淺析高校后勤檔案管理的重要性與存在的問題及應對策略

劉凱豐

摘 要：我國高校在擴招之后，內部的管理模式以及管理內容越來越復雜，為了實現自身的穩定運作，不斷的提高管理質量以及管理效率，許多高校開始站在宏觀發展的角度，通過不同管理策略的優化利用的來真正的實現管理資源的合理配置，作為高校內部管理制度的重要組成部分，后勤檔案管理對改善現有的管理現狀發揮著關鍵的作用，因此本文站在宏觀的角度對高校后勤檔案管理的重要性進行分析，立足于檔案管理過程中所存在的各類不足提出相應的解決對策。

關鍵詞：高校后勤； 檔案管理；重要性問題；應對策略

1 高校后勤檔案管理的重要性

1.1 是高校后勤管理和維修保障的重要依據

在落實素質教育以及推動新課程改革的過程之中，我國許多高校獲得了快速的發展，但是因為學生較多，因此在基礎設施建設的過程之中學校面臨著許多的障礙，大部分的基礎設施以及房屋建筑損壞較為嚴重。另外在實踐管理的過程之中，不同基礎設施的那邊相對比較復雜，現有的基礎設施已經難以適應學校新時期發展的現實條件。對此，學校需要立足于目前基礎設施使用的具體水平，將維修、保護、改建以及擴建工作相聯系，更好的實現基礎設施作用的有效發揮。在完善相關管理工作的過程之中，一個完整的后期管理檔案能夠為后期基礎設施的綜合管理提供堅實可靠的依據，如果出現了檔案缺失以及不健全的現象，那么后期的維修保障工作以及后勤管理工作就難以實現可持續性。由此可以看出，學校后勤檔案是落實后勤管理及維修保障的關鍵依據，能夠保證工作效率的有效提升，真正的實現管理資源的合理配置。

1.2 為制定后勤工作計劃和決策提供重要參考

與其他的內部管理工作相比，高校后勤工作的連續性以及客觀性相對比較強，對于一些周期較長以及環節聯系比較緊密的工作來說必須要以檔案資料作為重要的依據以及參考，更好的保障相關工作的正常運作。但是許多高校內部機構的設置相對比較復雜，同時還需要嚴格按照時代發展的現實條件進行不斷的調整，普通職工以及領導干部的變動相對比較大，如果沒有建立完善的后勤檔案管理機制積極落實后勤檔案管理工作，就無法更好的為后勤工作的有效落實提供堅實可靠的依據，同時在此基礎之上所制定工作計劃也不符合實際工作發展的要求，決策的可靠性也受到了嚴重的影響。

1.3 是高校后勤事業發展的重要基礎

結合相關的實踐調查可以看出，對于高校后勤事業的發展來說，后勤檔案管理的歷史價值比較高，同時也直接見證著后勤事業發展以及壯大的全過程，相關的管理工作人員會站在客觀真實的角度積極的了解與高校后勤管理相關的各類內容以及工作要求，通過各類資料的收集及整理來保障管理者作出正確的決策，積極的提供相應的決策依據。另一方面，為了積極落實相關的管理工作，促進工作效率的提升，學校后勤管理工作者還會結合后勤單位管理的現實條件，將不同的管理策略相結合，明確管理的工作要求，結合分析可以看出后勤檔案管理工作可以促進后勤事業的不斷壯大以及發展，真正的實現科學化以及多樣化的管理。

2 高校后勤檔案管理的問題

從上文的相關分析可以看出，高校后勤檔案管理對學校自身的發展意義重大，但是極少有學校領導者能夠真正的意識到學校檔案管理的重要性，現有的檔案管理意識相對比較薄弱，沒有設置專門的工作人員以及部門對學校的檔案進行有效的整理及收集。另外還有一部分的工作人員在落實相關檔案管理工作的過程之中出現了各自為政的現象，實際的檔案管理過于分散，沒有嚴格按照相關的檔案管理工作要求，通過專人負責的形式積極的完善相關的管理工作，因此導致許多的資料隨意的存放在檔案管理盒中，這一點不僅違背了檔案管理工作的初衷以及原則，還導致各種管理資源被浪費。

除此之外，高校還沒有建立完善的檔案管理制度，最終導致相關的檔案管理工作難以落到實處，大部分的工作過于隨意以及主觀，實際的檔案管理工作效率較低，無法真正的為決策部門提供堅實可靠的依據。

最后，管理工作人員對個人的檔案管理工作了解較少，業務管理水平較差，高校后勤檔案管理工作對管理人員個人的專業性要求比較高，但是大部分的管理人員主要以兼職的形式為主，沒有接受前期的專業培訓以及教育。

3 加強高校后勤檔案管理的對策

為了突破高校在后勤的管理工作中所存在的各類不足，學校領導首先需要積極的營造良好的檔案管理氛圍，保障參與者能夠樹立一定的檔案管理工作意識，其中領導的重視是檔案管理工作得以落實的基礎以及保障。高校后勤檔案管理工作對實現管理資源的合理配置利用意義重大，學校需要加強對檔案管理的重視以及投入，以提高后勤檔案管理工作人員的管理意識為立足點和根據，將現有的檔案管理工作與單位工作計劃相聯系，并將其提到工作議程之中，明確檔案管理的工作內容以及工作要求，保障每一個檔案管理工作人員都能夠樹立良好的檔案管理意識，保質保量的完成相關的檔案管理工作。

其次，學校還需要建立健全現有的檔案管理工作制度，保證每一個檔案管理工作人員都能夠了解各自的工作內容以及工作權限，促進檔案管理制度的建設，加強檔案管理程序之間的聯系，保證工作內容能夠符合高校檔案管理的實質要求。相關的管理工作人員還需要結合后勤工作的特點以及內容形成科學合理的管理制度，促進歸檔程序的完善化運作，真正的做到門類齊全，分類清楚。

最后，學校需要加大對檔案管理工作人員培訓以及教育，保障其能夠積極的提高自身的業務素質，為檔案管理工作的有效落實提供堅實可靠的依據，真正的利用不同的高校后勤檔案管理策略以及手段，為高校后勤檔案管理工作的大力落實做出自身應有的貢獻。

4 結語

高校后勤檔案管理工作所涉及的內容相對比較復雜，學校必須要結合目前檔案管理工作中存在的各類不足采取針對性的解決對策，積極的將內容的創新、方法手段的利用相結合，只有這樣才能夠實現自身的穩定運作。

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