淺談企業檔案數字化建設中的若干問題

王曉雷

摘 要：在檔案數字化建設的過程中，檔案工作者往往會被一些問題所困擾。本文將結合筆者的工作經驗，對幾點常見的問題進行論述。

關鍵詞：企業檔案；數字化；問題

隨著計算機技術的發展，各行各業掀起了一股數字化、自動化的潮流。而對企業來說，檔案的數字化建設則是辦公自動化的重要組成部分。尤其是在國家出臺了相關的數字檔案館建設指南及建設標準后，越來越多的企業檔案館進行了數字化建設。但是在數字化的過程中，往往會遇到一些阻礙數字化建設，并影響之后檔案管理及檔案利用的問題。下面，筆者將結合實際的工作經驗，列出幾點較為常見的問題，并提出一些問題的解決方法。

1 檔案系統難以使用

在檔案數字化建設之初，選擇一款適合的檔案管理系統可以說是一項尤為重要的工作。但是，部分企業檔案館的檔案系統，卻無法適用于日常的檔案工作。例如，一些系統是作為企業辦公自動化系統的一部分，忽略檔案工作的實際情況而被分配給檔案館的；還有一些，則是由于企業的領導者或檔案人員僅為了“數字化”而“數字化”，一味的追求所謂的“高大上”，而選擇了與日常檔案工作不相匹配的檔案系統。其結果，或是檔案系統被棄之不用，或是在原本管理方式不變的情況下，額外的增加了一份數字系統的數據錄入及維護工作。不但無法為檔案工作提供助力，反倒會成為檔案工作者和企業的負擔。

為了應對這一問題，檔案工作者應盡量選擇可以進行定制開發的檔案系統。在系統開發時，可由檔案館數字化負責人，與系統開發方的系統分析師、信息管理專家等共同進行系統規劃。結合平日工作的規范與習慣，分析需求，梳理出業務流程與數據流程，并做好規范化的數據字典等。此外，也要充分考慮系統的兼容性、可擴展性、以及系統完成開發后的后續維護服務等。

2 檔案數字化不分輕重先后

由于檔案數字化轉換比例影響著數字化檔案館的達標與否，因此，有不少企業的檔案館在數字化工作中僅僅追求數字化轉換的數量。以企業大量的人力、物力為代價，并耗費過多的時間，將其保存的檔案全部進行了數字化轉換。

但從根本上說，企業檔案館終究是為企業的研發、生產、經營、管理等工作提供支持服務的部門。在檔案數字化轉換的過程中，應以企業的需求為導向，對利用頻繁、價值較高的檔案優先進行數字化。以較小的人力物力的消耗，更快更好的為企業的其他部門提供數字化檔案的利用服務。而對于那些較少使用的，或價值較低的檔案，則可采用“邊用變轉換”的原則。即有需要時再進行數字化轉換。不僅不會對檔案的正常使用造成過多影響，也可減輕企業及檔案工作人員的負擔。

3 輕視檔案系統的利用與開發功能

在一些檔案利用頻率較低的企業中，其檔案館往往只習慣于做好檔案的收集、整理和保存工作。縱使在檔案數字化后，這種習慣仍會保留下來。而對于那些檔案利用率較高的企業來說，其對檔案系統的檢索和借閱功能則可能會更加重視一些。以便在有需要時，能更快的檢索出相應的檔案，并及時為借閱人辦理檔案的借閱手續。

然而，檔案的利用與開發是檔案工作的重要一環。數字檔案系統所具備的功能，也不應僅限于檔案的接收、整理、保存、檢索和借閱。電子檔案的瀏覽、借閱權限的在線審批、檔案信息的深層次加工和信息推送等，都應是數字檔案系統所具備，且能夠被檔案工作人員善加利用功能。

以實際工作為例：通過檔案系統為企業內的不同人員設置各自的瀏覽權限，使其能自行通過檔案系統客戶端或與檔案系統相關聯的網頁瀏覽到需要的檔案資源；為不同的檔案添加知識標簽，以便檔案利用人能以不同的方式、角度去快速、便捷的找到所需的檔案資源，同時也便于檔案人員在分析使用者的瀏覽習慣后，更加精準的為檔案利用人推送檔案信息資源，化被動為主動；通過檔案系統，將原本不同類別的檔案關聯、整合，使其可以在諸如項目投標，網頁宣傳等需要大量、多種類型檔案的地方發揮作用。

只有運用好數字化檔案系統的檔案利用與開發功能，才能真正的做到企業檔案工作的提質增效和創新發展。增加檔案部門的活力與競爭力，協助企業增產增效，提高檔案部門在企業內的價值。

4 忽視了數字檔案的保密工作

檔案保密工作不僅關系企業的效益與生存，甚至會影響到國家的利益。

許多企業檔案館雖能很好的實行實體檔案的保密工作，卻有可能忽視數字檔案的保密工作。如將涉密的數字檔案置于連接外網的檔案系統中，或用移動存儲設備隨意的拷貝電子文件等。在面對數字化檔案時，許多不經意間的舉動，都有可能造成涉密檔案的外泄。

關于數字檔案的保密工作，筆者認為應該做到以下幾點：第一，無論涉密與否，企業檔案系統都應與互聯網物理隔離，運行于企業的局域網內。第二，對于保密要求較高的數字檔案，應置于專門的涉密計算機中，并與所有網絡物理隔離。第三，所有的系統中都應安裝病毒防護軟件，使計算機因意外接入互聯網或插入染毒移動存儲器時，免于受到病毒感染或木馬程序的攻擊。第四，不使用無線鼠標、鍵盤等無線外設，以及擁有數據存儲功能的打印機或掃描儀等，以免在使用這些設備時造成涉密檔案的泄露。最后，不隨意使用移動存儲設備拷貝數據，尤其不可將移動存儲設備在外網機與內網機之間混用，以免染毒存儲設備盜取涉密數據。

當然，關于數字檔案的保密工作，不僅要做到以上幾點。加深對數字檔案保密工作的重視程度，制定完善的保密制度并嚴格執行，才是做好保密工作的根本。

5 因檔案數字化而盲目銷毀實體檔案

對于部分檔案館規模較小的企業來說，對檔案進行數字化的主要原因，便是為了節省檔案的存放空間。

在對檔案進行數字化轉換后，一些小規模的檔案館不僅會對一些已經超過保管期限和在檔案收集范圍外的文件進行銷毀，還可能私自將一些仍在保管期限內的檔案進行銷毀。而這么做，除會違反檔案的相關法規外，更可能對企業的實際工作與運營造成困擾。

從法律方面的需求來講，企業所需要的是檔案的法律憑證性與法律效力。雖然數字檔案具有一定的法律憑證性，但由于其本身具有的易修改性等特點，可能會使數字檔案的憑證性降低，且其法律憑證性也并不能保證其一定具有法律效力。在真正使用數字檔案時，可能需要通過司法鑒定中心、公證處等部門予以鑒定、公證。此外，在不同法院中，對于數字檔案的法律效力的認可度也有所不同。

從企業經營活動的需求來講，實體檔案也有著數字檔案所無法替代的作用。如在進行企業的榮譽展覽、宣傳時，實體檔案展品往往比數字化的文字、影音等更加具有吸引力和說服力。而在企業進行投標時，招標方也常會要求查看合同、獎狀原件等實體檔案，以此來確認投標企業的實力與資格。

檔案的數字化并不是盲目拋棄實體檔案的理由。在實體檔案存放空間確實不足時，除結合實際需求依法依規實行檔案銷毀工作外，也可考慮檔案托管單位的檔案托管服務。

6 結語

本文所列舉出，僅為筆者所了解的一些較為常見的問題。隨著檔案數字化建設的發展，更多的問題也將隨之而來。而結合實際的工作情況，找出這些問題的解決之道，則是需要檔案工作者不斷的思考與探索。

參考文獻

[1]王芳.數字檔案館學[M].北京：中國人民大學出版社.2010

[2]國家檔案局辦公室. 企業數字檔案館（室）建設指南[Z].2017-9-1