人事檔案管理模式的改革探討與理性思考

田媛媛

摘 要：人事檔案是人力資源管理過程中非常重要的環(huán)節(jié)，通過人事檔案可以證實個人的經(jīng)歷、學歷、技術(shù)職稱、社會關(guān)系、獎懲等情況。它為識別人才、選拔人才、使用人才提供了重要的依據(jù)。人事檔案管好用好對人力資源的開發(fā)和自用起著極其重要的作用。人事檔案是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、作風品德等個人情況文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用。從人力資源開發(fā)與管理的角度來看，人事檔案又是社會公共信息非常重要的一個組成部分，而規(guī)范管理人事檔案是檔案管理部門的重要職責，但是就目前來看，檔案管理不規(guī)范、不科學、不專業(yè)的現(xiàn)象大有存在，文章著重探討一下人事檔案管理工作存在的普遍問題。

關(guān)鍵詞：高校；人事檔案；改革

隨著人事制度的改革，人事代理政策在全國的推行，人事檔案管理工作顯得特別重要。當前，各檔案管理部門或多或少存在著一些問題，這些問題影響了檔案托管人員的利益和合法權(quán)益，也不利于人事檔案管理部門的長遠發(fā)展。在新聞媒體和網(wǎng)絡輿論已形成強大維權(quán)武器的信息時代，各管檔部門更應不斷提升自己的業(yè)務水平，緊跟時代步伐，借用科技手段，創(chuàng)新管理模式，促使檔案管理的規(guī)范化、科學化、專業(yè)化。人事檔案是機關(guān)、企事業(yè)單位在管理所屬人員時形成的以個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面系統(tǒng)地考察和了解一個人的憑證，人事檔案管理是人事管理的重要組成部分，也是黨的組織工作、人事工作和人力資源管理與開發(fā)、利用不可缺少的重要參考依據(jù)。人事檔案對于每個人來說也是極其重要的，它可以證明一個人從學校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，是工作經(jīng)歷的記錄，具有重要的“憑證價值”和“參考價值”。個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險等，都需要檔案“說話”，它的作用不可被取代，如果沒有檔案，單位和個人的權(quán)益都無從得以保障。

然而，目前絕大部分單位由于多方面因素的影響，普遍存在對人事檔案管理的重要性認識不夠、硬件設施解決不完全到位、檔案管理人員不固定，管理水平不專，管理手段落后、人事檔案收集工作力度不夠、人事檔案管理的信息化程度不高等因素。從而導致人事檔案缺檔、斷檔、死檔的現(xiàn)象都不同程度地存在，不僅給人員的變動、工資調(diào)整、員工辭退等人事管理帶來諸多的困難，直接影響到人才的正確合理使用，而且不能使人才檔案信息得到正確使用，不利于快速、全面、真實地掌握人才隊伍現(xiàn)狀和科學加強隊伍建設，這些情況嚴重制約了人力資源的開發(fā)，難以為現(xiàn)代人力資源開發(fā)、使用提供有效的服務。因此，加強人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，更好地為選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。

那么，如何加強人事檔案管理呢？下面結(jié)合自己多年來的工作經(jīng)驗，談談自己的認識與大家共勉。

1 提高思想認識，加大投入，進一步夯實檔案工作基礎。

部門領(lǐng)導要從思想和行動上要高度重視人事檔案的管理工作，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。同時，各單位要在檔案工作上舍得投入，特別是對檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預算；要按標準按要求建設好規(guī)范化的檔案室、檔案柜，搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

2 提升檔案管理人員的素質(zhì)，提高人事檔案管理質(zhì)量

隨著現(xiàn)代化進程的不斷推進，傳統(tǒng)的管理模式不適應現(xiàn)代人力資源管理需要的問題越來越突出。因此，檔案管理部門在引進高素質(zhì)人才的同時，更要注重對現(xiàn)有人員的培訓，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的人員從事檔案管理工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活、充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。主管部門應定期組織培訓業(yè)務知識，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術(shù)，進一步了解管理檔案的重要性，增強責任心，提高檔案管理的技術(shù)水平，使其能夠適應現(xiàn)代人力資源管理的新要求。同時，檔案管理人員必須及時收集與檔案有關(guān)的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準確性和真實性，從而全面提高人事檔案管理質(zhì)量。

3 建立健全人事檔案管理制度，加快人事檔案工作科學化、現(xiàn)代化進程

現(xiàn)代人力資源管理趨勢要求，人事檔案管理必須更加制度化、規(guī)范化。對產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴格的制度，再其次為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度，嚴格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，提供準確，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素，保證檔案管理規(guī)范有序。

隨著時代的發(fā)展，檔案材料越積越多，傳統(tǒng)的管理模式勢必會給查找檔案帶來諸多不便，容易延誤時間，而且出錯率較高，建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)勢在必行。這就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容，同時要充分利用計算機網(wǎng)絡技術(shù)來進行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務，以實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享，大大提高檔案的利用效率。

檔案管理部門和檔案管理人員應當樹立服務理念，充分利用信息平臺和現(xiàn)代先進設施逐步提高檔案管理水平，為托檔人員提供優(yōu)質(zhì)服務，提升檔案管理部門的自身形象，促進人事檔案管理事業(yè)進一步發(fā)展。總之，人事檔案管理工作在目前社會中的重要性日益突顯，要使檔案工作有新的進展和突破，就要抓住當前有利時機，加強檔案管理，沖出原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實現(xiàn)檔案管理的科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應有的貢獻。

參考文獻

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