大數據時代檔案管理工作的挑戰與機遇

摘 要：信息時代的迅猛發展，大數據技術對傳統的檔案管理模式產生巨大沖擊，而大數據的管理優勢也逐漸凸顯，因此大數據對檔案管理來說，既是機遇也是挑戰。本文主要就大數據時代檔案管理工作的挑戰和機遇進行分析，明確大數據時代檔案管理優化的主導思路，以期更好地提升社會檔案管理水平。

關鍵詞：大數據；檔案管理；工作挑戰；機遇；對策

社會的不斷發展，信息化建設程度加深，互聯網技術廣泛應用于生產生活，現代社會的檔案資料實現紙質載體向電子存儲的轉化，數字化趨勢明顯，也帶來信息檢索及檔案管理的高質高效。而這種轉型的主動力是大數據，大數據是呈指數增長且具有廣泛可用性的數字數據，其自身的特殊性意味著檔案管理必須創新思路和模式，側重對大數據的量化管理與分析大數據有4V特點，即Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多樣）、Value（價值），為使得檔案管理工作更好地適應當前環境下信息多樣化，大量化，傳播高速率和價值密度低的現實情況，在檔案管理中我們必須抓住機遇，迎接挑戰，發揮大數據的技術優勢，借助大數據技術使得檔案管理工作再上新臺階，無論是服務內容還是服務效率都顯著提升。

1 大數據時代檔案管理的機遇

檔案管理在大數據時代下的發展機遇主要體現在兩個方面。一方面從檔案信息存儲和管理來看，實現了數據的安全高效管理，數據電子化存儲，復制黏貼使得其更好地保存，減少對紙質資源的依賴，壽命更長，傳播次數不受限制。而數據信息的電子化備份與存儲也實現了重要檔案信息的永久保存，在檔案統計方面，可以準確獲知檔案的增長及使用情況，大數據技術實現了紛繁數據工作的精簡處理，更側重檔案信息的安全保護。檔案完整有效，安全可靠。另一方面從檔案信息資源的收集方面看，大數據時代能充分保障檔案的齊全和完整性，大數據技術可以利用當前的電子政務、新聞及活動類的大數據環境，進行檔案文書資料的智能分析，明確檔案的經濟價值和社會價值，幫助檔案歸類，也確保檔案內容的完整有效。還量化的結構數據可以建立數據模型，進行聚類、分類及關聯性分析，明確數據信息的關聯性，大大提升檔案的價值，讓檔案更富靈活性與生動性，提供有效的決策支持。

2 大數據時代檔案管理的挑戰

大數據時代下檔案管理也面臨一定的挑戰。其一數據存儲與處理方面的困擾。大數據需要對相關數據分類處理，存儲到云盤中，而大數據時代信息更新迅速，云盤數據準確性受影響。云計算的分布方式也與大數據分析需求有出入，處理時數據從存儲點傳輸到處理點，很容易出現數據堵塞，數據處理效率低。而數據存儲點直接處理數據，不能確保數據的完整性和有效性。這是大數據時代檔案信息存儲與處理中遇到的主要問題。其二是數據的保密性與安全性。因為檔案管理中很可能涉及機密信息，因此信息的私密安全保護就顯得尤為必要。但是大數據技術使得信息技術可以通過網絡傳播，人們檔案信息獲取更便捷，也導致安全管理的忽略。大數據系統自身的特殊性也使得檔案管理帶有開放性特征。如果檔案信息安全無法保證，對于企業和個人來說都是巨大的生存發展威脅。其三基于技術層面的挑戰。主要是容錯率、可擴展性問題。大數據容錯計算困難，算法復雜，因此容錯管理難度大，對應的成本投入也較大。在可擴展性方面，傳統檔案系統平行運算離不開硬件支持，而大數據檔案管理系統屬于多處理系統，軟件更新換代成為必然，對應的系統成本增加，而系統故障的頻率也不可控，因此這也是技術上的難題。

3 大數據時代下檔案管理的有效思路

3.1 強化檔案管理中的大數據意識

思想上的重視帶動行動上的執行，因此檔案管理中必須強化大數據意識，信息管理者和公眾用戶更關注檔案信息自身的價值，因此在檔案管理中基于大數據的技術支持，加強有效資源的挖掘，提供更有價值的檔案信息是當務之急。大數據技術框架指導下的檔案數據流處理要求必須樹立大數據意識，對檔案數據、檔案信息價值進行挖掘與傳播共享，基于大數據意識開展檔案管理與服務，基于數據的挖掘提升檔案信息開發深入，提升檔案信息的利用價值。

3.2 引入大數據檔案管理的新技術

傳統檔案管理其對象是實體檔案信息，人工管理最為常見。而信息時代的發展，信息量激增，信息處理難度加大，信息處理效率要求更高，我們必須引入大數據檔案管理技術，從檔案的整理到編目到裝訂堅持信息化的處理，在計算機輔助下實現檔案管理的升級。在信息篩選與價值挖掘時提升技術的敏感度，選擇性地引入檔案管理創新技術，基于大數據的時代背景，建立數據化信息化的檔案信息體系，建立共享性的云服務平臺，為檔案管理信息化建設指明方向，提供有效的技術支持。

3.3 創新模式再造管理的業務流程

大數據環境下的檔案管理必須創新檔案業務流程，無論是檔案管理的“收”、“管”還是“用”將增加更多的內涵，從定期的被動提交到檔案數據的即時接收與自動歸檔。實現信息獲取流程的動態控制。在管環節實現手工管理向自動化管理的轉變，建立統一的檔案云平臺，實現檔案數據的統一存儲與處理，高效利用。而用環節提升檔案服務的主動性，主動挖掘信息價值，調研分析用戶需求，為檔案用戶及社會提供高價值的檔案服務，實現檔案服務的全智能化。

4 結束語

大數據時代是不可逆的趨勢，基于大數據的時代背景我們必須做好大數據技術在檔案管理中的融入，帶動管理流程的優化，管理模式的創新，真正實現檔案價值的提升。而大數據時代是柄雙刃劍，對于檔案管理來說，既是機遇也是挑戰，基于大數據的時代背景，只有抓住機遇，加快發展，積極迎接挑戰，大數據技術才能帶動檔案管理實效的提升。

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作者簡介

劉東旭（1980-），男，漢族，職稱：中級檔案管理員，單位：大同市房屋交易權屬登記管理中心。