檔案管理對(duì)促進(jìn)衛(wèi)生監(jiān)督的重要性

趙朝紅

摘 要：衛(wèi)生監(jiān)督檔案的生成時(shí)間和環(huán)境都比較特殊，作為一種原始的記錄方式，主要是將衛(wèi)生監(jiān)督檔案內(nèi)部的信息收集、概括和整理，保證衛(wèi)生監(jiān)督檔案具有較高的利用價(jià)值。衛(wèi)生監(jiān)督檔案不僅是日常衛(wèi)生監(jiān)督工作的重要依據(jù)，也是衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理立項(xiàng)牧寶和規(guī)范化發(fā)展的必要前提。本文主要對(duì)檔案管理對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督工作的重要性進(jìn)行了詳細(xì)的闡述。

關(guān)鍵詞：檔案管理；衛(wèi)生監(jiān)督；重要性

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，公共衛(wèi)生體制改革的日益深化，我國(guó)的衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作也進(jìn)入到了新的時(shí)期，并且其工作重要性也越來越被重視。檔案管理的內(nèi)容形成不是一兩天就行的，需要經(jīng)過長(zhǎng)期的監(jiān)測(cè)和反復(fù)的檢驗(yàn)才能夠得出最終的數(shù)據(jù)。而且檔案管理內(nèi)容具有較強(qiáng)的政策性、科學(xué)性和延展性，不受任何單位和個(gè)人的限制。如何讓衛(wèi)生監(jiān)督檔案發(fā)揮最佳的效果，讓其服務(wù)于人民，是衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理人員目前最應(yīng)該注重的問題。

1 衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作建設(shè)的現(xiàn)狀

衛(wèi)生監(jiān)督檔案是衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的重要組成部分，也是單位的主要職能的表現(xiàn)形式。因此加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化進(jìn)行管理，并能夠深入發(fā)展衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)的重要依據(jù)和必要條件，衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化建設(shè)的步伐明顯落后與衛(wèi)生監(jiān)督信息化的整體建設(shè)過程，隨著行業(yè)監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)的提高和執(zhí)法力度的增加，不論是從事事務(wù)性的業(yè)務(wù)檔案管理模式，繁瑣的程度越來越大，涉及的面更加的廣泛，隊(duì)伍建設(shè)越來越龐大，因此檔案管理工作成為完善衛(wèi)生監(jiān)管部門管理的重要保障。衛(wèi)生監(jiān)督檔案所涵蓋的信息是多方面的，不僅有衛(wèi)生醫(yī)療業(yè)務(wù)的，還有衛(wèi)生機(jī)構(gòu)職工人員、財(cái)務(wù)、政策變動(dòng)等方面的信息，如果在檔案管理過程中不具備完善的管理機(jī)制，那么就無法保證各方面的信息得到準(zhǔn)確的收集，因此也就談不上有序整理和科學(xué)分類了，甚至還會(huì)導(dǎo)致檔案文件出現(xiàn)缺失現(xiàn)象。因此，針對(duì)衛(wèi)生檔案管理工作這一特點(diǎn)，管理部門則應(yīng)該根據(jù)我國(guó)《檔案法》中的相關(guān)法律法規(guī)，建立科學(xué)合理、切實(shí)可行、符合當(dāng)前工作現(xiàn)狀的衛(wèi)生檔案管理制度。所創(chuàng)建的管理制度應(yīng)該是能涵蓋所有工作內(nèi)容的，例如：檔案借閱和歸檔、檔案管理和利用、檔案登記等，通過制定多方面的制度，有效提升衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理水平，讓衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理工作能夠有理可循，從而推動(dòng)衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的全面發(fā)展。

2 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理中存在的問題

2.1 人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)低

檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作有著很大的影響。根據(jù)有關(guān)部門的調(diào)查得知，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的檔案管理人員大部分都是辦公室的文員擔(dān)任，沒有足夠的檔案管理技巧，并且缺乏一定的檔案管理專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)，因此造成了衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員檔案管理的技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)停留在兼職管理的階段，若是遇到復(fù)雜的檔案管理工作，兼職管理人員難以勝任。

2.2 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員的意識(shí)薄弱

從目前的的檔案管理情況來說，一些衛(wèi)生監(jiān)督部門的主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的收集、歸檔及保管不夠重視，認(rèn)為檔案管理工作無關(guān)緊要，尤其是在衛(wèi)生體制改革的過程中，隨意丟棄、遺失，甚至把檔案堆放在角落里，導(dǎo)致后期檔案材料丟失或者損壞，再加上檔案利用率低，一些檔案資料整理過，由于沒有及時(shí)歸檔，再查找檔案的時(shí)候卻找不到了，嚴(yán)重影響了檔案管理存儲(chǔ)的完整性和時(shí)效性。

2.3 檔案管理制度不完善

部分的衛(wèi)生監(jiān)督部門在對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督檔案進(jìn)行管理，若是沒有完善的檔案管理制度，并且檔案管理制度缺乏一定的嚴(yán)格考核制度和審查標(biāo)準(zhǔn)。一些衛(wèi)生監(jiān)督部門制定了對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督檔案進(jìn)行管理的制度控制措施，這些制度若是沒有落實(shí)到日常的檔案管理工作中，沒有對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督檔案進(jìn)行嚴(yán)格的審查工作，一些檔案管理人員在資料收集上速度過慢，效率低下，部分信息進(jìn)行深層次的編研的時(shí)候容易出現(xiàn)資料不完整的現(xiàn)象，而且衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理制度不健全，嚴(yán)重制約了衛(wèi)生監(jiān)督檔案向規(guī)范化制度發(fā)展。

3 解決衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理問題的策略

衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理是一項(xiàng)涉及多方面因素的工作，其中具有較多的變數(shù)。因此，我國(guó)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，工作方式和內(nèi)容要貼近實(shí)際，管理人員要不斷的學(xué)習(xí)和勇敢的創(chuàng)新。

3.1 加強(qiáng)、完善、修訂檔案管理制度

依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)，在工程監(jiān)督管理工作實(shí)施中，結(jié)合工作實(shí)際，修訂了原有的檔案管理規(guī)章制度，完善各項(xiàng)的管理制度，增強(qiáng)檔案管理制度的可操作性，職責(zé)也會(huì)更加明確。另外加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)以及技能培訓(xùn)工作。

3.2 不斷提高檔案管理人員的綜合水平

衛(wèi)生監(jiān)督檔案事業(yè)的發(fā)展離不開精通業(yè)務(wù)和善于管理的高素質(zhì)人員，因此要提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作，不斷增強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理建設(shè)人員應(yīng)具備較高的思想素質(zhì)、文化修養(yǎng)以及強(qiáng)烈的事業(yè)心和工作責(zé)任感，勇于用創(chuàng)新的精神做好服務(wù)工作。近年來，由于衛(wèi)生監(jiān)督管理干工作的快速發(fā)展和變化，衛(wèi)生監(jiān)督的業(yè)務(wù)知識(shí)不斷的更新，檔案管理人員必須學(xué)習(xí)檔案管理新知識(shí)，新技能，實(shí)施信息化檔案管理模式，同時(shí)加強(qiáng)法律、法規(guī)知識(shí)學(xué)習(xí)，通過對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，掌握衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的理論知識(shí)和業(yè)務(wù)，提高了檔案管理人員的綜合素質(zhì)和水平，積極與先進(jìn)的單位加強(qiáng)聯(lián)系，了解檔案發(fā)展新動(dòng)向，積極為檔案工作服務(wù)。

3.3 加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案規(guī)范化建設(shè)

衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理規(guī)范化管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)性工作，也是檔案管理工作由傳統(tǒng)的手寫錄入到現(xiàn)代化信息管理的階段性提升，檔案管理的規(guī)范化不僅要配備的設(shè)備現(xiàn)代化，還要對(duì)所收集、整理以及裝訂資料的流程規(guī)范化，加強(qiáng)管理技術(shù)以及管理思想的標(biāo)準(zhǔn)化適應(yīng)新形勢(shì)下的發(fā)展要求。加大對(duì)檔案室管理的投入，增加檔案管理辦公用房，配置一些先進(jìn)的計(jì)算機(jī)裝備，并按要求對(duì)檔案室進(jìn)行改造和布置。針對(duì)檔案資料的管理，使計(jì)算機(jī)輔助立卷，將檔案的各個(gè)內(nèi)容信息的存檔以及檢索功能得以實(shí)現(xiàn)，從而人提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。單位主要運(yùn)用多媒體技術(shù)將靜態(tài)的圖像、手稿、文字、照片、錄音等各種不同載體的檔案以數(shù)字的形式存入到計(jì)算機(jī)中，對(duì)信息資料進(jìn)行綜合處理，改變傳統(tǒng)的檔案記錄形式，分類存放不同載體信息，避免檔案信息保管的混亂，促進(jìn)檔案管理存檔的處理效率。

3.4 增強(qiáng)檔案管理的服務(wù)意識(shí)

衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理離不開服務(wù)，改善原有的檔案管理只是存檔保存的管理理念，改變傳統(tǒng)的保管模式，提升檔案管理人員的保管意識(shí)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，打破傳統(tǒng)的檔案管理模式，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，由被動(dòng)的服務(wù)向主動(dòng)式服務(wù)來進(jìn)行轉(zhuǎn)變，提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，并做好分類存檔，為領(lǐng)導(dǎo)決策以及后期的檔案存儲(chǔ)提供依據(jù)，因此積極的開展檔案咨詢和整理和梳理工作，不同的文件載體按照文件的目錄來錄入，充分發(fā)揮單位檔案信息資源功能。

3.5 注重管理，加強(qiáng)檔案管理工作的開發(fā)與利用

積極的做好檔案管理工作的開發(fā)與利用，提高檔案管理的對(duì)外宣傳功能，這樣才能真正顯示出檔案管理工作的實(shí)際意義。加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的開發(fā)與利用，為衛(wèi)生監(jiān)督工作提供最有效、最便利的檔案儲(chǔ)備，并且在后臺(tái)做好檔案細(xì)致管理工作，最大限度的發(fā)揮檔案信息資源的作用，提高衛(wèi)生監(jiān)督管理水平，并且提升檔案管理人員服務(wù)意識(shí)，為衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)有效開展提供幫助。

3.6 實(shí)施信息化、數(shù)字化的檔案管理

信息化、數(shù)字化和智能化是現(xiàn)代化技術(shù)發(fā)展的標(biāo)志，在衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作中融入這些先進(jìn)的技術(shù)將大大改善傳統(tǒng)管理工作中的缺陷。加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理，是推動(dòng)衛(wèi)生機(jī)構(gòu)監(jiān)督工作可持續(xù)發(fā)展的根本要素。衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理主要是將檔案資料以數(shù)據(jù)化的形式保持和顯示出來，從而便于使用者的查詢。由于信息化技術(shù)的融入，衛(wèi)生監(jiān)督檔案大部分的文件都可以進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并以電子文件的形式保存管理，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)或光盤當(dāng)中，這樣不僅加強(qiáng)了衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理力度，還加快了檔案信息收集、分析、整理的速度，同時(shí)還簡(jiǎn)化了檔案查詢的難度。衛(wèi)生監(jiān)督檔案實(shí)行信息化、數(shù)字化的管理，對(duì)檔案管理人員的技術(shù)水平又有了新的要求，不僅要求管理人員能夠熟練操作計(jì)算機(jī)和使用各種軟件，還要求管理人員應(yīng)該根據(jù)管理現(xiàn)狀，探究檔案管理未來發(fā)展的方向。這就要求檔案管理人員要具備一定的創(chuàng)新能力，在日常工作中不斷掌握新的技術(shù)和管理方法，并且還要在工作中實(shí)踐新的技術(shù)，分析新技術(shù)。

4 結(jié)語

在衛(wèi)生監(jiān)督部門若是使衛(wèi)生監(jiān)督檔案充分發(fā)揮其功能和效應(yīng)，應(yīng)當(dāng)大幅度的提升檔案管理人員的監(jiān)督意識(shí)，并制定科學(xué)有效的檔案管理制度，保證衛(wèi)生監(jiān)督隊(duì)伍建設(shè)能夠有序的進(jìn)行，這樣一方面能為疾病預(yù)防做貢獻(xiàn)，另一方面，也為衛(wèi)生研究工作提供有效的信息，使衛(wèi)生監(jiān)督隊(duì)伍能夠穩(wěn)步有序的發(fā)展。

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