事業(yè)單位檔案數(shù)字化現(xiàn)狀及路徑研究

孟祥峰

摘 要：新形勢(shì)下，檔案數(shù)字化管理已成為當(dāng)前檔案管理的必然趨勢(shì)。作為事業(yè)單位，必須要把握時(shí)代的脈搏，充分利用數(shù)字化技術(shù)以實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案的現(xiàn)代化管理。本文首先分析了事業(yè)單位檔案數(shù)字化實(shí)施的必要性，其次事業(yè)單位檔案數(shù)字化實(shí)施存在的現(xiàn)實(shí)問題，最后提出了新形勢(shì)下，事業(yè)單位檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)的路徑選擇。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位檔案；數(shù)字化；路徑

新形勢(shì)下，隨著云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的成熟和發(fā)展，各行各業(yè)都面臨著對(duì)龐大而復(fù)雜的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理的巨大挑戰(zhàn)，人們?cè)絹碓秸J(rèn)識(shí)到對(duì)自身產(chǎn)生和擁有的大數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理的重要性和迫切性，檔案行業(yè)也不例外。2017年12月28日，國(guó)家檔案局李明華局長(zhǎng)在部署2018年全國(guó)檔案工作時(shí)強(qiáng)調(diào)，“要切實(shí)加快各類檔案的整理著錄、數(shù)字化及聯(lián)網(wǎng)共享等工作進(jìn)度，適應(yīng)日益增長(zhǎng)的查檔用檔需要”。由此，在大數(shù)據(jù)的新形勢(shì)下，檔案部門要打破原來的思維方式，整體規(guī)劃，要用發(fā)展的眼光制定事業(yè)單位檔案的數(shù)字化戰(zhàn)略勢(shì)在必行。

1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化實(shí)施的必要性

1.1 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)，尤其是辦公自動(dòng)化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，產(chǎn)生了越來越多的電子文件，而傳統(tǒng)的紙制檔案存儲(chǔ)空間大，查閱不便，并且維護(hù)成本高，難以適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的飛速發(fā)展。檔案本身具有大數(shù)據(jù)的特征，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，給檔案數(shù)據(jù)資源賦予了新的特征。“由于檔案也是信息資源大家族中的一員，它也具有一般信息所具備的屬性。”因此，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，使得檔案大數(shù)據(jù)需要快速適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)的變革。

1.2 數(shù)字化檔案保存壽命延長(zhǎng)

事業(yè)單位檔案作為事業(yè)單位工作人員工作中直接形成的真實(shí)記錄，包含著豐富的信息資源，涉及個(gè)人家庭關(guān)系、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、組織關(guān)系等，作為事業(yè)單位人員檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)，載體形式主要有磁盤、光盤及錄音、錄像、文字、圖紙、圖表、照片等。我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位人員檔案的載體是紙制檔案和錄音、錄像帶等。而錄音、錄像帶作為聲像檔案的重要組成部分，如何保管和有效利用也是一個(gè)值得研究的問題。磁性物質(zhì)容易受外界環(huán)境如空氣、溫度等的影響而改變，從而影響其壽命。因此，將錄音、錄像帶通過計(jì)算機(jī)技術(shù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化電子文件，延長(zhǎng)其壽命是聲像檔案保管利用的最佳途徑和必然趨勢(shì)。

1.3 數(shù)字化便于挖掘有價(jià)值的檔案

隨著全國(guó)各級(jí)各類檔案館館藏檔案數(shù)字化的快速推進(jìn)以及每年大量新增的電子文件，可供分析與利用的電子檔案數(shù)據(jù)正在匯聚成數(shù)量宏大的海量信息。 檔案的數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，更利于從海量檔案資源中挖掘出蘊(yùn)藏的巨大知識(shí)寶藏，為真正實(shí)現(xiàn)資源共享提供了條件，數(shù)字化技術(shù)可以將各個(gè)檔案館之間可以共享的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行整合，共同構(gòu)筑信息共享空間，這樣各地的檔案館就可以分享由大量系統(tǒng)連接在一起而形成的信息。

2 事業(yè)單位檔案數(shù)字化現(xiàn)實(shí)問題

2.1 數(shù)字化檔案意識(shí)淡薄

首先領(lǐng)導(dǎo)數(shù)字化檔案意識(shí)不強(qiáng)。由于數(shù)字化檔案工作沒有列在市考核目標(biāo)里，不是一線工作，領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，下級(jí)部門落實(shí)不到位，造成檔案事業(yè)數(shù)字化發(fā)展緩慢。很多單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)與檔案相關(guān)的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)了解甚少，對(duì)檔案工作不聞不問，不研究不安排，檔案工作沒有列入年度工作計(jì)劃之中，檔案的經(jīng)費(fèi)投入、人員安排等沒有后勤保障，有的領(lǐng)導(dǎo)一年也不到檔案室檢查工作，檔案工作自然做不好。其次是社會(huì)檔案意識(shí)淡薄，檔案往往“養(yǎng)在深閨人未識(shí)”，檔案工作對(duì)社會(huì)缺乏吸引力。一般公眾對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)僅限于工作查考、借史資政，沒有認(rèn)識(shí)到它在歷史記憶、文明傳承等方面的獨(dú)特價(jià)值。

2.2 設(shè)備配置不夠完善

事業(yè)單位檔案數(shù)字化是一項(xiàng)復(fù)雜且技術(shù)含量較高的復(fù)雜工作，需要完備的軟硬件設(shè)備和嚴(yán)格技術(shù)支撐，這是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)和前提。現(xiàn)階段，雖然事業(yè)單位高度重視檔案數(shù)字化工作，但部分部門相關(guān)的數(shù)字化設(shè)備和軟件十分缺乏，例如計(jì)算機(jī)等附屬設(shè)施配置、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)等問題，有些是雖然擁有了相應(yīng)的數(shù)字化設(shè)備和軟件，但設(shè)備老化、軟件未及時(shí)升級(jí)更新，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)不穩(wěn)定等等，還有些部門未建立計(jì)算機(jī)檔案檢索目錄，這些因素的存在都在一定程度上制約了事業(yè)單位檔案數(shù)字化工作的全面推進(jìn)，尤其是數(shù)據(jù)安全問題缺少相應(yīng)的技術(shù)保障，存在網(wǎng)絡(luò)漏洞和信息丟失等檔案安全問題，影響了事業(yè)單位檔案數(shù)字化應(yīng)用。

2.3 檔案管理人員變動(dòng)頻繁

根據(jù)我市每年年初各單位報(bào)送的檔案年度統(tǒng)計(jì)表，就能反映出檔案人員的變動(dòng)情況，除了銀行、稅務(wù)、國(guó)土、公、檢、法等單位有專職檔案員，人員比較穩(wěn)定外，其他單位大多是兼職檔案員，由于檔案管理是一項(xiàng)煩瑣、單調(diào)又不出成績(jī)的工作，部分領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作，投入不足，使檔案人員的健康得不到保障；其次，由于體制原因，檔案工作大多是辦公室的工作人員兼職，更換頻繁，檔案部門普遍存在著人員結(jié)構(gòu)老化、專業(yè)人員缺乏的情況，在一定程度上制約了檔案資源的開發(fā)利用，種種問題給檔案管理數(shù)字化的實(shí)施造成了很大的阻礙。

3 新形勢(shì)下，事業(yè)單位檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)的路徑選擇

3.1 提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

要確保事業(yè)單位檔案數(shù)字化的實(shí)施并實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，各單位的領(lǐng)導(dǎo)就要高度重視檔案工作，要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，從對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)各項(xiàng)事業(yè)負(fù)責(zé)的高度認(rèn)識(shí)并做好檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，把檔案數(shù)字化工作納入本單位工作計(jì)劃和規(guī)劃，納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，定期聽取檔案工作匯報(bào)，及時(shí)研究解決檔案數(shù)字化工作中存在的實(shí)際問題，為檔案數(shù)字化工作的開展提供人力、物力、財(cái)力保障。

3.2 完善信息技術(shù)系統(tǒng)化

事業(yè)單位檔案數(shù)字化始終離不開過硬的技術(shù)支持，也是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，包括數(shù)字化總體規(guī)劃設(shè)計(jì)、數(shù)字化設(shè)備選型、軟件開發(fā)、查詢管理、安全保障等。為此，應(yīng)結(jié)合事業(yè)單位自身的業(yè)務(wù)內(nèi)容和職能設(shè)置，建立完善的數(shù)字化信息技術(shù)支撐體系。要保障該系統(tǒng)具有良好的升級(jí)能力，事業(yè)單位的職能是不斷發(fā)展變化的，要確保數(shù)字化檔案系統(tǒng)的持續(xù)推進(jìn)，就要保證所開發(fā)的數(shù)字化系統(tǒng)具有較強(qiáng)的可擴(kuò)展性和可在線擴(kuò)容。要具有較高的可靠性，例如，采用磁盤陣列產(chǎn)品在結(jié)構(gòu)及硬件組成上應(yīng)完全冗余設(shè)計(jì)，不會(huì)出現(xiàn)單點(diǎn)故障，從而保證數(shù)字化應(yīng)用系統(tǒng)的安全運(yùn)行；擁有良好應(yīng)用性能，采用光纖磁盤陣列產(chǎn)品，使檔案軟件系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)在線實(shí)時(shí)升級(jí)，采用基于Web Browser圖形管理界面，維護(hù)簡(jiǎn)便。

3.3 打造高素質(zhì)的數(shù)字化檔案管理隊(duì)伍

當(dāng)今管理部門的團(tuán)隊(duì)建設(shè)以及人才培養(yǎng)，必須遵循以人為本的原則，把培養(yǎng)人才、鍛煉隊(duì)伍放在工作的首要位置。按照分工和定位的不同進(jìn)行分類，檔案管理數(shù)字化團(tuán)隊(duì)可以分為管理型人才和技術(shù)型人才兩大類。而由于人員配置和編制緊缺等特點(diǎn)，通常檔案管理人員需要同時(shí)滿足管理型人才和技術(shù)型人才的雙方面要求。所以事業(yè)單位檔案管理復(fù)合型人才的培養(yǎng)就成了必然趨勢(shì)，既要加大對(duì)既熟悉檔案業(yè)務(wù)又掌握一定數(shù)字化業(yè)務(wù)知識(shí)的復(fù)合型人才的引進(jìn)力度，也要做好單位現(xiàn)有檔案人員的數(shù)字技術(shù)以及檔案業(yè)務(wù)的知識(shí)培訓(xùn)，不斷提升單位檔案管理人員的綜合素能。此外，還要加大職業(yè)精神的培育，檔案數(shù)字化工作需要廣大檔案管理人員具備優(yōu)秀的道德素養(yǎng)、較高的奉獻(xiàn)精神，為事業(yè)單位發(fā)展守好史、建好檔，甘于在平凡崗位中執(zhí)著堅(jiān)守。

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