流動人員人事檔案材料收集歸檔工作

羅小華

摘 要：流動人員人事檔案對于個人是非常重要的，伴隨終身，隨著我國改革開放政策的推行，使得人員的流動性加強，傳統的人事檔案收集方法以及范圍已經無法滿足實際需求，急需進行改進。本文主要對當前我國流動人員檔案收集存在的問題進行簡要的分析，并提出了一些改進的方法，以供參考。

關鍵詞：流動人員；人事檔案；材料收集；歸檔工作

流動人事檔案主要包括以下幾類：離職的機關工作人員、企業的管理人員以及技術人員的人事檔案；非國有企業的管理人員以及技術人員的人事檔案；包分配的非國企企業的畢業生檔案；大學畢業后待就業的畢業生檔案；自費或者公費出國人員的人事檔案；外企中中方的常駐代表人員的人事檔案；其他流動人員的人事檔案等。隨著我國勞動制度的深化改革，企業和個人之間的選擇逐漸增多，這在一定程度上增加了流動人員人事檔案收集歸檔工作的難度。現階段流動人員人事檔案收集困難和歸檔混亂的問題日益嚴重，成為了人事檔案管理工作中亟需解決的一個問題。

1 流動人員人事檔案材料收集的特點

人事檔案是按照一定的方法對個人的工作經歷、學歷等信息進行收集整理，并由指定的部門進行管理。人事檔案的突出特點就是流動性極強。由于個人的就業選擇較多，所以個人就業單位的變動比較大，這就導致檔案的流動頻繁，檔案收集和歸檔工作的任務量大而且復雜，但是相關的工作人員卻比較缺乏。近期全國最火熱的搶人才戰略，長沙、武漢、西安等地方利用各種手段吸納人才，這勢必會造成人才的大批量大范圍流動。

2 流動人員人事檔案材料收集歸檔工作中的問題

在我國現階段的經濟形勢下，流動人員的人事檔案成為了各級組織人事部門關注的焦點。為了讓流動人員人事檔案收集歸檔工作得到改善，各級組織人事部門積極響應國家政策，逐漸的積累許多這方面的經驗，對于改善流動人員人事檔案材料收集歸檔工作是極為有利的。但由于流動人員覆蓋面極廣、數量多，在實際進行人事檔案材料收集歸檔時出現了檔案收集利用率和更新率低等問題，這些問題要求我們必須對現有的人事檔案材料收集方式進行改善，從而提高工作效率，實現對檔案規范、合理的管理，接下來將對檔案材料收集過程中碰到的問題進行說明。

2.1 流動人員人事檔案收集難的問題

我國對于流動人員人事檔案的收集和歸檔工作都有著明確的規定：流動人員的人事檔案應由縣級以上（含縣級）的人事部門以及人力資源保障部門進行管理；對于跨地區的流動人員的人事檔案，應由戶籍所在地或者工作單位所在地的人事部門進行管理。這個規定讓我國流動人員人事檔案的流動性大大的增強，因為各級各地的檔案管理部門的標準不同，而且會受到管轄范圍的限制，這種規定在一定程度上增加了人事檔案收集歸檔工作的難度，降低了工作效率，尤其是在檔案保管服務取消收費納入公共服務范圍后，各地的檔案管理部門甚至出現了互相推脫，不予保管的現象。

2.2 流動人員人事檔案收集方式的問題

人才服務部門對流動人員的檔案材料的收集和歸檔，使用的都是干部檔案收集方式，這不僅限制了流動人員個人信息的收集與整理工作，也限制了工作人員的思維方式，無法正確判斷檔案材料的類型，對于檔案移交是否需要形成單位密封也無法進行正確判斷。

2.3 流動人員人事檔案管理混亂的問題

2.3.1 人事檔案管理部門混亂

為了對流動人員的人事檔案形成有效的管理，完善人才流動服務制度，促進人才的合理流動，我國對人事檔案的管理提出了以下規定：對流動人員人事檔案進行集中管理，并受同級的組織部門的監督。但目前流動人員的檔案收集與管理都是由不具備獨立管理權限的部分民辦公司、人才培養中心等單位進行的，這些單位受到利益的蒙蔽擅自管理流動人員的人事檔案，極大的破壞了流動人員人事檔案管理的秩序。

2.3.2 部分檔案管理人員的素質低下

部分檔案管理人員在社會上不良風氣的影響下，為了自身的利益違背職業道德，在檔案管理過程中不遵守相關規定，無原則的出具證明材料，有的甚至對檔案進行肆意更改，偽造檔案，這在很大程度上增加了了流動人員檔案管理的難度。

2.3.3 流動人員檔案材料收集和管理混亂

部分單位為了引進優秀的人才不擇手段，忽略了檔案的限制，甚至為這些人重新進行檔案建立，出現了一人多檔的情況。

2.4 流動人員檔案復雜的問題

流動人員檔案的復雜在很大程度上制約著檔案材料收集歸檔工作。由于每個人的檔案都有其特點，再加上行業對檔案材料的收集歸檔要求也不同，這就對檔案收集工作造成了很大的阻力。有的流動人員檔案涉及到企業的商業機密或者專利情況，那么企業對于檔案的轉遞就會出現不愿移交的情況，在一定程度上增加了檔案收集的難度。

2.5 檔案內容真實性的問題

隨著我國市場經濟體制的發展，人事制度也在逐步進行改革，每個人在升學、就業、離職等過程都會產生大量的檔案。在流動人員的檔案中出現了虛假不實的問題，比較常見的有年齡越來越小、學歷越來越高，導致檔案的真假難辨。向這些不完整、不真實的人事檔案給后續的流動人員管理帶來了很大的難度。特別是在檔案中缺少反映本人能力、學歷水平的信息時，檔案作為考察本人能力依據的作用受到了很大的影響，也增加了人事檔案材料收集歸檔工作的難度。

3 流動人員人事檔案材料收集歸檔工作的改進方法

3.1 對檔案進行統一管理，整合各處資源

通過將人事檔案管理部門進行功能劃分來進行改善。資源較多的部門對檔案進行管理，提供存儲庫、人員以及場地，建立統一的管理制度，提供檔案查詢以及檔案電子化管理；資源相對匱乏的部門提供檔案遞交等基礎公共服務平臺，對所在地的流動人員進行引導，由管理部門統一進行檔案的管理，分批處理檔案的歸檔，從而讓流動人員人事檔案材料收集歸檔工作更加有序和高效。

3.2 將互聯網應用到檔案收集工作中

要將流動人員的人事檔案進行電子化、數字化，建立全國性的流動人員人事檔案基礎數據庫，方便檔案信息的查詢，真正實現信息互通，讓流動人員能夠隨時隨地將檔案上傳至數據庫，從而防止出現人檔失聯的情況。

3.3 增加流動人員人事檔案材料收集的范圍

在現有的人事檔案收集范圍之上，將流動人員個人的健康情況、誠信情況等進行記錄，比如個人貸款情況、體檢記錄等，并將這些檔案進行分類，指定相應的記錄方案。

3.4 加強各個單位之間的合作

首先提高企業對及時補充檔案重要性的認識，將用人單位和用檔企業緊密聯系起來，人事單位應當轉變工作方式，由被動接受轉變為主動出擊，積極進行檔案收集工作。

3.5 對企業進采取相應的強制措施

檔案管理部門應當采取相應的強制措施，讓企業及時將流動人員的檔案材料以及數據進行遞交，對于遞交的方式、數據的記錄等，這仍然需要一定的資金來維持，這依然是一個問題，需要后續的機制來進完善。

4 結束語

流動人員人事檔案材料收集歸檔工作雖然面臨著諸多問題，但在進行檔案收集歸檔工作的過程中對這些問題加以注意，采用合理的解決方法，那么這些問題就會迎刃而解。

參考文獻

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