國有資產檔案的科學化管理和需要完善的環節

劉悅

在當今世界進入信息化的時代背景下，國有資產管理軟件更新周期很快，軟件的科技含量高，這根本不同于以往年代的手寫帳本，帳本的年代久遠，要查多年前的資產帳，得抱出厚厚的一摞帳本，還得幾個人手寫筆算大半天才查到賬，現在只須往電腦里輸入一些相關數據，幾秒鐘后要找的資料就出來了。國有資產檔案的科學化管理可以為當今企業發展的前景做科學分析并當好參謀；對科學技術的發展、高新技術的創新以及取得的成果和新產品的開發方面給予技術上的鼎力支持。讓企業在未來的發展中領先一步，做的更好。

1 在我國行政事業單位的國有資產的檔案的管理較為薄弱，國有資產檔案的管理是管理國有資產的基礎，在國有資產檔案的管理中單位內部人員有一些錯誤看法

1）在國有資產檔案管理工作中，為了保證國有資產的保值、增值，遏止其流失，各部門要建立健全各項管理制度，規范國有資產檔案并對其強化管理，合理配備并節約、有效的使用國有資產，提高國有資產使用效率，保障國有資產的安全和完整，就顯得十分的重要。

2）國有資產檔案是無形資產，合理的對國有資產的檔案進行有效的管理，才能增加資產的利用率，有效的對固定資產設備檔案和投資項目的情況進行有效的掌控；各部門對國有資產的管理和使用應堅持統一政策、統一領導、分級管理、責任到人，物盡其用；配置合理、家底清楚、管理有序、講求效益的原則。

3）國有資產的購建、配置、調劑、對外出借出租、大型維護維修、監督檢查、處置和核銷以及在擬定國有資產管理規章制度和實施辦法等方面要加強管理工作。

2 隨著我國經濟的迅猛發展，行政事業單位國有資產數量、規模越來越大，也更多的暴露出行政事業單位在國有資產管理中存在的問題

1）國有資產檔案管理在很多行政事業單位只是一個抽象的概念，國有資產的家底不清，要申請財政撥款時，它是掛在嘴邊朗朗上口的一個臺詞，“什么單位要發展，并開展科研項目的研究要購買必要的技術設備-—請盡快給本單位撥款用以購買國有資產”一旦申請的撥款到手后，什么時候買就難說了，應在當年買的拖到年末，又以年末無貨拖到第二年，造成重款輕物；還有很多單位對資產的使用和管理缺發責任感，只重視流動資產的管理，不重視固定資產管理，重購輕管，把固定資產管理得一塌糊涂。

2）合理的進行國有資產檔案的管理，能確保其檔案價值能夠得到完整的體現并得到合理的利用，增加資產的利用效率，實現國有資產管理的目的和意義，目前對于固定資產的管理仍然停留在傳統的管理模式階段，即記錄下資產名稱、規格，以及購買、使用日期和存放地等情況的記錄內容和貼在資產上的記錄標簽來對資產進行分類管理。當需要對所有資產進行借、還、轉移以及對所有資產進行資產評估和逐件核查時，對資產的查找就會帶來很大的不便。針對傳統管理方式存在的諸多不足，國有資產檔案管理的規范化和簡單快捷的國有資產檔案管理軟件系統已經成為檔案管理中一個非常迫切的需要。

3）要對國有資產檔案進行合理有效的管理，使用適合的行之有效的國有資產檔案管理軟件系統工具能有事半功倍的效果。雖然各個檔案的管理模式都不同，但是舊的傳統的管理方式都是按照年份或者資產的所屬科室來進行劃分。隨著科學化應用計算機管理軟件系統逐漸替代手工帳本的管理，如果還是套用老的漏洞百出的方法來管理國有資產檔案是非常失誤和不可取的。新型的管理模式應該將檔案各自編號，這樣不僅能夠迅速準確的查詢到所需檔案和資產，并且每個資產或檔案只對應唯一的檔案編碼，能充分的利用計算機的存儲空間，合理的進行資產檔案管理。國有資產檔案是一個具有多種定義的復雜的檔案集合，對國有資產檔案可以進行分卷組織，進行館藏時可以從檔案的卷標、題目、目錄等對檔案進行建檔，形成檔案目錄索引，以方便日后對檔案進行檢索查詢，也可以使檔案保持相互聯系而又相互獨立的特點，保證在日常對國有資產檔案管理和統計鑒定工作中的有效控制。

3 做好國有資產檔案的管理工作能夠提高國有資產使用價值，也是國有資產檔案管理工作重要價值的體現和主要目標

在國有資產管理中，凡是財政投入、上級補助、事業收入、經營收入、附屬單位上繳收入以及其他收入或各種基金，購置、建設、以及通過捐贈、調撥等形式取的固定資產，都是國有資產檔案管理的范圍。

1）固定資產是指一般設備單位價值在500元以上，專用設備單位價值在800元以上，使用期限在一年以上，并在使用過程中基本保持原有物質形態的物質。均作為固定資產管理。

2）按有關規定固定資產劃分為以下幾類：

⑴、土地

⑵、房屋建筑物指房屋、建筑物及其附屬設施。房屋包括辦公用房、生產經營用房、倉庫、職工生活用房、食堂和鍋爐用房；建筑物包括道路、圍墻、水塔等。

⑶、專用設備。指各種具有專門性能和專門用途的設備，包括各種儀器和機械設備、醫療器械、文體事業單位的文體設備等。

⑷、一般設備。指辦公和事務用的通用性設備、交通工具、通訊工具、家具等。

⑸、文物和陳列品。指古玩、字畫、紀念品、裝飾品、展品、藏品等。

⑹、圖書。指圖書館（室）、閱覽室的圖書、資料等。

⑺、其它固定資產。指未能包括在上述各項內的固定資產。

3）在國有資產的購置環節上，行政事業單位的資產購置，一般是單位的業務部門缺什么設備，其部門負責人想方設法也要爭取到領導批準后撥款購買，否則就以當年的任務完不成，領導不支持工作鬧情緒。消極工作，完成任務質量差，每年購置國有資產的經費是有限的，多個部門的負責人都到領導面前去訴苦，爭著本部門應該優先購置固定資產，使得單位的固定資產購置分配雜亂無章，缺乏系統有效的規劃，不進行統籌安排，購置了大批無效、無用的閑置資產，或建造質差價高的工程項目，造成國有資產的流失。

4）行政事業單位國有資產檔案的管理制度幾乎是空喊口號，做做樣子，走走行式而已。

⑴、如果一套固定資產被領用時是新購買的，正常情況下的使用折舊最低年限是3年，被人領用后出差的來回途中將精密儀器放車上，并未按要求放上達標的硬塑料泡沫做好保護設施，只是在儀器周圍放了汽車坐墊，山路十八彎高低坑洼不平，多處轉急彎過程中，造成儀器與車內壁的間距不能固定住位置不動，在車內緩慢的自由旋轉。儀器內部的小零件松動，幾次路上顛簸后引起脫落，使用不到半年就要送修，這種精密儀器的修復、效對一次費用都是上千。

⑵、又如有人領用了常用的電腦，一臺電腦的使用期限不低于6年，使用不到三年的電腦使用人因為工作調動要離開單位，辦手續時還回來的電腦鍵盤有兩處按不動，鼠標已不見蹤影，顯示屏打開時亮時不亮。還有退休人員辦手續還回使用不到五年電腦，沒有鼠標，主機的硬盤更是不翼而飛，據使用人說因為損壞已經私自拆卸拿走了，主機內部損壞嚴重，只還回了一個空殼子。

行政事業單位要加強監督管理，明確工作職責、程序及責任人，制定資產購置、保管、使用、處置等相關制度，建立健全國有資產管理體制，必須根據單位的實際情況建立完善監督和問責機制，嚴懲損壞國有資產和造成國有資產流失的責任人，強化行政事業單位對國有資產的管理；財政部門對國有資產的采購審批程序要嚴格把關，實行公平、公開、公正的政府采購原則，對其進行定期和不定期的審計，加強監督管理力度，避免管理上出現的漏洞，實現國有資產檔案科學化、規范化管理，更好地保障國有資產合理使用和有效分配，最大限度發揮行政事業單位國有資產的使用價值。