關(guān)于建設(shè)項目工程檔案管理的思考

徐睿辰

摘 要：現(xiàn)代建筑管理思想要求建筑工程檔案管理要向著科學化、規(guī)范化、細致化方向發(fā)展，良好的建筑工程檔案管理措施不僅能提升企業(yè)工作效率，節(jié)約企業(yè)資源，還能從側(cè)面提高企業(yè)競爭力。本文從現(xiàn)階段建筑工程檔案管理情況出發(fā)，探討現(xiàn)階段我國建筑企業(yè)檔案管理中存在的問題，并提出具體、可操作的解決措施。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項目；工程；檔案管理

1 建筑工程檔案管理工作的重要性

在城市建設(shè)的過程中，不僅僅需要通過實體建筑對其成果進行反映，同時還需要通過工程檔案的記錄進行反映，因此，做好建筑工程的檔案管理作用具有重要的作用和意義。建筑工程檔案能夠?qū)ㄖこ探ㄔO(shè)中的理念、技術(shù)以及施工等各方面情況進行真實、全面、詳細的記錄，能夠為后期的維護和管理工作的開展提供可靠的依據(jù)和參考，同時也是建筑防災(zāi)、減災(zāi)和災(zāi)后重建的重要依據(jù)。城市化建設(shè)是一項復雜的、龐大的建設(shè)工程，加強建筑工程的檔案管理工作，能夠?qū)Ω鞣N建設(shè)的經(jīng)驗和技術(shù)進行總結(jié)和積累，促進城市化建設(shè)的順利開展。同時，城市化建設(shè)的過程中，需要對城市以及各項要素進行全面的管理、規(guī)劃，促使其更加的科學合理，更加適合人們的工作和生活以及發(fā)展的需求。建筑工程檔案管理工作的開展，有利于城市的規(guī)劃，同時也是城市建設(shè)和管理的基礎(chǔ)，促進城市建設(shè)效率和質(zhì)量的提高。

2 建筑工程檔案管理中存在的問題

建筑工程檔案管理具有上述的重要意義，但在管理模式、管理人才、規(guī)范化建設(shè)等方面還存在著諸多問題。

2.1 檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

項目工程組中的檔案人員多數(shù)沒有受到專門的業(yè)務(wù)培訓，臨時抽調(diào)其他人員兼職管理，缺乏既懂技術(shù)又懂檔案管理的復合型人才；對檔案日常管理通常都是用到才去動、沒有用就擱置不理，更談不上檔案的維護；特別是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及應(yīng)用催生檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新，多數(shù)企業(yè)沒有設(shè)立檔案管理人員，檔案管理技能和方法比較陳舊、落后。

2.2 工程檔案收錄不完整、質(zhì)量不高

當前工程檔案完整性不足80%。在工程建設(shè)過程中由于沒有及時歸檔，沒有與工程工期同步，容易導致文件缺失、遺漏，經(jīng)常出現(xiàn)材料檔案“回補”的現(xiàn)象，檔案中諸如部分簽章、合格證、會議記錄等文件的“回補”難度大，容易夾雜著檔案資料的虛造，導致工程檔案真實性的缺失，降低了其利用的根本價值；竣工驗收檔案把關(guān)不嚴，檔案的收錄、立卷、索引、標引未按標準規(guī)范操作，為后期建筑工程維護的查閱造成了很大的不便。

2.3 電子化歸檔后的兩級化

當前，隨著電子信息技術(shù)取得飛速發(fā)展，辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，同時，隨著檔案管理工作的不斷發(fā)展，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)被廣泛地應(yīng)用，進一步加快了檔案電子化建設(shè)的步伐。一方面有了電子化檔案后對傳統(tǒng)紙質(zhì)保存忽略了，另一方面對電子文檔的誤刪除及保存介質(zhì)也忽略了，導致有時傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案找不到，電子文檔也找不到的現(xiàn)象。

2.4 電子檔案信息存在網(wǎng)絡(luò)安全問題

電子檔案采取的是無紙化辦公，所有的信息都是以計算機語言進行儲存歸檔的。電子檔案信息對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的依賴，安全問題更為突出。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的廣域性、密集信息資源的共享性、通信信道的公用性等，電子檔案在傳輸和訪問過程中容易有信息數(shù)據(jù)破壞、非法使用、泄露和丟失的可能性發(fā)生，檔案的保密性和保真性就大打折扣。一旦用于存儲檔案的媒介被損壞后，檔案信息就無法復原。電子文件建立在高科技的基礎(chǔ)上，其內(nèi)容和形式是相對獨立的，也容易受計算機系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)“病毒”感染、“黑客”攻擊，導致內(nèi)容易被刪改變化。所以電子檔案的法律效率也很難明確，甚至在有的案例中，司法不予以采納。

3 加強建筑工程檔案管理工作的有效建議

3.1 加強對檔案的規(guī)范化管理

要進一步強化檔案資料收錄、整理與工程建設(shè)同步化，確保工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理。在項目竣工驗收時，要嚴格按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設(shè)中形成的所有文件進行檢查、審核，及時補缺補漏，確保材料真實、完整、及時。在后期檔案管理過程中，建筑企業(yè)各部門對檔案的查閱、傳遞、變更情況要及時作出相關(guān)記錄，防止檔案材料的丟失、損毀。

3.2 加強對檔案管理人員的培養(yǎng)

更加注重檔案信息處理復合型人才的培養(yǎng)和檔案管理技術(shù)人才的引進，創(chuàng)新教育培訓方式，通過培訓班、講座等方式，強化對檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)化、各種軟件技術(shù)的培訓，促使工作人員不斷轉(zhuǎn)變管理思路，創(chuàng)新管理方法，以更專業(yè)的態(tài)度和技能去面對檔案管理工作。同時，加強計算機基礎(chǔ)應(yīng)用操作的能力，能夠熟練地使用搜索引擎對所需資源進行查找，對檔案數(shù)據(jù)庫的相關(guān)信息進行及時的更新和修改，提高建筑工程檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和整體水平。

3.3 強化電子文件歸檔

隨著辦公自動化系統(tǒng)（各個單位的OA辦公網(wǎng)）、平時往來書函（E-Mail）、設(shè)計施工圖紙電子文件（CAD文件）、建筑工程預結(jié)算軟件（晨曦、廣聯(lián)達等）、建筑工程施工組織（安全）資料編制軟件（華軟、一洲等）等等的廣泛應(yīng)用，文書檔案的歸檔載體發(fā)生了變化，增加了電子載體。如光盤、縮微膠片、磁盤、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器。

（1）充分認識電子檔案安全管理工作的重要性和必要性。從思想上把關(guān)，轉(zhuǎn)變觀念，落實各級責任制，層層把關(guān)，層層負責，以完善的機制，推動內(nèi)部人員的嚴格管理，提高電子檔案安全防護能力，防止非授權(quán)訪問，力爭做到無授權(quán)用戶進不來、拿不走、看不見、改不了，保證電子檔案的原始性和真實性。（2）必須以國家及地方或行業(yè)的相關(guān)標準、規(guī)范來指導工作。特別是針對應(yīng)長期保管的招投標、建筑結(jié)構(gòu)等等重要文件，必須嚴格操作程序，嚴禁越權(quán)辦理，在存儲時要做好技術(shù)處理。（3）要在電子檔案管理系統(tǒng)中建立有效的操作權(quán)限管理體系，適當選用加密技術(shù)，保證電子檔案傳輸過程中的安全。（4）加強用戶口令管理，合理設(shè)置口令和更換周期，防止別人盜用，非法上網(wǎng)和越權(quán)訪問，對文件密級進行嚴格管理，同時要單機操作，專機專用。定期進行軟件檢測，做好防火墻及殺毒軟件的安裝等工作。（5）認真做好電子檔案數(shù)據(jù)的備份工作，可根據(jù)單位實際情況選擇多套備份、異地存儲。這樣就要求電子化檔案應(yīng)保存在不同的電子介質(zhì)上，建議“三備份”，一是本地物理介質(zhì)備份，就是要建立一個適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，載體應(yīng)直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠離強磁場和有害氣體等，在條件允許下，配備防磁柜等專用設(shè)施對保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。檢測應(yīng)采用等距抽樣或隨機抽樣的方式進行，宜半年進行一次，抽樣頻率不宜少于總數(shù)的10%。拷貝應(yīng)每四年拷貝一次，且原載體繼續(xù)保留的時間不少于四年。另外兩份存放于不同的網(wǎng)絡(luò)遠端服務(wù)器上。

3.4 加強電子化檔案的同時，也不能忽略傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理

由原來單一的紙質(zhì)載體改變?yōu)槟壳暗募堎|(zhì)載體和電子載體并存。由于電子檔案與傳統(tǒng)檔案具有各自的優(yōu)缺點，同時兩者之間既有區(qū)別又存在一定的聯(lián)系，因此，在實際工作中，仍然要重視紙質(zhì)文件的及時歸檔。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件一旦形成，原件中所包含的內(nèi)容和形式不會再發(fā)生變化，只要抓好保管，就能確保檔案的原始性和真實性，也是檔案在法律層面的唯一憑證。

4 結(jié)束語

總之，在建筑工程檔案管理工作開展的過程中，應(yīng)當加強對檔案管理工作重要性的認識，重視檔案管理工作的開展，同時對檔案管理工作的機制進行不斷的健全和完善，促使檔案管理工作更加的科學完善，更加具有規(guī)范化。

參考文獻

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