基于人力資源管理信息化平臺下人事檔案管理信息化的構建

殷叢珊

摘 要：在現代化信息技術不斷發展過程中，人才成為社會發展關鍵，人力資源管理信息化平臺也因此而生，而人事檔案管理工作作為人力資源管理重要構成，只有對其進行信息化構建才能進一步提升人力資源的利用率，讓人事檔案信息能夠更好地發揮出其價值。為此，本文也基于人力資源管理信息化平臺下人事檔案管理信息化構建進行了研究

關鍵詞：人力資源管理信息化平臺；人事檔案；信息化構建

人事檔案能夠很好地反映出個人成長歷史，也是企業人力資源管理、開發以及使用的重要依據。在網絡信息化不斷發展過程中，人力資源管理工作也發生了顯著變化，現代化科技手段在其中得到了廣泛應用，并且還構建出了人力資源管理信息化平臺，而企業借助于人事檔案管理則能夠進一步提高人力資源管理質量和水平。可是，就目前人事檔案管理信息化構建情況來看存在較多問題，而本文也是基于此進行了以下分析：

1 基于人力資源管理信息化平臺下人事檔案管理信息化構建的必要性

1.1是人力資源管理重要需求

很多企業大多是有小企業所構成的，所以在一個企業內部也就必然會存在較多的管理層、機構層，而且不同部門之間也會存在不一樣的人事檔案管理模式，這也在很大程度上加大了人事檔案管理難度[1]。再加上企業內部管理跨度較大，企業人力資源管理工作也就很難進行有效的協調，從而也就很容易引發企業信息交流較少、管理政策不夠統一等問題。而人事檔案管理信息化建設則能夠在一定程度上起到規范人事管理的效果，這樣就能進一步促進企業人力資源管理工作的有序實施，最大程度提高人事檔案管理效率和質量。

1.2促使人力資源與人事檔案管理更加緊密

人事檔案管理工作的開展，本身主要目的就是為了能夠及時獲取有效的人力資源信息，然后再借助于有效的管理、激勵手段來形成相應的人事檔案材料，以此來形成一份能夠及時更新的人事檔案信息。另外，人事檔案管理過程中，我們還能夠很好的感受到人力資源信息，因為借助于人事檔案信息能夠很好地掌握企業員工實際情況，這樣就能更好地保障人力資源管理工作的有序實施。由此可見，人力資源與人事檔案管理之間的關系是十分緊密的，而人力資源管理信息化平臺建設之后，人事檔案管理工作質量要想得以提升，就必然要進行信息化建設，只有這樣才能促使兩者之間的關系變得更加緊密，最終促進企業健康、可持續發展。

2 基于人力資源管理信息化平臺下人事檔案管理信息化構建目標以及方案

2.1構建目標

要想真正實現人事檔案管理信息化構建，首先一定要對其目標進行明確。企業在人力資源管理信息化平臺上，本身就已經構建出了相應的內部檔案管理系統以及數據庫，希望能夠以此來促使人力檔案和資源管理有效的統一在一起，這樣也就能夠確保信息化平臺具備較為完善的信息資源，而相關部門則能夠及時的進行查閱、參考，從而人力資源管理工作也就會變得越發的規范、信息化。

2.2構建方案

基于人力資源管理信息化平臺下的人事檔案管理信息化構建過程中，企業一定要結合自身現狀進行具體分析，然后再在人力資源管理信息化平臺上恰當的加入企業各個部門業務，及時填寫各個部門人事檔案信息，以此來構建出相應的管理體系[2]。在這一管理體系之中，企業內部員工基本信息、崗位變動等情況都屬于檔案管理主要內容，所以說，人事檔案管理人員在工作過程中，一定要做好搜集以及整理工作，然后將有價值的信息資源進行有效整合，通過數字化形式進行存儲；另外，還可以在信息化系統之中增加檔案使用服務，這樣能夠進一步發揮出人事檔案信息的價值。為了確保人事檔案管理信息化構建效果，筆者也就以下幾點進行了具體分析：（1）檔案信息管理。在進行檔案管理的過程中，收錄到檔案之中的基本信息主要包含了員工基本信息以及相應的內容，人事檔案管理部門在收錄之后一定要結合員工變化情況進行及時更新，定期做好排查工作，這樣就能確保人事檔案信息真實性。（2）信息收集與歸檔。人事檔案管理信息化構建，還需要在系統之中加入不一樣的子菜單，像是材料鑒別、送交、歸檔、鑒別以及還原等等。（3）檔案傳遞。人事檔案信息管理過程中，如果出現人事調動亦或者是職位變化等情況，人事檔案管理機構也會因此而發生變化的，這個時候就需要確保檔案傳遞業務的合理性。所以說，對于這一點，在設計過程中最好是設計出豐富的功能，結合員工實際崗位變換情況來進行傳遞，以此來確保人事檔案管理信息化構建效果。（4）查借閱。人事檔案管理工作的實施，本身就是為了能夠更好地發揮出人事檔案信息的價值，而查借閱則是發揮其價值的主要方式。為此，在信息化構建過程中也可以對其進行數字化處理，像是可以支持在線遠程業務等。

3 基于人力資源管理信息化平臺下人事檔案管理信息化構建建議

3.1提高人事檔案管理信息化構建重視

在人力資源管理信息化平臺下，要想真正做好人事檔案管理信息化構建工作，企業領導人員首先一定要提高重視程度，將人事檔案管理信息化建設工作納入到日常議程之中。具體而言，首先一定要加大資金投入，以此來確保信息化構建具備充足經費，這樣就能有效的完善信息化基礎設備；其次，對人事檔案管理人員委以重任，讓其能夠做好信息化建設以及協調工作，借助于有效的激勵手段來提高信息化構建質量和效率，從而也就能夠真正實現人事檔案管理信息化。

3.2做好人事檔案管理信息化基礎建設

在人力資源管理信息化平臺下，要想真正做好人事檔案管理信息化構建工作，必然要做好基礎建設以及資源配置，這樣才能真正為人事檔案管理信息化構建提出有效的數據信息支持。具體而言，首先，一定要對人事檔案管理信息化設備以及器械進行完善，將企業內部部門員工人事檔案信息進行合理的分類、編目，借助于計算機網絡技術來進行數據信息處理，以此來構建出新型的電子化信息檔案，確保人事檔案信息資源的完整性。其次，為人事檔案管理部門配置信息化技術人才，對人事檔案管理人員加強培訓與教育，以此來進一步促進信息化建設質量和效率[3]。

3.3加強對人事檔案信息的開發與利用

在人力資源管理信息化平臺下，要想真正做好人事檔案管理信息化構建工作，除了上述兩點之外，還需要以服務企業人力資源管理為目標，進一步加強對人事檔案信息資源的開發與利用。人事檔案管理工作的實施本身就是為了能夠更好地實現企業人力資源合理配置、發揮出人事檔案信息資源的價值，所以說，企業人事檔案管理信息化構建過程中，一定要很好地服務于人力資源管理信息化平臺，以此來構建出相應的人事檔案管理信息化系統，以此來促進人事檔案管理信息化建設這一目的的實現。除此之外，企業在進行人事檔案管理的過程中，還需要在信息化構建過程中積極推行構建考評制度，以此來對人事檔案管理信息化構建工作質量進行評價，從而也就能夠形成一個較為優質的企業人力資源管理信息化平臺，讓人事檔案信息能夠更好地服務于企業與社會。

4 結語

綜上所述，基于人力資源管理信息化平臺下的人事檔案管理信息化構建是時代發展的必然需求，也是檔案管理與人力資源緊密結合的重要舉措，做好信息化建設工作能夠進一步保障企業能夠緊密的配合在一起，讓整個人力檔案管理工作變得更加規范且有效，從而也就能夠有效的提高人事檔案管理水平。

參考文獻

[1]陳媛華. 高校人事檔案管理信息化建設的價值、困境及其對策[J]. 人力資源管理， 2015（5）：269-270.

[2]張麗娜， 夏慶利. 高校人力資源管理的現實困境與對策——基于大數據思維下高校人事檔案信息化建設的探討[J]. 學術論壇， 2016， 39（4）：157-161.

[3]龍安梅， 黃建強. 淺析基于人力資源管理的高校人事檔案信息化建設[J]. 檔案時空， 2016（8）：11-13.