智慧社會(huì)環(huán)境下的檔案信息化探究

摘 要：智慧生態(tài)視域下，云共享、大數(shù)據(jù)等信息化技術(shù)高速發(fā)展。檔案信息化建設(shè)成為未來各個(gè)檔案部門的發(fā)展方向。社會(huì)中各個(gè)行業(yè)各個(gè)領(lǐng)域都會(huì)產(chǎn)生大量的紙質(zhì)檔案、音像檔案等檔案信息資源，這給檔案從業(yè)者帶來機(jī)遇和挑戰(zhàn)。因此，有必要在智慧生態(tài)視域下開展檔案信息化管理研究，為實(shí)踐工作提供理論武器。信息化、網(wǎng)絡(luò)化和知識(shí)化催生了檔案事業(yè)的服務(wù)內(nèi)涵變革，檔案從業(yè)者只有牢牢抓住信息技術(shù)這一有力抓手，才能穩(wěn)步促進(jìn)檔案管理體制建設(shè)，提高服務(wù)水平和推進(jìn)信息化進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：智慧社會(huì)；檔案信息化；瓶頸；路徑

單位對(duì)信息獲取、儲(chǔ)存和利用能力的進(jìn)步史也是單位的發(fā)展史。在智慧社會(huì)環(huán)境下，人類的視野更為深遠(yuǎn)。正是在這樣的背景下，檔案管理工作者將信息化融入到檔案管理理念當(dāng)中，積極進(jìn)行檔案信息化探索。檔案信息化建設(shè)因其自身特質(zhì)有一定的規(guī)律，從其建設(shè)伊始，關(guān)于建設(shè)途徑的理論爭鳴就從沒停止過。無論是檔案從業(yè)者還是學(xué)術(shù)研究者，基于不同的視角和不同的應(yīng)用需求，會(huì)得出不同的見解。筆者立足于智慧社會(huì)環(huán)境對(duì)這一建設(shè)進(jìn)行探討。

1 智慧社會(huì)環(huán)境下檔案信息化概述

關(guān)于檔案信息化的概念，基于不同的視域，有不同的提法。在智慧社會(huì)環(huán)境下，檔案信息化建設(shè)主要指檔案從業(yè)者利用數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、多媒體技術(shù)和掃描技術(shù)等網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)有關(guān)信息進(jìn)行整合的過程。在智慧生態(tài)視域下，其特征如下。

1.1 檔案信息化建設(shè)的時(shí)效性

任何事物離開了創(chuàng)新，就會(huì)失去內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力。檔案管理同樣如此，其需要不斷與時(shí)俱進(jìn)和創(chuàng)新發(fā)展，否則就會(huì)被淹沒在時(shí)代發(fā)展的潮流中。檔案信息化建設(shè)的時(shí)效性主要體現(xiàn)在技術(shù)支撐體系的更新?lián)Q代上。一方面，各種軟硬件設(shè)備都需要隨著時(shí)代的變化而更新，需要適時(shí)升級(jí)的同時(shí)，要考慮到系統(tǒng)之間的銜接性和兼容性。另一方面，事物發(fā)展具有曲折性，檔案信息化作為新生事物，不能其一蹴而就，其需要在應(yīng)用實(shí)效上下功夫，不斷在實(shí)踐中進(jìn)行摸索，才能走出屬于自身的道路。

1.2 檔案信息化建設(shè)的革新性

一方面，檔案信息化建設(shè)不僅僅是對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的簡單操作，更為重要的是通過革新檔案事業(yè)，將信息化理念滲透到檔案從業(yè)者的工作要素中，從而變革人員分工，實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新和職能轉(zhuǎn)變。另一方面，檔案事業(yè)與信息技術(shù)的交互作用，使得檔案信息化建設(shè)沖擊了傳統(tǒng)的管理模式，對(duì)檔案收集、歸納、鑒定、利用和其他各個(gè)方面都提出了新的命題，要求這些方面實(shí)現(xiàn)根本性轉(zhuǎn)變。

1.3 檔案信息化建設(shè)的價(jià)值性

一方面，這一建設(shè)過程使得信息資源整合和共享不僅僅停留在理論層面，而是發(fā)展成一種可能，是提升檔案資源價(jià)值的過程。這一建設(shè)過程能夠使得檔案內(nèi)容涉及面更廣、信息量更完整，從而改變傳統(tǒng)的檔案管理結(jié)構(gòu)，拓展更為寬闊的發(fā)展平臺(tái)。另一方面，信息集合效應(yīng)將進(jìn)一步彰顯，信息資源能夠給單位帶來更多的文化價(jià)值、決策價(jià)值、社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

2 智慧社會(huì)環(huán)境下檔案信息化面臨的瓶頸問題

2.1 檔案信息化管理不到位

首先，檔案信息化工作產(chǎn)生效益需要一個(gè)過程，其需要建設(shè)到一定程度才能彰顯出價(jià)值特性，所以十分容易被決策層忽視。決策層往往比較重視見效快的工作，沒有用發(fā)展的眼光看待檔案信息化建設(shè)。這就導(dǎo)致具體工作在落實(shí)時(shí)不到位，面臨著重重障礙，部分檔案從業(yè)者積極性不高，創(chuàng)新性不強(qiáng)。進(jìn)而難以從整體上推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程。其次，監(jiān)督過于柔性。部分單位沒有針對(duì)自身情形出臺(tái)有力的監(jiān)管措施，沒有制定有力的執(zhí)行政策。導(dǎo)致責(zé)任落實(shí)困難，很多具體的工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)各種各樣的紕漏。最后，績效考核體系存在缺陷。績效考核涉及單位工作人員的切身利益，是單位工作人員十分關(guān)切的問題。部分單位只將檔案管理成效納入到檔案從業(yè)者的績效考核中，沒有納入到其他工作部門的績效考核當(dāng)中，導(dǎo)致檔案從業(yè)者與其他部門工作人員協(xié)調(diào)機(jī)制不暢通，甚至很難贏得其他部門工作人員的支持。

2.2 檔案信息化管理程序不規(guī)范

一方面，許多單位的檔案并沒有統(tǒng)籌管理，通常由文件產(chǎn)生部門獨(dú)自保管，獨(dú)自進(jìn)行電子著錄，并沒有設(shè)立專門的信息化管理機(jī)構(gòu)來進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)度。這種自行其是、只顧局部、不顧整體的做法必然導(dǎo)致信息化工作開展受阻。另一方面，檔案從業(yè)者雖然文化水平較以往有了顯著提升，也會(huì)進(jìn)行簡單的計(jì)算機(jī)應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用，但這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能與日新月異的信息化技術(shù)相匹配。例如很多檔案從業(yè)者并不知曉信息壓縮、聲像轉(zhuǎn)化和云數(shù)據(jù)上傳等新興技術(shù)，在受自身技能缺乏的局限的情況下，很難在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新。

2.3 資金投入不足

單位在發(fā)展進(jìn)程中會(huì)形成很多的紙質(zhì)信息記錄，對(duì)這些信息記錄進(jìn)行轉(zhuǎn)化是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵步驟。其不僅需要大量投入人力和物力，更需要投入更多的經(jīng)費(fèi)，才能做好電子內(nèi)容轉(zhuǎn)化這一繁瑣復(fù)雜的系統(tǒng)工程。由于我國并沒有設(shè)立專項(xiàng)的財(cái)政資金，所以各個(gè)單位在進(jìn)行經(jīng)費(fèi)籌措時(shí)就會(huì)陷入困境，很難申請(qǐng)到信息化專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，即使申請(qǐng)到了，撥下來的經(jīng)費(fèi)也是食不果腹，信息化建設(shè)難以為繼。

3 智慧社會(huì)環(huán)境下檔案信息化建設(shè)的突破路徑

3.1 理順管理體制

一方面檔案信息化管理體制是做好檔案工作的制度保障，發(fā)揮著協(xié)調(diào)推動(dòng)、平衡進(jìn)度、高校運(yùn)作和監(jiān)督考核的作用。因此，單位有必要設(shè)置專門的信息化管理常設(shè)部門，形成該單位牽頭、其他部門聯(lián)動(dòng)配合的管理機(jī)制，全方位的進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。從而可以統(tǒng)籌資源調(diào)度，更好的將人力、物力和財(cái)力進(jìn)行協(xié)同統(tǒng)一和上下聯(lián)動(dòng)。另一方面，要健全監(jiān)督體系和績效考核體系。具體而言，要由有關(guān)部門專門履行監(jiān)督職能和檔案管理績效考核職能，提高檔案信息化管理水平在績效考核中的比重，將業(yè)務(wù)崗位的工作人員納入到檔案管理考核體系當(dāng)中。從而提升各個(gè)部門之間的聯(lián)動(dòng)性和協(xié)調(diào)性，提升檔案管理整體水平。

3.2 健全資金保障體系

資金投入要及時(shí)跟進(jìn)檔案信息化工作的整體進(jìn)程，才能確保檔案信息化建設(shè)的適度超前性和連續(xù)性。因此，筆者建議國家要出臺(tái)政策，將檔案信息化資金列入財(cái)政預(yù)算中，設(shè)立專項(xiàng)的資金，加大資金傾斜力度，解決資金籌措的困境。同時(shí)，單位可以創(chuàng)新檔案信息化投入機(jī)制，引進(jìn)社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)，采取合作開發(fā)的形式來進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。此外，國家要支持和鼓勵(lì)引導(dǎo)有關(guān)單位進(jìn)行檔案信息化管理模式創(chuàng)新，在科研經(jīng)費(fèi)上給予資金支持，從而推動(dòng)智慧社會(huì)環(huán)境下的檔案工作創(chuàng)新，攻克相應(yīng)的技術(shù)難關(guān)，解決實(shí)踐工作中存在的短板。

3.3 建設(shè)檔案信息資源共享體系

單位要立足當(dāng)前，著眼長遠(yuǎn)，推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，打破技術(shù)壁壘，建設(shè)信息資源共享平臺(tái)。加深與其他檔案部門的合作，對(duì)于有職能交叉的部門，要以需求為導(dǎo)向制定共享目錄，暢通信息溝通渠道。同時(shí)，要推動(dòng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)互通互聯(lián)建設(shè)，依托互聯(lián)網(wǎng)以及省際專網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)全方位、多領(lǐng)域的檔案信息互通互聯(lián)，建設(shè)全新的信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)。

4 結(jié)語

單位信息資源的利用效率，直接影響到單位的運(yùn)行。在智慧生態(tài)視域下，提高檔案信息的采集、歸納、鑒定和開放水平，是單位各項(xiàng)工作提量保質(zhì)的內(nèi)在要求。檔案管理工作不僅受制于源頭環(huán)節(jié)，而且也十分耗費(fèi)檔案從業(yè)者的時(shí)間精力，是一項(xiàng)十分辛苦的基礎(chǔ)性工作。長期以來，檔案管理領(lǐng)域“高投入、低產(chǎn)出”的現(xiàn)象凸顯，檔案從業(yè)者花費(fèi)腦力勞動(dòng)和體力勞動(dòng)的同時(shí)，檔案效率卻并未顯著提升。在智慧社會(huì)環(huán)境下，檔案從業(yè)者實(shí)行信息化管理，不僅最大限度地節(jié)約了各項(xiàng)投入成本，而且充分利用了現(xiàn)代技術(shù)對(duì)信息的整合能力，促使檔案管理工作呈現(xiàn)出“低投入，高產(chǎn)出”的趨勢。

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作者簡介

杜玉明（1969-），女，云南保山昌寧人，專科，北京廣播電視大學(xué)小學(xué)教育專業(yè)，現(xiàn)有職稱：檔案管理館員，研究方向：檔案管理與發(fā)展