利于制度的延續(xù)性；在解決歷史遺留問題時(shí)，查閱檔案有利于提出科學(xué)解決方案。充分利用檔案，不僅有利于科學(xué)決策，還可以提高工作效率。

1.2 檔案是醫(yī)院文化的重要組成部分

醫(yī)院從創(chuàng)立開始就有了檔案，檔案記載著醫(yī)院發(fā)展歷程，領(lǐng)導(dǎo)的管理理念、決策方向，職工的精神文化、綜合素質(zhì)，醫(yī)院的人文發(fā)展等方面，無一不反映著醫(yī)院的文化，一個(gè)醫(yī)院的文化不是一天兩天形成的，是一個(gè)日積月累、沉淀的過程，經(jīng)過幾十年上百年的發(fā)展才會(huì)形成一所醫(yī)院的文化，檔案真實(shí)記述著醫(yī)院文化發(fā)展、變革的歷程，因此，檔案是醫(yī)院文化的重要組成部分。

1.3 人事檔案是醫(yī)院干部選拔中的重要依據(jù)

人事檔案記載著職工的基本情況，包含職工登記表、年度考核、學(xué)歷教育、進(jìn)修培訓(xùn)、職稱晉升、政治審查、入黨入團(tuán)、獎(jiǎng)懲情況、工資待遇、入職聘用、干部任免、體格檢查等材料，詳實(shí)反映了職工從初中、高中以來的學(xué)習(xí)、工作、思想及身體等方面的情況。在干部選拔中必須先進(jìn)行干部檔案專審，查看審閱干部人事檔案，是否有存在不適合提拔任用的情況，進(jìn)行進(jìn)一步甄別。因此，干部人事檔案是醫(yī)院選拔干部前置審核材料，如在本人的人事檔案中存在材料造假、欺瞞組織的情況，將會(huì)其影響干部選拔工作。

1.4 檔案是維護(hù)醫(yī)患雙方權(quán)益的法律依據(jù)

病歷檔案是患者的醫(yī)療檔案，它客觀、真實(shí)、完整、連續(xù)地記載了醫(yī)師對(duì)疾病診斷、治療，護(hù)理人員對(duì)患者病情的觀察、護(hù)理以及醫(yī)技部門的各項(xiàng)檢查結(jié)果，是患者住院期間整個(gè)醫(yī)療活動(dòng)全部過程所產(chǎn)生的文書材料，是具有法律意義的文件。在醫(yī)療糾紛中，醫(yī)患雙方提供的證據(jù)就是病歷檔案，不僅可以證明醫(yī)患關(guān)系的存在，也是全部診療過程的證明，是判斷醫(yī)院是否應(yīng)對(duì)患者的身體或健康受到傷害承擔(dān)責(zé)任的重要甚至是唯一的證據(jù)材料，所以病案是醫(yī)療糾紛時(shí)重要的書證資料。

1.5 檔案是醫(yī)院科學(xué)研究的基礎(chǔ)條件

科學(xué)研究是研究事物發(fā)展客觀規(guī)律的學(xué)問，無論是自然科學(xué)，還是社會(huì)科學(xué)，都必須要有檔案這個(gè)原始資料，檔案是科學(xué)研究的基礎(chǔ)條件，只有依靠醫(yī)院前人科學(xué)研究的成果，才能促進(jìn)醫(yī)院科學(xué)研究工作的進(jìn)一步發(fā)展。牛頓曾說過：“如果說我比別人看得更遠(yuǎn)的話，那是因?yàn)槲艺驹诰奕说募绨蛏稀薄?牛頓第一定律就是在伽利略斜面實(shí)驗(yàn)（檔案資料）的基礎(chǔ)上，經(jīng)大量經(jīng)驗(yàn)事實(shí)，通過進(jìn)一步的推理而概括出來的，這說明，任何科學(xué)研究都離不開檔案。實(shí)踐證明，科學(xué)研究須以檔案為原始資料，才能準(zhǔn)確地總結(jié)歷史發(fā)展的客觀規(guī)律，進(jìn)行新的研究，推動(dòng)醫(yī)院科研工作不斷向前進(jìn)步。

1.6 檔案是醫(yī)院等級(jí)創(chuàng)建中的重要支撐

在等級(jí)醫(yī)院創(chuàng)建評(píng)審中，各科室需提供過去幾年的檔案原始材料佐證工作的連續(xù)性或持續(xù)改進(jìn)性，檔案發(fā)揮了很重要的作用。尤其是病歷檔案，不僅是患者就醫(yī)的記錄檔案，也是反映醫(yī)院臨床診治水平的可靠依據(jù)，它是醫(yī)院醫(yī)療工作的基礎(chǔ)，是醫(yī)院的數(shù)據(jù)寶庫，包含了患者診治過程中的各種信息，通過這些資料的提取加工，可以了解一個(gè)醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量管理水平和醫(yī)院的管理水平。病案首頁信息已經(jīng)全面作為醫(yī)院評(píng)審的依據(jù)，如果病歷首頁在信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)中沒有通過，省衛(wèi)計(jì)部門將不會(huì)組織評(píng)審專家進(jìn)行評(píng)審，同時(shí)，在評(píng)審中有一個(gè)章節(jié)是對(duì)病歷檔案歸檔等情況進(jìn)行專門評(píng)審，因此，病歷檔案是等級(jí)醫(yī)院評(píng)審前和評(píng)審中的重要支撐。

1.7 檔案是醫(yī)院迎接上級(jí)各項(xiàng)檢查的原始依據(jù)

在文明創(chuàng)建、上級(jí)各種專項(xiàng)檢查中，檔案作為原始材料提供給迎接上級(jí)檢查的工作材料依據(jù)，其真實(shí)性、可靠性得到上級(jí)部門認(rèn)可，為通過檢查提供了原始依據(jù)。在一次全市人事崗位設(shè)置工作大檢查中，醫(yī)院提供了兩年前進(jìn)行的完整的崗位設(shè)置材料，順利通過了檢查，得到了上級(jí)人社、主管部門的好評(píng)。

1.8 檔案為醫(yī)院職工提供各種證明材料的有力憑證

醫(yī)院職工在辦理工齡認(rèn)定、工作經(jīng)歷證明、出生年月認(rèn)定、親子關(guān)系證明、繼承房屋證明等方面，都需要醫(yī)院為其提供相應(yīng)檔案材料。醫(yī)院一位職工在繼承養(yǎng)父母的房屋時(shí)，在派出所、社區(qū)等部門多方尋找未果后，帶著一絲希望來到醫(yī)院，經(jīng)過查找其人事檔案，終于在其干部履歷表中找到其養(yǎng)父母的關(guān)系及姓名，從而為其爭(zhēng)取到房屋繼承權(quán)提供了有力憑證。

1.9 檔案是醫(yī)院宣傳教育的生動(dòng)素材

檔案是歷史的真跡，用它來宣傳教育職工和對(duì)患者及家屬進(jìn)行健康教育，圖文并茂，生動(dòng)具體，富有感染力和說服力。同時(shí)，利用檔案來寫人物傳記、著書立說、演講報(bào)告、文藝創(chuàng)作，舉辦醫(yī)院發(fā)展歷程成果展等各種展覽，進(jìn)行傳統(tǒng)教育等。在以檔案為素材進(jìn)行的宣傳教育活動(dòng)中，職工們深受感染，對(duì)醫(yī)院的感情更深了，自豪感和凝聚力也更強(qiáng)了，檔案發(fā)揮了積極的任用。

2 結(jié)語

綜上所述，檔案在醫(yī)院管理中起著非常重要的作用。科學(xué)、規(guī)范的檔案管理，不僅可以使醫(yī)院管理水平得到提升，還可以提高醫(yī)院醫(yī)療、科研教學(xué)等方面的工作水平，適應(yīng)醫(yī)療改革大環(huán)境下的新形勢(shì)醫(yī)療事業(yè)發(fā)展。做好檔案管理工作，開創(chuàng)醫(yī)院管理的新格局，為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展起到有力的促進(jìn)和推動(dòng)作用。

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